OutlookのメールをExcel VBAで自動分類する方法

この記事では、Excel VBAを使用して、受信メールの中から誕生日や記念日に関するメールを自動的に「イベント」フォルダに移動する方法を紹介します。初心者から中級者までのVBAユーザーを対象に、具体的なコード例とその解説、さらには応用例を通じて、VBAの力強さと柔軟性を理解していただけることを目指します。

基本コードの紹介

OutlookのVBAエディタを利用して、特定のキーワードが含まれるメールを「イベント」フォルダへ自動的に移動する基本的なVBAコードを以下に示します。

Sub MoveToEventFolder()
    Dim objNamespace As Object
    Dim objInbox As Object
    Dim objEventFolder As Object
    Dim objMail As Object

    Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objEventFolder = objInbox.Folders("イベント")

    For Each objMail In objInbox.Items
        If InStr(1, objMail.Subject, "誕生日") > 0 Or InStr(1, objMail.Subject, "記念日") > 0 Then
            objMail.Move objEventFolder
        End If
    Next
End Sub

コードの解説

– まず、必要なオブジェクト変数を宣言します。これには`objNamespace`, `objInbox`, `objEventFolder`, `objMail`が含まれます。
– `Application.GetNamespace(“MAPI”)`を使用して、OutlookのMAPIネームスペースにアクセスします。
– `GetDefaultFolder(olFolderInbox)`を使って、受信トレイを`objInbox`に設定します。
– `objInbox.Folders(“イベント”)`を使って、受信トレイ内の「イベント」フォルダを`objEventFolder`に設定します。
– 受信トレイの各メールをループし、そのメールの件名に「誕生日」または「記念日」が含まれている場合、そのメールを「イベント」フォルダに移動します。

応用例

1. キーワードを外部から読み込む

Excelのシートにキーワードをリストアップしておき、そのキーワードを読み込んでメールを分類することができます。これにより、キーワードの追加や削除を容易に行えるようになります。

' Excelからキーワードを読み込む部分を追加
Function GetKeywordsFromExcel() As Collection
    Dim objExcel As Object
    Dim objWorkbook As Object
    Dim i As Integer
    Dim keywords As New Collection
    Set objExcel = CreateObject("Excel.Application")
    Set objWorkbook = objExcel.Workbooks.Open("C:\path\to\your\file.xlsx")
    i = 1
    Do While objWorkbook.Sheets(1).Cells(i, 1).Value <> ""
        keywords.Add objWorkbook.Sheets(1).Cells(i, 1).Value
        i = i + 1
    Loop
    Set GetKeywordsFromExcel = keywords
    objExcel.Quit
End Function

2. 複数のフォルダにメールを分類

キーワードに応じて、メールを異なるフォルダに自動的に分類することも可能です。

' 例： "お知らせ" というキーワードのメールを "お知らせ" フォルダへ移動
If InStr(1, objMail.Subject, "お知らせ") > 0 Then
    objMail.Move objInbox.Folders("お知らせ")
End If

3. 特定の期間のメールのみを移動

メールの受信日時を基に、特定の期間のメールのみを移動することもできます。

' 例： 7日以上前のメールのみを移動
If objMail.ReceivedTime < Date - 7 Then
    objMail.Move objEventFolder
End If

まとめ

Excel VBAを利用することで、Outlookのメール管理を高度化できることを紹介しました。特定のキーワードが含まれるメールを自動的に移動する基本操作から、さまざまな応用例までを探索しました。この知識をベースに、さらに自分のニーズに合わせたカスタマイズを進めてください。