Microsoft Formsで動作確認や試験受付をしたあと、「テスト回答だけ消して、本番を0件から始めたい。でも試験時の回答は記録として残しておきたい」という場面があります。
この場合は、回答を削除する前に［コピーをダウンロード］でExcelファイルを保存し、その内容を確認してから全回答を削除するのが分かりやすい手順です。
特に注意したいのが、［Excelで結果を開く］と［コピーをダウンロード］は同じではない点です。通常のExcel連携はフォームとつながったブックとして扱われますが、［コピーをダウンロード］で取得したファイルはフォームとの接続がないため、削除前の記録を独立して保管する用途に向いています。Microsoftも、ダウンロードしたコピーはフォームとの関連や接続を持たないオフラインのExcelブックになると案内しています。([マイクロソフトサポート][1])
Microsoft Formsのテスト回答を全件消す前にExcelへ保存する方法
作業の流れは次のとおりです。
| 順番 | 作業 | 確認すること |
|---|---|---|
| 1 | 現在の回答を確認 | 削除してよい回答だけが入っているか |
| 2 | Excelのコピーをダウンロード | ファイルが保存でき、回答内容を読めるか |
| 3 | 保存内容を確認 | 回答件数や必要な項目が残っているか |
| 4 | Forms側の全回答を削除 | 本番回答が混在していないか再確認 |
| 5 | 本番受付を開始 | 回答件数がリセットされた状態を確認 |
重要なのは、保存確認を終えるまで削除しないことです。
Microsoft Formsには回答をまとめて削除する操作がありますが、「テスト回答だけを自動判定して消す」機能として使うものではありません。現在入っている回答全体を削除する前提で、対象を事前に確認しておく必要があります。Microsoftの案内でも、回答のメニューからすべての回答を削除できることが示されています。([マイクロソフトサポート][1])
まず［回答を表示］で現在の回答を確認する
最初にMicrosoft Formsで対象フォームを開き、回答画面を確認します。
Microsoftの案内では、フォームを開いて［View responses］に進むと、回答件数や回答の概要を確認できます。また、個々の回答内容も確認できます。([マイクロソフトサポート][1])
日本語環境では表示名が更新などで変わる場合がありますが、確認するポイントは次のとおりです。
- 現在の回答件数
- 入っている回答がすべて試験用か
- 本番として残すべき回答が混在していないか
- 回答内容が想定した質問項目になっているか
たとえば、テスト担当者3人が各1回回答したのであれば、削除前の回答件数も3件であることを確認します。
「たぶんテスト回答しかない」と判断してすぐ削除するのではなく、Forms上で件数と内容を一度確認してから次へ進むのが安全です。
削除前の記録は［コピーをダウンロード］で残す
回答を確認したら、削除前の控えをExcelで保存します。
Microsoftの案内では、回答画面にある［Open results in Excel］の横のドロップダウンから、［Download a copy］を選択できます。([マイクロソフトサポート][1])
日本語画面では、おおむね次の流れになります。
- 対象フォームを開く
- 回答画面を表示する
- ［Excelで結果を開く］の横にあるメニューを開く
- ［コピーをダウンロード］を選ぶ
- Excelファイルを保存する
- 保存したファイルを開いて内容を確認する
ここで重要なのは、ダウンロードしただけで完了にしないことです。
保存したExcelを実際に開き、削除前に必要な情報が入っていることを確認します。
［Excelで結果を開く］と［コピーをダウンロード］は用途が違う
試験回答のバックアップを残したい場合、ここが最も間違えやすいポイントです。
Microsoft Formsでは、Excel関連の操作が複数用意されています。
| 操作 | 特徴 | 今回の用途 |
|---|---|---|
| Excelで結果を開く | フォームとライブ接続するExcelブック | 継続的な集計向け |
| Excelデスクトップで開く | 対応環境ではフォームと接続したブックをデスクトップ版Excelで開く | 継続的な集計向け |
| コピーをダウンロード | フォームと接続しないオフラインのExcelファイル | 削除前の独立した控え向け |
Microsoftによると、通常の［Open results in Excel］を利用した場合、職場または学校アカウントではExcelブックがOneDriveに保存され、フォームとライブデータ接続を持ちます。グループフォームの場合はSharePointに保存されます。新しい回答もブックへ反映される仕組みです。([マイクロソフトサポート][1])
一方、［Download a copy］で取得したExcelブックについては、フォームとの関係や接続を持たないオフラインのブックと明記されています。([マイクロソフトサポート][1])
そのため、
「試験運用時点の回答を、その時点の記録として固定して残したい」
という目的なら、［コピーをダウンロード］を選ぶのが適しています。
Excelを保存したら回答件数と内容を確認する
ファイルを保存したら、Forms側の削除へ進む前にExcelを開きます。
