Excel VBAでOutlookの請求書・領収書関連メールを自動整理する方法

この記事では、Excel VBAを利用して、請求書や領収書関連のメールを「会計」フォルダへ自動的に移動させる方法について詳しく説明します。初心者から上級者まで、誰もが簡単に理解し、適用できるように具体的なコード例、その詳細な解説、そして応用例を3つ提供します。

基本のVBAコード

以下が請求書や領収書関連のメールを「会計」フォルダへ移動するための基本的なVBAコードです。

Sub MoveMailsToAccountingFolder()
    Dim OutlookApp As Object
    Dim Namespace As Object
    Dim Inbox As Object
    Dim MailItem As Object
    Dim i As Integer
    
    ' Outlookの初期化
    Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set Namespace = OutlookApp.GetNamespace("MAPI")
    Set Inbox = Namespace.GetDefaultFolder(6) ' 6 は受信トレイを指す
    
    ' 請求書や領収書関連のメールをフィルタリングして「会計」フォルダへ移動
    For i = Inbox.Items.Count To 1 Step -1
        Set MailItem = Inbox.Items(i)
        If InStr(MailItem.Subject, "請求書") > 0 Or InStr(MailItem.Subject, "領収書") > 0 Then
            MailItem.Move Namespace.GetDefaultFolder(6).Folders("会計")
        End If
    Next i
    
    Set MailItem = Nothing
    Set Inbox = Nothing
    Set Namespace = Nothing
    Set OutlookApp = Nothing
End Sub

コードの詳細解説

このVBAコードはOutlookのメールを操作するために書かれています。主な流れとしては、Outlookを開き、受信トレイの中で「請求書」と「領収書」というキーワードを含むメールを「会計」という名前のフォルダへ移動します。

Outlookの初期化

初めに、Outlookのオブジェクトを初期化しています。`CreateObject(“Outlook.Application”)`はOutlookを操作するための基本的な手法です。このコードでOutlookがバックグラウンドで開かれ、`GetNamespace(“MAPI”)`でMAPIを利用してOutlook内の情報にアクセスします。

請求書や領収書関連のメールのフィルタリングと移動

`For`ループを使用して受信トレイの各メールを確認し、`InStr`関数で「請求書」や「領収書」というキーワードがメールの件名に含まれているかチェックします。該当のメールが見つかった場合、`Move`メソッドを使用して「会計」フォルダに移動します。

応用例

1. 特定の送信者からのメールを別フォルダに移動

特定の送信者からのメールを自動的に別のフォルダに移動させるコードです。

If MailItem.SenderName = "特定の送信者名" Then
    MailItem.Move Namespace.GetDefaultFolder(6).Folders("特定のフォルダ名")
End If

2. 一定期間以上古いメールをアーカイブフォルダに移動

特定の期間以上前に受信したメールを自動的にアーカイブフォルダに移動させるコードです。

If DateDiff("d", MailItem.ReceivedTime, Now) > 30 Then '30日以上古いメール
    MailItem.Move Namespace.GetDefaultFolder(6).Folders("アーカイブ")
End If

3. 未読のメールをハイライト

受信トレイの未読メールを自動的にハイライトするコードです。

If MailItem.UnRead = True Then
    MailItem.Categories = "ハイライト"
End If

まとめ

Excel VBAとOutlookの連携を利用することで、日常のメール作業を効率化する多くの自動処理が可能となります。この記事で紹介した基本的なコードと応用例を参考に、より快適なメール環境を構築してみてください。