VBAを活用して、Excelで特定のプロジェクトに関するメールを効率よく整理する方法を解説します。メールの整理は、業務の生産性を向上させるための重要な要素です。多数のメールを迅速に整理できれば、その分他の作業にも集中することができます。
Excel VBAの基本
Excel VBA(Visual Basic for Applications)は、Microsoft Excelに組み込まれたプログラミング言語です。これを用いると、単純作業の自動化だけでなく、高度なデータ分析やレポート作成も可能になります。
そもそも、どこにVBAコードを書いて、どう実行すれば良いのか分からない場合は、以下の記事をご参照ください。
![](https://ittrip.xyz/wp-content/uploads/2023/09/VBA-1.gif)
背景
ビジネスシーンでのEメールは情報伝達の重要な手段であり、毎日多数のメールがやり取りされています。特にプロジェクト進行中は関連するメールが多く届き、それらのメールの整理や管理は大変です。VBAを利用すれば、これらのメールを効率的に整理することが可能です。
VBAでメールの整理
Excel VBAを用いてOutlookのメールを整理する際の基本的なフローは以下の通りです。
1. Outlookオブジェクトを起動
2. メールボックスを指定
3. 条件に合致するメールをフィルタリング
4. メール内容をExcelに転記
Sub OrganizeEmails()
Dim olApp As Object
Dim olFolder As Object
Dim olMail As Object
Dim iRow As Integer
'Outlookオブジェクトを起動
Set olApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set olFolder = olApp.GetNamespace("MAPI").GetDefaultFolder(6)
iRow = 1
'メールボックス内のメールをチェック
For Each olMail In olFolder.Items
If InStr(olMail.Subject, "プロジェクト") > 0 Then
Cells(iRow, 1).Value = olMail.ReceivedTime
Cells(iRow, 2).Value = olMail.Subject
iRow = iRow + 1
End If
Next olMail
Set olApp = Nothing
Set olFolder = Nothing
Set olMail = Nothing
End Sub
コードの詳細解説
上記のコードでは、Outlookのメールボックス内で「プロジェクト」という文字が含まれるメールの受信日時と件名をExcelに転記しています。
– `CreateObject(“Outlook.Application”)`でOutlookを操作するためのオブジェクトを作成。
– `GetDefaultFolder(6)`で受信トレイを指定しています(6は受信トレイを示す定数)。
– `InStr(olMail.Subject, “プロジェクト”) > 0`で「プロジェクト」という文字を含むメールをフィルタリング。
応用例1: 送信者ごとの整理
メールの送信者ごとにExcelの異なるシートに転記する場合のコードと解説です。
Sub OrganizeBySender()
'...(上記と同じ初期設定)
For Each olMail In olFolder.Items
If InStr(olMail.Subject, "プロジェクト") > 0 Then
shtName = olMail.SenderName
If Not Evaluate("ISREF('" & shtName & "'!A1)") Then
Sheets.Add(After:=Sheets(Sheets.Count)).Name = shtName
End If
iRow = Sheets(shtName).Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1
Sheets(shtName).Cells(iRow, 1).Value = olMail.ReceivedTime
Sheets(shtName).Cells(iRow, 2).Value = olMail.Subject
End If
Next olMail
'...(後片付け)
End Sub
応用例2: 重要度別のカラーマーキング
メールの重要度を判定し、Excel内でカラーマーキングを行う例です。
Sub ColorByImportance()
'...(上記と同じ初期設定)
For Each olMail In olFolder.Items
If InStr(olMail.Subject, "プロジェクト") > 0 Then
Cells(iRow, 1).Value = olMail.ReceivedTime
Cells(iRow, 2).Value = olMail.Subject
If olMail.Importance = 2 Then
Cells(iRow, 2).Interior.Color = RGB(255, 0, 0)
End If
iRow = iRow + 1
End If
Next olMail
'...(後片付け)
End Sub
応用例3: メール本文のキーワード検索
メールの本文に特定のキーワードが含まれているかをチェックする例です。
Sub SearchMailBody()
'...(上記と同じ初期設定)
For Each olMail In olFolder.Items
If InStr(olMail.Body, "キーワード") > 0 Then
Cells(iRow, 1).Value = olMail.ReceivedTime
Cells(iRow, 2).Value = olMail.Subject
iRow = iRow + 1
End If
Next olMail
'...(後片付け)
End Sub
まとめ
Excel VBAを利用することで、Outlookのメール整理作業を
大幅に効率化することができます。上記の基本的な手法や応用例を参考に、独自のメール整理ルーチンを構築してみてください。
VBAも良いけどパワークエリも良い
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