最低限、次の点を確認しておきましょう。
- ファイルが正常に開ける
- 必要な質問項目が入っている
- 試験回答の内容を確認できる
- Formsで確認した回答件数と大きな食い違いがない
- 保存場所が分かる
- 必要な担当者だけが閲覧できる
Microsoftの説明では、Excelでは各質問が列として表示され、各回答が行として記録されます。また、回答IDや回答開始・完了時刻などの情報も含まれます。([マイクロソフトサポート][1])
たとえば、削除前にFormsで「5件」と確認したのであれば、Excel側にも想定した5件分の回答内容が存在することを確認しておくと安心です。
単にファイル名だけ確認するのではなく、実際にExcelを開き、中身まで確認してからFormsの回答を削除することが重要です。
控えを確認してからMicrosoft Formsの全回答を削除する
Excelの保存と確認が終わったら、Forms側の回答を削除します。
Microsoftの公式案内では、個別回答を確認する画面にある回答用の［More options］から、すべての回答を削除する操作を選択できます。([マイクロソフトサポート][1])
ここで特に注意したいのが、全回答削除は「テスト回答を判別して削除する処理」ではないことです。
たとえば次の状態であれば、すぐに全削除してはいけません。
| 現在の回答 | 全回答削除 |
|---|---|
| テスト回答だけ5件 | 本番開始前のリセット用途として検討できる |
| テスト5件＋本番1件 | 本番回答も対象になるため、そのまま実行しない |
| 回答内容を確認していない | 先に回答確認が必要 |
| Excelの控えをまだ開いていない | 保存内容を確認してから削除する |
本番受付前にリセットする場合は、削除直前にもう一度Formsの回答件数を確認すると、作業中に新しい回答が追加された場合にも気付きやすくなります。
「Excelで開いたから保存済み」と思い込まない
実務では、Excelを一度開いたことで「バックアップした」と考えてしまうケースがあります。
しかし、今回の目的では、
ライブ接続されたExcelを見ること
と、
削除前時点の独立したExcelファイルを保存すること
を分けて考える必要があります。
通常のExcel連携では、OneDriveやSharePointにフォームとつながったブックが作成されます。Microsoftも、新しい回答データがそのブックへ反映される仕組みを案内しています。([マイクロソフトサポート][1])
一方、削除前の記録として固定したファイルを残したい場合は、［コピーをダウンロード］を使用します。
作業目的ごとに分けると、次のように整理できます。
今後も回答をExcelで集計したい
［Excelで結果を開く］を利用します。
FormsとExcelを連携させ、継続して回答を確認・分析する用途に向いています。
テスト回答を削除する前に記録だけ残したい
［コピーをダウンロード］を利用します。
フォームとは接続しないExcelファイルとして、その時点の回答を保管できます。
テスト回答の控えにも個人情報が含まれる可能性がある
試験運用だからといって、Excelファイルを無制限に共有してよいとは限りません。
Microsoft Formsの回答内容によっては、次のような情報が含まれる可能性があります。
- 氏名
- メールアドレス
- 所属
- 電話番号
- 自由記述欄の内容
- 業務上の内部情報
Microsoftの案内でも、設定によってはExcelに回答者の名前やメールアドレスなどが表示されます。匿名回答を許可している場合は、名前やメールアドレスは表示されません。([マイクロソフトサポート][1])
そのため、ダウンロードしたExcelは単なる作業ファイルではなく、実際の回答データと同じ基準で保存場所や閲覧権限を管理するのが適切です。
特に組織で利用しているFormsでは、個人PCのデスクトップや多数の人が閲覧できる共有フォルダーへ安易に保存せず、組織の情報管理ルールに合った場所を選びましょう。
本番開始前は「保存→確認→削除」の順番を崩さない
Microsoft Formsをテスト運用したあとに回答をリセットする場合は、次の順番で進めると整理しやすくなります。
- Formsで現在の回答件数と内容を確認する
- ［コピーをダウンロード］でExcelを保存する
- 保存したExcelを実際に開く
- 必要な回答が保存されていることを確認する
- Formsに戻って回答件数を再確認する
- 全回答を削除する
- 本番受付を開始する
ポイントは、**Excelを保存することではなく、「保存したファイルを確認してから削除すること」**です。
また、通常の［Excelで結果を開く］はOneDriveやSharePoint上でフォームとライブ接続する仕組みであり、削除前の独立した控えを作る操作とは役割が異なります。試験回答を記録として残してから本番を0件で開始したい場合は、［コピーをダウンロード］を使い分けましょう。([マイクロソフトサポート][1])
[1]: https://support.microsoft.com/en-us/forms/check-and-share-your-form-results “Check and share your form results | Microsoft Support”
コメント