Microsoft Teamsで1月から12月のフォルダーをスマートに並べる方法

Microsoft Teamsで仕事をしていると、チームごとに月単位の資料を管理したくなることがあります。1月から12月までのフォルダーを作成して整然と並べたいのに、思わぬ並び順になってしまって戸惑った経験はありませんか。そこで今回は、Teamsのフォルダー表示を賢くカスタマイズし、見やすく整理する方法を詳しく解説します。

「1月」フォルダーが一番上に来ない理由とは？

Microsoft Teamsの「ファイル」タブでは、ドキュメント管理機能としてSharePointを活用しています。デフォルトの並び替え設定は、基本的に文字列の昇順または降順です。つまり「1月」「2月」「3月」のように見た目には連続した順番であっても、文字列としての並び方になるため「1月」が末尾に追いやられる場合があります。

たとえば、標準の「名前」順にソートしたときに、数字が多いと「10月」や「11月」が「2月」よりも前に来るような現象が起こりやすいのです。これは、あくまで文字列(文字ごとの比較)として並べられているからで、ユーザーが望むカレンダーどおりの順番とは異なってしまいます。

シンプルな解決策：フォルダー名に番号を付けて並べる

最も簡単かつ効果的なのが、フォルダー名の先頭に「01」「02」「03」のように連番を付与する方法です。このやり方なら、名前順にソートしても意図した順序どおりに並びます。

フォルダー名の付け方の具体例

たとえば、以下のように命名するのが一般的です。

• 「01_1月」
• 「02_2月」
• 「03_3月」
• …
• 「12_12月」

数字部分を二桁にしておくと、「10月」「11月」「12月」などが並んだときにも途中で順番が崩れにくくなります。アンダースコアやハイフンなど、任意の区切り文字を使っても問題ありません。

表で見るフォルダー名のパターン

見やすい命名例を表にまとめてみます。各社の運用ルールに応じて記号や区切り文字を変更してもよいでしょう。

月	推奨命名例	コメント
1月	01-1月	最初なので「01」を忘れずにつける
2月	02-2月	「02」のようにゼロパディング
3月	03-3月	見た目の一貫性を大事に
…（省略）	…（省略）	…
12月	12-12月	最後まで数字は二桁に

このようにルールを明確化することで、どの担当者がフォルダーを作成しても統一感を保ちやすくなります。

フォルダーを一括で作成するテクニック

もし大量のフォルダーをまとめて作りたい場合は、SharePointやローカルPC上で以下のようなスクリプトを利用し、一括作成してからまとめてアップロードする手もあります。PowerShell例を示します。

# PowerShellの簡易スクリプト例
# "Documents"というフォルダー内に "01_1月"～"12_12月" まで一括作成
$months = 1..12
foreach($m in $months){
    $folderName = "{0:D2}_{1}月" -f $m, $m
    New-Item -ItemType Directory -Name $folderName -Path "C:\Temp\Documents"
}

このようにローカル上にフォルダーをまとめて生成しておき、一度にTeamsやSharePoint上にアップロードすれば、手動でひとつずつ作成する手間を省けます。

SharePoint上でカスタムソートを利用する方法

Teamsの「ファイル」タブはSharePointドキュメントライブラリと連動しており、SharePoint側を開いて高度な並び替え設定をすることもできます。たとえば、ドキュメントライブラリに「月」などのカスタム列を追加して、「月番号」「表示名」という2つのプロパティを持たせることで細かい並び替えが可能です。

カスタム列「月番号」を使った例

• 「月番号」列：1～12の整数を割り振る（ソートのために使用）
• 「表示名」列：実際に見せたい名称（例：1月、2月、3月）

この2列を作成したあと、SharePointのビュー設定で「月番号」列を基準に昇順ソートすれば、フォルダー名やファイル名が複雑でも常に1月～12月の順番で並びます。さらに、表示名列をTeams上でも見えるようにすれば、ユーザーにとってもわかりやすい整理が実現できるでしょう。

ビューの設定手順

1. Teams上の「ファイル」タブから「SharePointで開く」をクリックする
2. SharePointのドキュメントライブラリ画面が開いたら「ビューの編集」を選択
3. 「ソート」設定で「月番号」列を選択し、昇順を指定
4. 必要に応じて「表示名」列を選んで列の順序や表示可否を調整
5. 「保存」してTeamsに戻ると、設定したビューが反映される

なお、Teamsの標準画面は細かいビュー編集機能を前面には出していませんが、SharePoint側で設定したビューはTeamsにも同期されるため、ひと手間加えるだけで自由度の高い並び順が実現できます。

並び順を固定化する「ピン留め」機能も活用しよう

Microsoft Teamsのファイルリストには「ピン留め」という機能があります。よく使うフォルダーや最重要のファイルを最上部にピン留めして、いつでもアクセスしやすくすることが可能です。

ピン留めのやり方

1. Teamsのファイル一覧でピン留めしたいアイテムの「その他のオプション」（…）をクリック
2. 「上部にピン留め」を選択
3. 選択したアイテムがファイルリストの最上部に表示される

これを活用すると、たとえ標準の並びが多少崩れていても、最も重要な「01_1月」フォルダーなどを常に最上部に固定できます。ただし、ピン留めには上限数があるため、月ごとのサブフォルダーすべてをピン留めするのは現実的ではありません。あくまでも頻繁にアクセスするフォルダーや、作業中の資料などをピン留めするとよいでしょう。

