退職者のOneDriveを削除前に引き継ぐ手順｜業務ファイルを失わない管理者対応

退職者のアカウントを削除する前に、最優先で行うべきことは、OneDrive内の業務ファイルを別の保存先へ移し、引継ぎ先の担当者が実際に利用できる状態にすることです。

Microsoft 365管理センターでは、対象ユーザーのOneDriveへ管理者がアクセスするためのリンクを作成できます。そこから必要なファイルを、後任者のOneDriveやSharePointの共有ライブラリへコピーまたは移動します。アカウントを削除しただけでは、業務ファイルの引継ぎは完了しません。([Microsoft Learn][1])

また、通常のコピーや移動では、バージョン履歴のある文書も最新バージョンだけが移行されます。削除後の既定の猶予期間だけに頼らず、削除やライセンス変更を始める前に、保存範囲、移行先、権限、バージョン履歴の必要性まで確認しておくことが重要です。

退職者のOneDriveを削除前に引き継ぐ管理者の手順

退職者対応では、次の順序で作業すると、業務ファイルの消失や権限漏れを防ぎやすくなります。

順序	作業	完了の判断基準
1	引継ぎ対象と保存先を決める	残すファイルと移行先が明確になっている
2	管理者が退職者のOneDriveへアクセスする	ファイル一覧を確認できる
3	必要なファイルをコピーまたは移動する	指定した保存先にデータがある
4	後任者が開けることを確認する	後任者のアカウントで主要ファイルを開ける
5	一時的な管理権限を外す	不要な管理者が残っていない
6	アカウント削除などの後続処理へ進む	引継ぎ記録が残っている

重要なのは、アカウント削除を最初にしないことです。先にデータの内容と保存先を確定し、利用確認まで終えてから削除工程へ進みます。

引継ぎ先と保存する範囲を先に決める

OneDriveへアクセスする前に、業務部門と管理者の間で次の内容を決めます。

• 誰が引継ぎ先になるか
• どのフォルダーやファイルを残すか
• 保存先を後任者のOneDriveにするか、共有ライブラリにするか
• バージョン履歴まで残す必要があるか
• 保存期間や廃棄時期をどの規程に基づいて判断するか

すべてのファイルを無条件に別の場所へコピーすると、私的な作業ファイル、古い一時データ、重複ファイルまで引き継ぐことになります。一方、担当者の判断だけで削除すると、契約書、引継ぎ資料、進行中の案件データなどを失うおそれがあります。

そのため、保存対象は「退職者が作成したもの」ではなく、組織として今後も利用する必要があるものを基準に判断します。

たとえば、営業担当者が退職する場合は、次のように分類します。

ファイルの例	主な保存先の候補
契約書、提案書、共通様式	部署や案件の共有ライブラリ
後任者だけが継続して扱う作業資料	後任者のOneDriveまたは共有ライブラリ
組織全体で使うマニュアル	部門の共有ライブラリ
一時ファイル、重複データ	業務部門の確認後に除外
法令や内部規程で保存が必要な記録	組織の規程に沿った保存先

法令上の保存義務や証拠保全の要否は、OneDriveの削除猶予期間だけで判断できません。所属組織の文書管理規程、情報セキュリティ規程、法務・監査部門の判断に従います。

保存先は後任者のOneDriveと共有ライブラリを使い分ける

Microsoftの案内では、退職者のファイルを管理者自身のOneDriveまたは共有ライブラリへコピー・移動できます。([Microsoft Learn][1])

実務では、保存先を次のように使い分けると管理しやすくなります。

保存先	向いている用途	注意点
後任者のOneDrive	特定の担当者が一時的に引き継ぐ資料	後任者の異動や退職時に再度移管が必要になる
SharePointの共有ライブラリ	部署、チーム、案件で継続利用する資料	閲覧・編集権限を適切に設定する必要がある
管理者のOneDrive	移管前の一時保管や確認作業	恒久的な業務保管場所にしない
管理用PCへのダウンロード	緊急時の一時退避	端末紛失、重複保存、更新漏れに注意する

部署やチームが継続して使用する文書は、後任者個人のOneDriveよりも共有ライブラリが適しています。個人のOneDriveへ集約すると、その担当者が異動・退職した際に、同じ移管作業が再び必要になるためです。

Microsoft 365管理センターでファイルへのリンクを作成する

引継ぎ対象が決まったら、Microsoft 365管理センターから退職者のOneDriveへアクセスします。

Microsoftの案内に基づく操作経路は、次のとおりです。

1. Microsoft 365管理センターへサインインする
2. Usersを開く
3. Active usersを開く
4. 対象のユーザーを選択する
5. ユーザーのプロパティ画面でOneDriveを選択する
6. Get access to filesにあるCreate link to filesを選択する
7. 作成されたリンクを開く

