Excel VBAを使用したメールの自動分類方法

この記事では、Excel VBAを利用して、クレジットカードや支払い関連のメールを「金融」フォルダへ自動的に移動する方法について詳しく解説します。初心者から中級者向けに、具体的なコード例、その詳細な解説、さらには応用例までを網羅しています。

VBAを使用してメールの自動分類を行う方法

メールの量が増えると、手動での分類作業が非常に手間になります。VBAを使用すれば、特定のキーワードを含むメールを自動的に特定のフォルダに移動させることが可能です。

基本のコード

こちらが、クレジットカードや支払い関連のメールを「金融」フォルダへ移動する基本のVBAコードです。

Sub MoveMailToFinanceFolder()

    Dim olApp As Object
    Dim olNamespace As Object
    Dim olFolder As Object
    Dim olItem As Object
    Dim i As Integer
    
    Set olApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set olNamespace = olApp.GetNamespace("MAPI")
    Set olFolder = olNamespace.GetDefaultFolder(6) ' 6 corresponds to Inbox
    
    For i = olFolder.Items.Count To 1 Step -1
        Set olItem = olFolder.Items(i)
        
        If InStr(1, olItem.Subject, "クレジットカード") > 0 Or _
           InStr(1, olItem.Subject, "支払い") > 0 Then
           
            olItem.Move olNamespace.GetDefaultFolder(6).Folders("金融")
            
        End If
    Next i
    
End Sub

コードの解説

1. まず、Outlook Applicationとその関連のオブジェクトを定義しています。
2. `olNamespace.GetDefaultFolder(6)` により、受信トレイを指定しています。6は受信トレイを表すコードです。
3. `For`ループを利用して、受信トレイの全てのメールをチェックします。
4. `InStr`関数を使用して、メールの件名に「クレジットカード」や「支払い」というキーワードが含まれているかをチェックします。
5. キーワードが含まれていれば、そのメールを「金融」というフォルダへ移動させます。

応用例

VBAの利用は上記のような基本的な操作だけでなく、さまざまなカスタマイズや応用が可能です。以下に、実際の応用例を3つ紹介します。

応用例1: 複数のキーワードでの分類

特定のキーワードだけでなく、複数のキーワードでメールを分類したい場合も考えられます。以下のコードは、それを実現するための一例です。

If InStr(1, olItem.Subject, "クレジットカード") > 0 Or _
   InStr(1, olItem.Subject, "支払い") > 0 Or _
   InStr(1, olItem.Subject, "振込") > 0 Then
   
    olItem.Move olNamespace.GetDefaultFolder(6).Folders("金融")
    
End If

応用例2: 送信者による分類

特定の送信者からのメールを自動的に分類することも可能です。以下のコードは、特定の送信者からのメールを「友人」というフォルダに移動する例です。

If olItem.SenderName = "山田太郎" Then
    olItem.Move olNamespace.GetDefaultFolder(6).Folders("友人")
End If

応用例3: 日付による分類

受信日時に基づいて、メールを自動的に分類することもできます。以下のコードは、1週間以上前のメールを「古いメール」というフォルダに移動する例です。

If olItem.ReceivedTime < Date - 7 Then
    olItem.Move olNamespace.GetDefaultFolder(6).Folders("古いメール")
End If

まとめ

VBAを使用して、メールの自動分類を行う方法は非常に便利であり、作業の効率化に大いに役立ちます。上記の基本的なコードや応用例を参考に、自身のニーズに合わせてカスタマイズしてみてください。