Excelで長い表を印刷すると、1ページ目には「商品名」「数量」「金額」などの見出しがあるのに、2ページ目以降はデータだけになり、「この列は何の数字だったか」が分からなくなることがあります。
この場合は、Excelの「印刷タイトル」を設定し、見出し行を各ページの先頭に繰り返して印刷します。たとえば1行目が見出しなら、タイトル行に $1:$1 を指定すれば、2ページ目、3ページ目にも1行目が印刷されます。
ただし、印刷タイトルの入力欄やボタンが灰色になって設定できない場合があります。また、Excel for the webでは現在、印刷時に見出し行を繰り返す設定ができないため、デスクトップ版Excelで開く必要があります。
Excelで2ページ目以降にも見出し行を印刷する方法
複数ページにわたる表で同じ見出しを繰り返すには、ウィンドウ枠の固定ではなく印刷タイトルを使用します。
たとえば、次のような表があるとします。
| A列 | B列 | C列 | D列 |
|---|---|---|---|
| 商品名 | 商品コード | 数量 | 金額 |
| 商品A | A001 | 10 | 5,000 |
| 商品B | B002 | 20 | 12,000 |
| … | … | … | … |
この表が2ページ以上になった場合、1行目を印刷タイトルとして指定すると、すべてのページの上部に「商品名」「商品コード」「数量」「金額」が表示されます。
［ページ レイアウト］から印刷タイトルを開く
まず、印刷したいワークシートを1枚選択します。
Excelのリボンから、
［ページ レイアウト］→［印刷タイトル］
を開きます。
［ページ設定］ダイアログが表示されたら、［シート］タブを確認します。Microsoftの公式サポートでも、複数ページにわたるワークシートの行や列を各ページに繰り返す設定として、この印刷タイトルが案内されています。
1行目を繰り返すなら「$1:$1」を指定する
1行目をすべてのページに印刷したい場合は、［タイトル行］に次のように指定します。
$1:$1これで、1行目が各印刷ページの上部に繰り返されます。
2行を見出しとして使っているなら、
$1:$23行なら、
$1:$3のように指定できます。
直接入力するだけでなく、入力欄右側の範囲選択ボタンからワークシート上の行を選択する方法もあります。
左端の列も各ページに繰り返せる
横方向に列数が多く、印刷時に複数ページへ分割される表では、左側の項目名が次のページで消えてしまうことがあります。
その場合は［タイトル列］を使います。
たとえばA列を各ページの左側に表示したい場合は、A列を繰り返す列として指定します。
印刷タイトルでは、
- 上側に繰り返す行
- 左側に繰り返す列
をそれぞれ設定でき、両方を同時に指定することもできます。
縦にも横にも大きい一覧表では、見出し行と項目列の両方を設定すると読みやすくなります。
設定後は2ページ目を印刷プレビューで確認する
印刷タイトルを設定したら、そのまま印刷するのではなく、印刷プレビューを確認するのがおすすめです。
特に見るべきなのは1ページ目ではなく、2ページ目以降です。
次の点を確認します。
- 2ページ目の上部にも見出し行が表示されているか
- 横方向に分割される場合、左側のタイトル列も表示されているか
- 見出しを複数行にしすぎて本文の印刷領域を圧迫していないか
- 改ページ位置が想定どおりになっているか
印刷タイトルは「指定した行や列を毎ページ追加して印刷する」設定なので、見出しが5行、10行と多いほど各ページで使用できる本文領域は狭くなります。
帳票のタイトル、作成日、注意書きなどをすべて印刷タイトルに含めるより、データの意味を判断するために本当に必要な列名だけを繰り返すほうが実用的です。
印刷タイトルの入力欄が灰色で設定できない原因
Excelでは、［印刷タイトル］を開けても［タイトル行］や［タイトル列］が操作できないことがあります。
まず確認したいのが、複数のワークシートを同時選択していないかです。
複数シートをグループ選択している
複数のシートを選択した状態では、ページ設定ダイアログの繰り返し行・列の入力欄を利用できません。
Microsoftの公式サポートでも、複数のワークシートが選択されている場合、繰り返す行と列のボックスは使用できないと案内されています。
たとえば、
Sheet1
Sheet2
Sheet3の3シートをまとめて選択している状態で印刷設定を変更しようとすると、この問題が発生することがあります。
対象シートだけを1枚選択した状態に戻してください。
解除方法としては、選択されていない別のシートをクリックします。
すべてのシートが選択されていて未選択のシートがない場合は、シートタブを右クリックしてグループ解除を行います。
［印刷タイトル］ボタン自体が灰色の場合
入力欄ではなく、［ページ レイアウト］にある［印刷タイトル］コマンドそのものが灰色になっている場合は、原因が異なります。
Microsoftは主な確認項目として、次の状態を挙げています。