リンクを開くと、対象ユーザーのOneDriveに保存されているファイルへアクセスできます。そこからファイルをダウンロードするか、Move toまたはCopy toを使用して、別のOneDriveや共有ライブラリへ移します。([Microsoft Learn][1])

この操作には適切な管理ロールが必要です。Microsoftは、実行に必要な権限を持つロールの例として、User AdministratorやMicrosoft 365 Backup Administratorを挙げています。組織の役割分担に合わせ、必要以上に強い権限を常用しないようにします。([Microsoft Learn][1])

削除前のアクティブユーザーとして残っている段階で作業する

この手順は、対象者がMicrosoft 365管理センターのActive usersに残っている段階で行うのが安全です。

Microsoftの案内では、ライセンスを削除してもアカウント自体を削除していなければ、管理者がOneDriveの内容へアクセスできます。ただし、引継ぎ漏れや設定差異による混乱を避けるため、実務ではアカウント削除やライセンス変更より前に、必要なデータの確認と移管を済ませておくと安心です。([Microsoft Learn][1])

ファイルはコピーしてから確認する方法が安全

Microsoft 365管理センターから開いたOneDriveでは、必要なファイルをコピーまたは移動できます。

退職者対応で事故を減らすには、最初から移動するのではなく、まずコピーして後任者の確認が終わるまで元データを残す方法が適しています。

操作	メリット	注意点
コピー	元データを残したまま確認できる	確認後に重複データの整理が必要
移動	保存先を一本化しやすい	移動漏れや移動先の誤りに気付きにくい
ダウンロード	一時的な退避ができる	権限管理や更新管理が難しくなる

コピー後は、フォルダー名を見ただけで完了と判断せず、少なくとも次の内容を確認します。

• 主要なフォルダーがそろっているか
• 必須の契約書や業務資料が存在するか
• ファイルを正常に開けるか
• 後任者に必要な編集権限があるか
• 移行先が個人用領域ではなく、予定していた保存先になっているか
• コピー対象外としたファイルの判断記録が残っているか

移行作業を担当した管理者だけで確認を終えず、実際に業務を引き継ぐ担当者にも確認してもらうことが重要です。

バージョン履歴は最新バージョンだけが移行される

OneDriveやSharePointの文書には、過去の編集内容を確認できるバージョン履歴が存在する場合があります。

Microsoftの案内では、バージョン履歴のある文書をこの手順でコピーまたは移動しても、移行されるのは最新バージョンだけとされています。過去のバージョン履歴まで、そのまま移るわけではありません。([Microsoft Learn][1])

そのため、次のような文書は注意が必要です。

• 契約内容の変更経緯を確認する文書
• 承認前後の内容を比較する必要がある文書
• 監査で更新履歴の提示を求められる可能性がある文書
• 複数人の修正過程に業務上の意味がある文書
• 過去の版へ戻す可能性がある設計書や手順書

過去のバージョンが必要な場合、通常のMove toやCopy toだけでは保存要件を満たせません。アカウントを削除する前に、バージョン履歴の保全が必要かを確認し、履歴を保持できる移行方法やバックアップ方法を別途検討します。

「ファイルが移ったので引継ぎ完了」と判断せず、最新版だけでよい文書か、変更履歴まで必要な文書かを分けることが重要です。

引継ぎ先の担当者が実際に開けることを確認する

移行後は、引継ぎ先の担当者本人に確認してもらいます。

管理者アカウントで開けることと、後任者のアカウントで開けることは同じではありません。次の確認を行います。

1. 後任者のアカウントで保存先を開く
2. 主要フォルダーを表示できることを確認する
3. Word、Excel、PDFなどの代表的なファイルを開く
4. 編集が必要なファイルは、編集・保存できることを確認する
5. 部署内の別の担当者にも必要な権限があるか確認する
6. 不要なユーザーにアクセス権が付いていないか確認する

特に、共有ライブラリへ移した場合は、「ライブラリを開ける」だけでなく、対象フォルダーや文書に必要な権限があるかまで確認します。

確認結果は、対象ユーザー、移行日、移行先、確認者、対象範囲が分かる形で記録しておくと、削除後の問い合わせや監査に対応しやすくなります。

作業のために追加した管理権限を外す

退職者のOneDriveへアクセスするために付与した権限は、作業が終わったら削除します。

Microsoftの案内では、SharePoint管理センターから対象ユーザーのサイトコレクション管理者を確認し、不要になったユーザーを削除できます。操作経路は次のとおりです。

1. SharePoint管理者としてMicrosoft 365管理センターへサインインする
2. Admin centersからSharePointを開く
3. More featuresを開く
4. User profilesのOpenを選択する
5. PeopleのManage User Profilesを開く
6. 退職者のユーザープロファイルを検索する
7. 対象ユーザーのManage site collection ownersを開く
8. 不要になった管理者を削除する
9. 設定を保存する

