Excel VBAを使った新入社員研修進捗報告書の自動作成法

この記事では、Excel VBAを使用して新入社員研修の進捗報告書を自動作成する手法について詳しく解説します。手順を追いながら、実際のコード例やその詳細な解説、さらには応用例を通じて、Excel VBAの魅力や可能性を深く探求します。

基本的な手法：Excel VBAによる報告書の自動作成

Excel VBAを利用することで、手作業によるエラーや時間のロスを大幅に削減し、効率的な作業を実現することができます。以下は、新入社員研修の進捗報告書を自動で作成する基本的なVBAコードです。

Sub CreateReport()
    Dim LastRow As Long
    Dim ws As Worksheet

    ' 新しいワークシートを追加
    Set ws = ThisWorkbook.Worksheets.Add
    ws.Name = "研修進捗報告書"

    ' タイトルを入力
    ws.Cells(1, 1).Value = "新入社員研修進捗報告書"
    ws.Cells(1, 1).Font.Size = 18
    ws.Cells(1, 1).Font.Bold = True

    ' ヘッダーを設定
    ws.Cells(3, 1).Value = "氏名"
    ws.Cells(3, 2).Value = "進捗率"
    ws.Cells(3, 3).Value = "コメント"

    ' データの最終行を検出
    LastRow = ThisWorkbook.Worksheets("Data").Cells(ThisWorkbook.Worksheets("Data").Rows.Count, "A").End(xlUp).Row

    ' データをコピー
    ThisWorkbook.Worksheets("Data").Range("A2:C" & LastRow).Copy ws.Range("A4")

    ' セルの幅を調整
    ws.Columns("A:C").AutoFit

End Sub

このコードは、既存のデータシートから情報を取得し、新たに「研修進捗報告書」という名前のワークシートを作成します。そして、該当の情報を新しいワークシートにコピーします。

コードの詳細解説

1. `Dim`で必要な変数を宣言します。
2. 新しいワークシートを追加し、それを”研修進捗報告書”と命名します。
3. レポートのタイトルとヘッダーを設定します。
4. 既存のデータシートから最後の行を特定します。
5. 該当データを新しいワークシートにコピーします。
6. 最後に、セルの幅を内容に応じて自動調整します。

応用例

応用例1：研修の進捗率に応じてセルの色を変更

Sub ColorCellsByProgress()
    Dim ws As Worksheet
    Dim cell As Range

    Set ws = ThisWorkbook.Worksheets("研修進捗報告書")

    For Each cell In ws.Range("B4:B" & ws.Cells(ws.Rows.Count, "B").End(xlUp).Row)
        If cell.Value >= 80 Then
            cell.Interior.Color = RGB(0, 255, 0)
        ElseIf cell.Value >= 50 Then
            cell.Interior.Color = RGB(255, 255, 0)
        Else
            cell.Interior.Color = RGB(255, 0, 0)
        End If
    Next cell

End Sub

このコードは、研修の進捗率に応じてセルの色を変更します。80％以上は緑色、50％以上は黄色、それ以下は赤色で表示します。

応用例2：コメント欄に自動コメント追加

Sub AutoComment()
    Dim ws As Worksheet
    Dim cell As Range

    Set ws = ThisWorkbook.Worksheets("研修進捗報告書")

    For Each cell In ws.Range("B4:B" & ws.Cells(ws.Rows.Count, "B").End(xlUp).Row)
        If cell.Value >= 80 Then
            cell.Offset(0, 1).Value = "良好な進捗です！"
        ElseIf cell.Value >= 50 Then
            cell.Offset(0, 1).Value = "引き続き頑張りましょう！"
        Else
            cell.Offset(0, 1).Value = "サポートが必要ですか？"
        End If
    Next cell

End Sub

進捗率に応じて、自動でコメントを入力します。例えば、80％以上の進捗であれば「良好な進捗です！」とコメントします。

応用例3：報告書の自動保存

Sub SaveReportAsPDF()
    Dim ws As Worksheet
    Dim filePath As String

    Set ws = ThisWorkbook.Worksheets("研修進捗報告書")
    filePath = ThisWorkbook.Path & "\" & ws.Name & ".pdf"

    ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=filePath, Quality:=xlQualityStandard

    MsgBox "報告書をPDFとして保存しました。", vbInformation

End Sub

このコードは、作成された報告書をPDF形式で保存します。

まとめ

Excel VBAは、日常の業務を効率化し、エラーを減少させる強力なツールです。今回の新入社員研修の進捗報告書作成例を通じて、VBAの基本的な使い方や応用テクニックを学ぶことができました。これらの知識を活用して、より高度な自動化やカスタマイズを試みてみてください。