| 状態 | 対処 |
|---|---|
| セルを編集中 | Enterキーなどでセル編集を終了してから再度操作する |
| グラフを選択中 | ワークシート上の通常のセルを選択する |
| プリンターがインストールされていない | Windows側で利用できるプリンターを確認する |
「印刷タイトルが灰色」という同じ症状でも、ボタン自体が押せないのか、ダイアログ内のタイトル行・タイトル列だけが操作できないのかで確認箇所が変わります。
切り分けると次のようになります。
| 症状 | 最初に確認すること |
|---|---|
| ［印刷タイトル］ボタン全体が灰色 | セル編集、グラフ選択、プリンター |
| ［タイトル行］［タイトル列］だけ使えない | 複数シートのグループ選択 |
この違いを知っておくと、「何をしても入力欄が有効にならない」という状態を解消しやすくなります。
Excel for the webでは印刷タイトルを設定できない
ブラウザ版のExcel、つまりExcel for the webでは、現在、印刷時に列見出しを各ページへ繰り返す設定はできません。Microsoftも、繰り返し印刷を行う場合はExcelデスクトップアプリを使用するよう案内しています。
そのため、Web版でデスクトップ版と同じ［印刷タイトル］画面を探し続けても解決しません。
違いを整理すると次のとおりです。
| 機能 | Excelデスクトップ版 | Excel for the web |
|---|---|---|
| 各ページに見出し行を繰り返して印刷 | 可能 | 現在は設定不可 |
| タイトル行の指定 | 可能 | 設定不可 |
| タイトル列の指定 | 可能 | 設定不可 |
$1:$1 などの印刷タイトル指定 | 可能 | 設定不可 |
Excel for the webで開いているファイルにこの設定を行いたい場合は、リボン上部から**［編集］→［デスクトップ アプリで開く］**を選択し、デスクトップ版Excelで設定します。
Web版に同じ項目が見つからないからといって、設定場所が別メニューへ移動しているとは限りません。まず「デスクトップ版限定の機能ではないか」を確認することが重要です。
ウィンドウ枠の固定では印刷時の見出しは繰り返されない
よく混同されるのが、Excelの「ウィンドウ枠の固定」です。
ウィンドウ枠の固定は、長い表を画面上でスクロールしたときに見出しを表示し続けるための機能です。
一方、印刷タイトルは、紙やPDFなどへ印刷した際に各ページへ同じ行や列を配置する設定です。
| やりたいこと | 使用する機能 |
|---|---|
| 画面を下へスクロールしても1行目を残したい | ウィンドウ枠の固定 |
| 印刷した2ページ目にも1行目を出したい | 印刷タイトル |
| 横スクロールしてもA列を残したい | ウィンドウ枠の固定 |
| 印刷した横方向の各ページにA列を出したい | 印刷タイトル |
画面上で見出しが固定されていても、その設定だけでは印刷ページの見出しにはなりません。
「Excel上では見出しがずっと表示されているのに、印刷すると2ページ目から消える」という場合は、印刷タイトルを別途設定してください。
印刷タイトルを解除して通常の印刷に戻す方法
毎ページに見出しを表示する必要がなくなった場合は、印刷タイトルの指定を削除します。
［ページ レイアウト］から［印刷タイトル］を開き、［シート］タブに設定されている、
$1:$1などのタイトル行や、タイトル列の指定を消します。
これで、各ページへ見出しを繰り返さない通常の印刷に戻せます。
ファイルを別用途へ流用するときは、以前設定した印刷タイトルが残っていることがあります。印刷プレビューで「なぜか毎ページ同じ行が表示される」という場合も、この設定を確認するとよいでしょう。
Excelの2ページ目に見出しが出ないときの確認手順
長い表を印刷するときは、次の順番で確認すると迷いにくくなります。
- Excelデスクトップ版でファイルを開く
- 対象のワークシートを1枚だけ選択する
- ［ページ レイアウト］→［印刷タイトル］を開く
- 1行目なら［タイトル行］に
$1:$1を指定する - 必要なら［タイトル列］も指定する
- 印刷プレビューで2ページ目以降を確認する
- 設定できない場合は、シートのグループ選択、セル編集中、グラフ選択、プリンターの状態を確認する
長い一覧表で2ページ目以降の列の意味が分からなくなる問題は、見出しをコピーして途中に挿入するのではなく、印刷タイトルとして元の見出し行を繰り返すのが適切です。
1行目が見出しなら $1:$1 を設定し、まず印刷プレビューの2ページ目を確認してください。Excel for the webを使用している場合は、設定項目を探し続けるのではなく、デスクトップアプリで開いて設定するのが解決への近道です。
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