SharePointへの誘導で実現するカスタマイズの幅

日々の運用でTeamsのファイルタブしか触らないユーザーも多いですが、SharePointを併用すると以下のような利点があります。

• メタデータ管理：多角的な分類でファイルを管理できる
• バージョン管理：ファイルの更新履歴を詳細に追跡可能
• アラート設定：特定のフォルダーに変更があったら通知を受け取れる
• 承認ワークフロー：組織の承認プロセスを自動化できる

こういったカスタム機能をフル活用すれば、単なる「フォルダー名の並び替え」にとどまらず、組織全体のドキュメント管理が格段にスムーズになります。

フォルダー構成を考えるときのポイント

月別フォルダー以外に、さらに週別や部署ごと、プロジェクトごとなど別の階層を設けるケースも多いでしょう。そうしたときに意識したいポイントをまとめます。

1. 階層構造はなるべく浅くする

あまりにも深い階層を作りすぎると、ユーザーがどこに何があるか把握しにくくなります。ファイルの直リンクを共有するときも、階層が長くなるほどURLが複雑になりがちです。月ごとにフォルダーを作るだけでなく、必要最小限の深さをキープするように意識しましょう。

2. フォルダー名やファイル名はわかりやすく一貫性をもたせる

「01_1月」「02_2月」などの基本ルールを守りつつ、社内やチームで命名規則を統一すると混乱が減ります。たとえば「会議議事録」なら「2023-01_定例会議議事録.pdf」のように年月を先頭に持ってくるなど、検索性も兼ねた命名を工夫しましょう。

3. メタデータ活用でフォルダーに頼りすぎない

SharePointのメタデータ（タグやカスタム列）を使えば、多角的な切り口でファイルを分類できます。フォルダー構造に加えて「案件番号」「部署」「作成者」などのタグを振り分けると、あとで横断的に絞り込みや検索がしやすくなる利点があります。

運用時のトラブルシューティング

いざ運用を始めると、意図しない並びになったり、フォルダー名がバラバラになってしまうこともあるかもしれません。そのようなトラブルを防ぐための対策を見てみましょう。

ユーザー権限の確認

特定のフォルダーが表示されない、または並びが崩れる原因として、ユーザー権限が関係することがあります。チームメンバー、ゲストユーザーなどで許可レベルが異なる場合、フォルダー自体が見えないケースもあります。SharePointの権限設定を再度確認して、必要なメンバーだけが編集・閲覧できるようにしましょう。

モバイルアプリからの操作

Teamsのモバイルアプリでも同じフォルダー構成を参照できますが、アプリ版は表示が簡略化されることがあります。特にカスタムビューを設定していても、モバイルでは反映が限定的な場合があるので注意が必要です。重要な操作やカスタマイズはデスクトップ版またはブラウザ版のSharePointで行うのが確実です。

チーム内での合意とガイドライン

よくあるのは、誰かがうっかり「1月」フォルダーではなく「1_月」など別表記で作ってしまい、複数の同じようなフォルダーが並ぶ事態です。こうなると探しづらいだけでなく、格納するファイルも分散してしまい、余計に混乱を招きます。事前にガイドラインや命名規則をチーム全体で合意し、周知しておくのが最も大切です。

上級編：Power Automateで自動化を目指す

毎年、年度が変わるごとにフォルダーを新設するなど、繰り返しの作業を自動化したい場合はPower Automate（旧Microsoft Flow）のワークフローを使う方法もあります。たとえば、Power Automateで以下のようなフローを作ると便利です。

1. 年度切り替えを検知する（手動またはスケジュールトリガー）
2. SharePoint上で「01_1月」～「12_12月」のフォルダーを作成する
3. 必要な権限設定やメタデータを自動で割り当てる

これにより、操作ミスを減らし、決まったタイミングで確実にフォルダー構成が準備できるようになります。組織規模が大きくなるほど、こうした自動化は作業効率化に大きく寄与します。

まとめ：TeamsとSharePointを組み合わせてスマート管理

Microsoft Teamsだけを使っていると、フォルダーの並び替えに関しては「名前順」や「更新日順」などの単純なソートしかできないように見えます。しかし、フォルダー名を工夫して数字を入れたり、SharePointを開いてカスタム列やビューを設定したりといった手法を組み合わせれば、1月から12月までを理想的な順番で見せることは十分に可能です。

また、ピン留め機能を活用したり、Power Automateで自動化を図ったりすることで、さらに洗練された運用が実現できます。ポイントは「社内ルールの策定」と「SharePointの活用」。この2つを押さえれば、Teamsでのファイル管理がぐっとスムーズになるでしょう。

もし「Teamsを使い始めたばかりでなかなか慣れない」という方がいらっしゃったら、一度SharePoint側の画面を開いて設定可能な項目を確認してみることをおすすめします。慣れるまで少し時間はかかりますが、習得すれば社内での情報共有や共同作業がより快適になるはずです。

最後にもう一度ポイントをおさらいすると、

• フォルダー名に「01」「02」のように連番を付ける
• SharePointのビュー設定やカスタム列を活用して独自のソートを実現する
• ピン留め機能やPower Automateなどの活用で運用を洗練させる

これらを実践すれば、1月から12月まで一目で分かる理想的なフォルダー並びが実現できるはずです。ぜひ試してみて、チームのファイル管理をスムーズにしてください。