Excel VBAを用いたデザインファイルのバージョン・編集者別整理方法

Excel VBAを利用して、デザインファイルをバージョンや編集者別に整理する方法について詳しく説明します。具体的なコード例、その詳細解説、及び応用例を含めています。

VBAを用いた基本的なデザインファイルの整理

多くの企業やチームでは、デザインファイルのバージョン管理や編集者の確認が必要です。VBAを利用することで、このような作業を効率的に自動化できます。

Sub OrganizeFilesByVersionAndEditor()
    Dim FilePath As String
    Dim FileName As String
    Dim FileVersion As String
    Dim EditorName As String
    
    ' 対象フォルダのパスを指定
    FilePath = "C:\Your\Path\To\DesignFiles\"
    FileName = Dir(FilePath & "*.xlsx")
    Do While FileName <> ""
        ' ファイル名からバージョンと編集者名を取得
        FileVersion = Mid(FileName, InStr(FileName, "_V") + 2, 3)
        EditorName = Mid(FileName, InStr(FileName, "_by_") + 4, InStr(FileName, ".xlsx") - InStr(FileName, "_by_") - 4)
        
        ' 新しいフォルダへの移動（存在しない場合は新しくフォルダを作成）
        If Len(Dir(FilePath & FileVersion & "\" & EditorName, vbDirectory)) = 0 Then
            MkDir FilePath & FileVersion & "\" & EditorName
        End If
        
        ' ファイルの移動
        Name FilePath & FileName As FilePath & FileVersion & "\" & EditorName & "\" & FileName
        
        FileName = Dir
    Loop
End Sub

コードの解説

このコードでは、特定のフォルダ内のExcelファイルを対象に、そのファイル名からバージョンと編集者の情報を抽出します。その後、対応するバージョンのフォルダ、さらにその中の編集者のサブフォルダにファイルを移動させることで、整理を行います。

補足事項

– このコードは、ファイル名が「ファイル名_VXXX_by_編集者名.xlsx」という形式に従っている場合を想定しています。
– 整理する際のフォルダが存在しない場合、自動的に新しいフォルダを作成します。
– 複数の人が同じバージョンを編集した場合、それぞれ異なるフォルダに整理されます。

応用例

1. ファイルのコピーを作成する

一部の重要なファイルについては、移動ではなくコピーを作成してバックアップとして保存する場合があります。

Sub CopyFilesByVersionAndEditor()
    ' (前半のコードは同じ)

    ' ファイルのコピー
    FileCopy FilePath & FileName, FilePath & FileVersion & "\" & EditorName & "\" & FileName

    FileName = Dir
Loop
End Sub

2. 最新バージョンのファイルだけを移動

最新のバージョンのファイルだけを特定のフォルダに移動することで、最新版の確認を容易にします。

Sub MoveLatestFiles()
    ' (前半のコードは同じ)

    If FileVersion = "最新のバージョン番号" Then
        Name FilePath & FileName As "C:\Path\To\LatestVersion\" & FileName
    End If

    FileName = Dir
Loop
End Sub

3. 編集者ごとのフォルダを作成せず、ファイル名で管理

編集者数が多い場合や、フォルダを多く作成したくない場合には、ファイル名だけでバージョンと編集者を管理する方法も考えられます。

Sub OrganizeFilesByVersionOnly()

    ' (前半のコードは同じ)

    ' 編集者名をファイル名に含めたまま、バージョンのフォルダだけで整理
    Name FilePath & FileName As FilePath & FileVersion & "\" & FileName

    FileName = Dir
Loop
End Sub

まとめ

Excel VBAを活用することで、デザインファイルのバージョンや編集者による整理を自動化できます。上記の基本的な方法や応用例を参考に、自身の環境やニーズに合わせた整理方法を実装してみてください。