OutlookのメールをExcel VBAで自動整理する方法

Excel VBAを利用することで、様々な業務処理を自動化することができます。今回の記事では、特定の条件に該当するメール（顧客のフィードバックやレビュー関連のメール）を特定のフォルダ（例：「フィードバック」フォルダ）へ自動的に移動させるVBAのコードと、その詳細な解説について説明します。

基本的なコードの実装

VBAを用いて、Outlookのメールを条件に従って移動させる基本的なコードを以下に示します。

Sub MoveFeedbackMails()
    Dim outlookApp As Object
    Dim ns As Object
    Dim inbox As Object
    Dim mail As Object
    Dim i As Long
    Dim feedbackFolder As Object
    
    ' Outlookアプリケーションを取得
    Set outlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set ns = outlookApp.GetNamespace("MAPI")
    Set inbox = ns.GetDefaultFolder(6) ' 6 は受信トレイ
    Set feedbackFolder = inbox.Folders("フィードバック")
    
    ' メールを最新から確認して、条件に一致するものを移動
    For i = inbox.Items.Count To 1 Step -1
        Set mail = inbox.Items(i)
        If InStr(mail.Subject, "フィードバック") > 0 Or InStr(mail.Subject, "レビュー") > 0 Then
            mail.Move feedbackFolder
        End If
    Next i
End Sub

コードの解説

上記のコードでは、Outlookのメールボックス内のメールを一つずつ確認し、「フィードバック」または「レビュー」というキーワードがメールの件名に含まれている場合、そのメールを「フィードバック」フォルダに移動しています。

応用例

1. 特定の送信者からのメールを移動

特定の送信者からのメールのみを移動させる場合のコード例とその解説を示します。

If mail.SenderEmailAddress = "example@example.com" Then
    mail.Move feedbackFolder
End If

このコードでは、メールの送信者のアドレスが”example@example.com”と一致する場合に、メールを「フィードバック」フォルダに移動します。

2. 特定の日付以前のメールを移動

特定の日付以前のメールを移動させる場合のコード例とその解説を示します。

If mail.ReceivedTime < DateValue("2023/01/01") Then
    mail.Move feedbackFolder
End If

このコードでは、メールの受信日時が”2023/01/01″より前の場合に、メールを「フィードバック」フォルダに移動します。

3. 未読のメールのみを移動

未読のメールのみを移動させる場合のコード例とその解説を示します。

If mail.UnRead = True Then
    mail.Move feedbackFolder
End If

このコードでは、メールが未読の場合に、メールを「フィードバック」フォルダに移動します。

まとめ

Excel VBAを用いることで、Outlookのメールの管理を効率的に行うことができます。上述した基本のコードと応用例を参考に、日常の業務でのメール管理を自動化し、作業の効率化を図りましょう。