Excel VBAで「承認待ち」と「完了」のステータスを自動整理する方法

この記事では、Excel VBAを使用して書類の「承認待ち」と「完了」の2つのステータスを自動的に整理する##処理に関する手法を詳しく解説します。具体的なコード、その詳細な解説、さらに実際の応用例を通じて、この処理の有効性とその実装方法を深堀りしていきます。

VBAコードの概要

Excelのシート上に、書類のステータスとして「承認待ち」と「完了」が混在している場合、これを整理し、ステータスごとに区切るためのVBAコードを提供します。

Sub StatusOrganize()

    Dim LastRow As Long
    Dim i As Long
    Dim ApproveWaiting As Long
    Dim Completed As Long
    
    'データが存在する最後の行を取得
    LastRow = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Rows.Count, "A").End(xlUp).Row

    ApproveWaiting = 2 '承認待ちの最初の行
    Completed = LastRow + 2 '完了の最初の行

    'データの整理開始
    For i = 2 To LastRow
        If ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 2).Value = "承認待ち" Then
            ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Rows(i).Cut ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Rows(ApproveWaiting)
            ApproveWaiting = ApproveWaiting + 1
        ElseIf ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 2).Value = "完了" Then
            ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Rows(i).Cut ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Rows(Completed)
            Completed = Completed + 1
        End If
    Next i

End Sub

コードの詳細解説

このコードは、ExcelのSheet1にあるデータを参照し、「承認待ち」と「完了」のステータスに基づいて行を整理するものです。

– `LastRow`：シート内のデータが存在する最後の行を取得します。
– `ApproveWaiting`と`Completed`：「承認待ち」と「完了」のデータを整理した後の開始行を指定します。
– ループ処理(`For i = 2 To LastRow`)：各行のステータスを確認し、「承認待ち」または「完了」と一致する場合、指定された行にデータを移動します。

応用例1: セルの色でステータスを強調

ステータス「承認待ち」のセルの背景色を黄色、「完了」のセルの背景色を緑色に変更する方法です。

If ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 2).Value = "承認待ち" Then
    ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 2).Interior.Color = vbYellow
ElseIf ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 2).Value = "完了" Then
    ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 2).Interior.Color = vbGreen
End If

応用例2: ステータス更新時の自動整理

ワークシートの変更イベントを使用して、ステータスが更新されるたびに自動的にデータを整理する方法です。

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    If Target.Column = 2 Then
        StatusOrganize
    End If
End Sub

応用例3: データのフィルタリング

特定のステータスのデータのみを一時的に表示したい場合のフィルタリングの方法です。

Sub FilterStatus(Status As String)
    ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Rows(1).AutoFilter Field:=2, Criteria1:=Status
End Sub

まとめ

Excel VBAを使用して、書類のステータスを自動的に整理する方法を学びました。この技術を活用することで、日常の業務効率を大幅に向上させることができます。さらに、提供された応用例を取り入れることで、より柔軟なデータ管理が実現できるでしょう。