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Excel VBAでアタッチメント付きのメールを自動整理する方法

この記事では、Excel VBAを使用して、アタッチメントを含むメールを「アタッチメント」という名前のフォルダに自動で移動する方法について詳しく説明します。初心者でも理解しやすいように具体的なコード例とその詳しい解説、さらに応用例を3つ提供しています。

目次

Excel VBAの基本

Excel VBA(Visual Basic for Applications)は、Microsoft Excelに組み込まれたプログラミング言語です。これを用いると、単純作業の自動化だけでなく、高度なデータ分析やレポート作成も可能になります。

そもそも、どこにVBAコードを書いて、どう実行すれば良いのか分からない場合は、以下の記事をご参照ください。

基本のコード

VBAを使用してアタッチメントを含むメールを特定のフォルダに移動する方法をご紹介します。


Sub MoveMailWithAttachments()
    Dim olApp As Object
    Dim olNamespace As Object
    Dim olInbox As Object
    Dim olFolder As Object
    Dim olMail As Object
    Dim i As Integer

    Set olApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set olNamespace = olApp.GetNamespace("MAPI")
    Set olInbox = olNamespace.GetDefaultFolder(6) '6 = Inbox
    Set olFolder = olInbox.Folders("アタッチメント")

    For i = olInbox.Items.Count To 1 Step -1
        Set olMail = olInbox.Items(i)
        If olMail.Attachments.Count > 0 Then
            olMail.Move olFolder
        End If
    Next i

    Set olMail = Nothing
    Set olFolder = Nothing
    Set olInbox = Nothing
    Set olNamespace = Nothing
    Set olApp = Nothing
End Sub

コードの詳細解説

1. Outlookのアプリケーションオブジェクトを初期化します。
2. MAPI名前空間を取得します。これはOutlookのメールデータを扱うためのものです。
3. デフォルトの受信トレイを取得します。
4. “アタッチメント”という名前のフォルダを受信トレイ内から検索します。
5. 受信トレイ内のメールを一つずつチェックし、アタッチメントがあるものを「アタッチメント」フォルダへ移動します。
6. 使用したオブジェクトを解放します。

応用例1: 特定の拡張子を持つアタッチメントのみを移動


Sub MoveMailWithSpecificAttachment()
    Dim olApp As Object
    Dim olNamespace As Object
    Dim olInbox As Object
    Dim olFolder As Object
    Dim olMail As Object
    Dim olAttachment As Object
    Dim i As Integer, j As Integer
    Dim blnMove As Boolean

    Set olApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set olNamespace = olApp.GetNamespace("MAPI")
    Set olInbox = olNamespace.GetDefaultFolder(6)
    Set olFolder = olInbox.Folders("アタッチメント")

    For i = olInbox.Items.Count To 1 Step -1
        Set olMail = olInbox.Items(i)
        blnMove = False
        For j = 1 To olMail.Attachments.Count
            Set olAttachment = olMail.Attachments(j)
            If Right(olAttachment.FileName, 4) = ".pdf" Then
                blnMove = True
                Exit For
            End If
        Next j
        If blnMove Then olMail.Move olFolder
    Next i
End Sub

この応用例では、アタッチメントが.pdfファイルである場合のみメールを移動します。

応用例2: アタッチメントのサイズによる移動


Sub MoveMailByAttachmentSize()
    '省略(上記のコードを参考にサイズによる条件を追加するイメージ)
End Sub

この例では、アタッチメントのサイズが特定の値を超える場合にメールを移動します。

応用例3: 送信者ごとのフォルダに分類


Sub MoveMailBySender()
    '省略(上記のコードを参考に、送信者の情報をもとに特定のフォルダに移動するイメージ)
End Sub

この例では、送信者ごとに異なるフォルダにメールを分類します。

まとめ

VBAを使用してOutlookのメールを自動で整理することは、日常の業務効率化に非常に役立ちます。上述の方法を参考に、独自の条件やルールに基づいてメールを整理するスクリプトを作成してみてください。

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