Excel VBAを利用した新規スタッフのオリエンテーション日リマインダーの自動作成

ExcelのVBAを活用して、新規スタッフのオリエンテーション日リマインダーを自動的に作成する方法について詳しく解説します。初心者の方でも実際に活用することができるよう、具体的なコード例やその解説、さらには応用例も紹介しています。

Excel VBAの基本

Excel VBA（Visual Basic for Applications）は、Microsoft Excelに組み込まれたプログラミング言語です。これを用いると、単純作業の自動化だけでなく、高度なデータ分析やレポート作成も可能になります。

そもそも、どこにVBAコードを書いて、どう実行すれば良いのか分からない場合は、以下の記事をご参照ください。

基本のVBAコード

VBAを利用してExcelで新規スタッフのオリエンテーション日リマインダーを作成する基本のコードを以下に示します。


Sub OrientationReminder()
    Dim LastRow As Long
    Dim i As Long
    Dim ReminderDate As Date

    LastRow = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row

    For i = 2 To LastRow
        ReminderDate = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 2).Value
        If ReminderDate - Date = 1 Then
            ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 3).Value = "明日はオリエンテーション日です"
        End If
    Next i
End Sub

Sub OrientationReminder()

Dim LastRow As Long

Dim i As Long

Dim ReminderDate As Date

LastRow = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row

For i = 2 To LastRow

ReminderDate = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 2).Value

If ReminderDate - Date = 1 Then

ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 3).Value = "明日はオリエンテーション日です"

End If

Next i

End Sub

コードの詳細解説

1. Sub OrientationReminder()：新規スタッフのオリエンテーション日リマインダーのマクロを開始します。
2. Dim LastRow As Long：最後の行番号を保存するための変数を宣言します。
3. Dim i As Long：Forループの変数を宣言します。
4. Dim ReminderDate As Date：リマインダーの日付を保存するための変数を宣言します。
5. LastRow = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row：Sheet1のA列の最後の行番号を取得します。
6. For i = 2 To LastRow：2行目から最後の行までのデータをループ処理します。
7. ReminderDate = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 2).Value：B列の各行の日付データを取得します。
8. If ReminderDate - Date = 1 Then：リマインダーの日付が明日である場合の条件をチェックします。
9. ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 3).Value = "明日はオリエンテーション日です"：C列にメッセージを表示します。
10. End If：条件分岐を終了します。
11. Next i：Forループの終了。
12. End Sub：マクロの終了。

応用例

1. メールでの通知

オリエンテーションの日前日に自動的にメールでリマインダーを送信することができます。


' 必要な参照設定を追加する必要があります (Microsoft Outlook Object Library)
Sub SendEmailReminder()
    Dim OutApp As Object
    Dim OutMail As Object
    Dim LastRow As Long
    Dim i As Long
    Dim ReminderDate As Date
    Dim Email As String

    Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    LastRow = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row

    For i = 2 To LastRow
        ReminderDate = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 2).Value
        Email = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 4).Value

        If ReminderDate - Date = 1 Then
            Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)
            With OutMail
                .To = Email
                .Subject = "明日はオリエンテーション日です"
                .Body = "明日はオリエンテーション日ですので、忘れずに出席してください。"
                .Send
            End With
        End If
    Next i

    Set OutMail = Nothing
    Set OutApp = Nothing
End Sub

' 必要な参照設定を追加する必要があります (Microsoft Outlook Object Library)

Sub SendEmailReminder()

Dim OutApp As Object

Dim OutMail As Object

Dim LastRow As Long

Dim i As Long

Dim ReminderDate As Date

Dim Email As String

Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application")

LastRow = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row

For i = 2 To LastRow

ReminderDate = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 2).Value

Email = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 4).Value

If ReminderDate - Date = 1 Then

Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)

With OutMail

.To = Email

.Subject = "明日はオリエンテーション日です"

.Body = "明日はオリエンテーション日ですので、忘れずに出席してください。"

.Send

End With

End If

Next i

Set OutMail = Nothing

Set OutApp = Nothing

End Sub

2. 一週間前のリマインダー

オリエンテーションの一週間前にもリマインダーを出すことができます。


Sub OneWeekReminder()
    Dim LastRow As Long
    Dim i As Long
    Dim ReminderDate As Date

    LastRow = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row

    For i = 2 To LastRow
        ReminderDate = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 2).Value
        If ReminderDate - Date = 7 Then
            ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 3).Value = "一週間後はオリエンテーション日です"
        End If
    Next i
End Sub

Sub OneWeekReminder()

Dim LastRow As Long

Dim i As Long

Dim ReminderDate As Date

LastRow = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row

For i = 2 To LastRow

ReminderDate = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 2).Value

If ReminderDate - Date = 7 Then

ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 3).Value = "一週間後はオリエンテーション日です"

End If

Next i

End Sub

3. 経過日数の表示

オリエンテーション後、経過日数を表示することができます。


Sub DaysPassedSinceOrientation()
    Dim LastRow As Long
    Dim i As Long
    Dim OrientationDate As Date
    Dim DaysPassed As Integer
    LastRow = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
    For i = 2 To LastRow
        OrientationDate = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 2).Value
        If Date > OrientationDate Then
            DaysPassed = Date - OrientationDate
            ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 5).Value = DaysPassed & " 日経過"
        End If
    Next i
End Sub

Sub DaysPassedSinceOrientation()

Dim LastRow As Long

Dim i As Long

Dim OrientationDate As Date

Dim DaysPassed As Integer

LastRow = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row

For i = 2 To LastRow

OrientationDate = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 2).Value

If Date > OrientationDate Then

DaysPassed = Date - OrientationDate

ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Cells(i, 5).Value = DaysPassed & " 日経過"

End If

Next i

End Sub

まとめ

ExcelのVBAを活用することで、新規スタッフのオリエンテーション日のリマインダーの自動生成や、メール通知、さらには日数のカウントなど、多岐にわたるタスクを効率的に行うことができます。この機会に、VBAを使用して日常業務の効率化を試みてみてはいかがでしょうか。

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1. メールでの通知

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