作業用の管理権限を残したままにすると、退職者の旧データへ必要以上に長くアクセスできる状態になります。移行先での閲覧確認が終わった時点で、不要な権限を外します。([Microsoft Learn][1])

削除後の既定30日を引継ぎ期間として当てにしない

ユーザーアカウントを削除した場合、退職者のOneDriveデータへアクセスできる期間は既定で30日です。この期間内にユーザーアカウントを復元しなければ、OneDriveの内容は削除されます。([Microsoft Learn][1])

ただし、30日という期間は、削除されたユーザーのOneDriveに関する既定値です。次の期間と同一ではありません。

• メールボックスの保存期間
• 法的保持の期間
• 監査ログの保存期間
• バックアップの保存期間
• 組織の文書管理規程で定めた保存年限

実際の保持期間は、テナントの設定や組織の運用方針を確認する必要があります。

「削除しても30日あるから、その間に引き継げばよい」という運用は避けます。担当者の不在、権限不足、対象ファイルの見落としなどが発生すると、期限内に作業を完了できない可能性があるためです。

30日間は通常の引継ぎ期間ではなく、削除後に残された猶予と考え、削除前に作業を完了させます。

マルチジオ環境では同じ管理手順を使えない場合がある

複数の地域にデータを配置するマルチジオテナントでは、Microsoft 365管理センターのOneDriveタブにあるアクティブユーザー向け管理オプションがサポートされていません。([Microsoft Learn][1])

そのため、マルチジオ環境では、この記事の画面経路をそのまま利用できるとは限りません。

対象テナントがマルチジオ構成の場合は、次の点を事前に確認します。

• 対象ユーザーのOneDriveが配置されている地域
• Microsoft 365管理センターで利用できる管理項目
• SharePoint管理者が実行できる操作
• 組織内で定めている退職者データの移行手順

画面上にCreate link to filesが表示されない場合、直ちにデータが存在しないと判断せず、テナント構成と管理権限を確認します。

退職者のOneDrive引継ぎで起きやすい失敗

アカウントを先に削除する

削除後にも一定期間アクセスできる場合がありますが、作業可能な期間が限られます。データ移行、利用確認、権限整理を終えてから削除します。

後任者のOneDriveへすべて保存する

一時的な引継ぎには便利ですが、後任者が異動・退職すると再移管が必要です。部署や案件で使う文書は共有ライブラリを優先します。

バージョン履歴も移ったと思い込む

通常のコピー・移動では最新バージョンだけが移行されます。履歴が必要な文書は、削除前に別の保全方法を検討します。

管理者が開けた時点で完了とする

後任者の権限が不足している可能性があります。引継ぎ先のアカウントで、閲覧と編集を確認します。

作業用の権限を残す

移行後も管理者が退職者のOneDriveへアクセスできる状態を放置すると、必要以上のアクセス権が残ります。確認完了後に削除します。

OneDriveの保持期間を法令保存と混同する

削除ユーザーのOneDrive保持期間は、法令や内部規程で求められる保存期間を保証するものではありません。文書の種類ごとに保存要件を確認します。

アカウント削除前の確認チェックリスト

確認項目	完了
業務上の引継ぎ先を決めた	□
保存対象と除外対象を決めた	□
法令・内部規程上の保存要件を確認した	□
Microsoft 365管理センターからOneDriveへアクセスした	□
必要なファイルを別の保存先へコピーまたは移動した	□
バージョン履歴の保全要否を確認した	□
後任者が主要ファイルを開けることを確認した	□
必要なファイルを編集・保存できることを確認した	□
移行先と確認者を記録した	□
一時的に追加した管理権限を削除した	□
上記完了後にアカウント削除工程へ進んだ	□

退職者のアカウント削除で業務ファイルを失わないためには、対象ユーザーを削除する前に、Microsoft 365管理センターからOneDriveへアクセスし、必要なデータを組織が管理できる場所へ移すことが重要です。

作業は、保存範囲の決定、アクセスリンクの作成、コピーまたは移動、後任者による確認、管理権限の解除、アカウント削除の順で進めます。特に、通常の移行ではバージョン履歴が引き継がれない点と、削除後の既定30日を通常の引継ぎ期間として当てにしない点に注意してください。

最初に行うべきことは、対象者をActive usersに残したまま、業務部門と保存対象・移行先を確定することです。その後、OneDriveのCreate link to filesから内容を確認し、引継ぎ先が実際に開ける状態まで整えてから削除工程へ進みます。
[1]: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/add-users/remove-former-employee-step-5?view=o365-worldwide “Step 5 – Give another employee access to OneDrive and Outlook data – Microsoft 365 admin | Microsoft Learn”