Outlookの投票ボタンが表示されない場合は、従来版の投票ボタンと、Formsを使う本文内の投票を区別します。新しいOutlookでは従来版の投票ボタンは使えませんが、職場・学校アカウントでFormsの投票を作成する方法があります。
受信側の画面と回答方法は、投票の種類・アカウント・利用しているOutlookで異なります。本文に「投票する」というリンクを置いた場合も、リンクを開くだけで回答が記録されるわけではありません。まず送信者がどの方法で作ったかを確認してください。
投票ボタン・本文の投票・Formsリンクの違い
| 方法 | 作成する場所・条件 | 受信側の回答 |
|---|---|---|
| 従来版の投票ボタン | 従来版Outlookの「投票ボタンの使用」。Exchangeアカウントが必要 | 受信メールの情報バーや「応答→投票」から選び、回答を送信 |
| Formsの投票 | 職場・学校アカウント。新しいOutlookでも「メッセージ」または「挿入→Polls」から作成 | 本文の投票カード、またはブラウザーで開くリンクから回答 |
| Formsの回答リンク | Formsの「回答を収集」から取得したURLをメールへ挿入 | ブラウザーでフォームを開き、回答を入力して送信 |
Microsoftの機能比較では、従来版のVoting buttonsは新しいOutlookで非対応です。一方、Formsの投票は新しいOutlookを含む別の手順として案内されています。この2つを同じ機能として判断しないでください。
従来版Outlookで投票ボタンを設定する
- 新しいメールを作り、「オプション」の追跡グループで「投票ボタンの使用」を開く。
- 承認・却下、はい・いいえ、はい・いいえ・たぶん等から選ぶ。独自の選択肢は「ユーザー設定」でセミコロン区切りにする。
- 宛先と本文を確認し、同じ組織のExchange環境など、回答できる受信者へ送る。
- 実際の受信者と同じ環境で試し、投票の案内と回答が届くことを確認する。
この機能はExchangeアカウントが必要で、個人用Outlook.com・Hotmail・Liveで同じ回答方法を使えるわけではありません。暗号化されたメールやIRMのアクセス許可を適用したメールでは、投票ボタンが表示されない場合があります。保護を外す前に組織の送信方針を確認し、必要な保護を維持できる回答方法を管理者と選んでください。
受信側ではどこから投票する？
対応する従来版Outlookでは、閲覧ウィンドウのメール上部にある投票の情報バーを確認します。メールを開いた場合は「応答」グループの「投票」から回答を選ぶ方法もあります。表示される確認画面で、回答だけを送るか、コメントを付けてから送るかを選びます。本文にボタンがないことだけで、投票設定がないとは判断しません。
送信者は送信済みアイテムから元のメールを開き、「追跡」を確認できます。この表示は最初の投票が届くまで現れません。返信メールが届いたことと、追跡で回答を集計できていることは別に確認してください。
新しいOutlookで本文に投票を作る方法
Formsの投票を作成できるのは職場・学校アカウントです。個人用Outlook.comやGmail・Yahoo・iCloud等のアカウントで同じ作成機能を使えるとは限りません。また、Microsoft 365管理センターでFormsの外部共有に関する「フォームへのリンクを送信して回答を収集」する設定が許可されている必要があります。表示されなければアカウントと組織設定を確認します。
- 新しいOutlookで新規メールを作り、「メッセージ」または「挿入」タブからPollsを選ぶ。
- 質問と選択肢を入力し、複数回答を許可する場合はその設定を選ぶ。
- 本文へ挿入した内容と宛先を確認して送信する。
- 届いたメールの投票カード、またはブラウザーで開くリンクで回答を試す。
従来版では「挿入→Poll」や「オプション→投票ボタンの使用→Poll」等の経路もあります。質問・選択肢が長い場合や、組織外の相手へ送る場合等は、本文の投票カードではなくリンクが表示されることがあります。リンク表示だけで故障と決めず、フォームを開けるか確認します。結果はカードの更新やFormsでの表示から確認できます。
Formsの回答リンクを本文に置く場合
Formsで質問を作り、画面右上の「回答を収集」から対象者を決めてリンクをコピーします。本文には投票の目的、締切、回答リンクを明記すると、何に回答するのか確認しやすくなります。リンクが転送される可能性もあるため、対象者の設定を先に決めてください。
| 回答者の設定 | 確認する点 |
|---|---|
| すべてのユーザーが回答可能 | リンクを知る人へ転送され得る。匿名回答を本人確認済みの回答と扱わない |
| 組織内のユーザーのみ | 対応する職場・学校アカウントでの利用条件を確認する |
| 組織内の特定ユーザー | 対象者を指定し、意図したアカウントで開けるか試す |
組織内に限定したフォームでは、記名や1人1回の回答設定を選べます。個人用アカウントには組織内・組織内の特定ユーザーの選択肢がありません。「回答を受け付ける」設定や期間も確認し、選択後に送信まで完了するよう案内します。
HTMLでリンクをボタン風にする参考例
次はメール用HTMLを編集できる環境で使う表示の参考です。URL末尾の「～」はプレースホルダーで、そのままでは有効な回答先になりません。Formsの「回答を収集」でコピーした実際のURLへ置き換えてください。この表示を作っても、従来版の投票機能や本文の投票カードへ変わるわけではありません。
<table role="presentation" border="0" cellpadding="0" cellspacing="0" style="margin: 20px 0;">
<tr>
<td align="center" bgcolor="#0078D4" style="border-radius: 4px;">
<!-- ボタン文字色やサイズを調整 -->
<a href="https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?～"
target="_blank"
style="font-size: 16px; font-family: Arial, sans-serif;
color: #ffffff; text-decoration: none; padding: 10px 20px;
display: inline-block; border-radius: 4px;">
投票する
</a>
</td>
</tr>
</table>HTMLソースを貼る操作と本文へリンクを挿入する操作は異なります。使っているエディターでHTMLを編集できない場合は、「投票に回答する」という文字に通常のハイパーリンクを設定します。送信前に実際の受信画面で表示・リンク先・回答権限を確認し、装飾だけで回答率が上がるとは決めません。
表示されない・回答できないときの確認項目
- 投票の種類：従来版の投票ボタン、Formsの本文投票、通常の回答リンクのどれか。
- アプリとアカウント：新しいOutlookか従来版か、職場・学校か個人用か。
- メールの保護：暗号化・IRMの条件と組織の送信方針。
- フォームの権限：正しいアカウントで開いているか、回答対象者に含まれるか。
- 受付状態：回答の締切や「回答を受け付ける」設定、リンクのコピー間違い。
- 回答結果：選択しただけで終わらず、回答を送信して結果に反映されたか。
原因が不明なら、送信者へ投票の種類・受信側アプリ・表示されたメッセージを伝え、使える回答リンクや対応する方法を確認します。投票だけの問題で、Outlook全体の再インストールやプロファイル削除から始める必要はありません。
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