受付をしている間に「何階ですか」「どの入口ですか」「少し遅れます」と連絡が重なると、必要な対応を見落としやすくなります。連絡をすべて減らそうとするより、案内を見れば解決する質問と、幹事が判断する連絡を分けると整理しやすくなります。
この記事では、当日の問い合わせの分け方と、連絡先を案内する際の注意点を紹介します。共通の情報をまとめる例として、ITtripが提供する「当日ここ」を取り上げます。
幹事への連絡を3種類に分けてみる
| 連絡の種類 | 例 | 事前にできること |
|---|---|---|
| 共通情報の確認 | 場所・入口・持ち物・集合時刻 | 同じ案内ページにまとめ、送付文から見返せるようにする |
| 参加者ごとの状況 | 遅刻・入口にたどり着けない・受付で確認が必要 | 連絡先と、伝えてほしい事項を示す |
| 判断や調整が必要 | 会場が開いていない・予定どおり進められない | 担当者と代わりに対応する人を事前に決める |
場所を知らない人への道案内まで機械的に止める必要はありません。案内を見ても分からないときに連絡できる手段を残し、よくある確認を先に解決できる構成にします。
最初に出やすい質問を案内へ書く
- 何時に着けばよいか：開始時刻とは別に集合時刻を書く
- どこへ向かうか：会場名・住所・階・入口をそろえる
- 着いたら何をするか：受付へ進む、入口で待つなどを明記する
- 何を持参するか：必要な物、任意の物、持参不要の物を分ける
- 遅れたらどうするか：連絡方法と、分かる範囲で伝えてほしい内容を書く
過去のイベントで質問が来た箇所を一つずつ追記すると、実際の参加者の迷いに合わせられます。ただし、他の人の質問や個人的な事情をそのまま転載せず、全員向けの説明に直してください。
電話とメッセージの使いどころを決める
電話番号だけが書かれていると、急ぎの連絡も事前の質問も同じ番号へ集まります。どの時間に、どんな用件で使う連絡先かを添えると、参加者が選びやすくなります。対応できない時間を「いつでも」と案内しないようにします。
| 状況 | 案内の例 |
|---|---|
| 開催前の持ち物の質問 | 事前のご質問は、この案内をお送りしたメールへの返信でお知らせください |
| 当日の遅刻 | 遅れる場合は、お名前と到着見込みを幹事へお知らせください |
| 会場付近で入口が分からない | 現在見える建物や入口の表示を確認し、幹事へお電話ください |
| 電話に出られない場合 | 受付中は応答できないことがあります。つながらない場合は、案内をお送りした連絡先へメッセージをお願いします |
この例を使う際は、メールやメッセージを当日確認できる担当者がいることを確かめます。参加者が歩きながらの通話に集中しなくて済むよう、安全な場所で立ち止まって確認してもらいましょう。
連絡先は、本人が掲載に同意したものだけにする
共通の案内に書いた電話番号は、そのリンクを受け取った人からも見られます。個人の携帯番号を載せる場合は本人に確認し、イベント用の番号や普段の連絡経路で足りる場合は、必要以上に番号を増やさないようにします。
当日ここの参加者用リンクは、リンクを知っている人が閲覧できます。検索に掲載しない指定はありますが、パスワードで保護された案内ではありません。参加者名簿、個別の事情、私的な住所などをまとめて載せないでください。
Googleマップを表示する際は外部への通信が発生します。サービス側の保存内容と共有範囲は当日ここのプライバシーポリシー、地図側の情報の取扱いはGoogleのプライバシーポリシーで確認できます。
当日ここで共通案内と連絡先をまとめる
当日ここでは、日時・Googleマップ・入口写真・持ち物と同じページに「当日の連絡先」を表示できます。電話番号を入力した場合は、参加者が電話をかけるためのボタンが表示されます。番号を登録するかどうかは任意です。
- 案内作成画面で確定した当日情報を入力する
- 連絡先の名前に、参加者が分かる担当者名や役割を書く
- 掲載してよい電話番号を入力し、必要な連絡ルールを「その他のご案内」に書く
- 表示を確認し、参加者用リンクを送る
電話ボタンは電話をかける入口です。通話の受付代行、連絡の振り分け、遅刻者の一覧管理、既読確認を行う機能ではありません。受付と電話対応を別の人が担当するなら、幹事側で役割を決めておきます。
送付文に「まず案内を見てほしい」と自然に添える
当日の時刻・集合場所・入口写真・持ち物を、下記にまとめました。ご出発前にご確認ください。
（参加者用リンク）
案内を確認しても入口が分からない場合や、ご到着が遅れる場合は、ページ内の幹事連絡先へお知らせください。
大切なのは、必要な連絡を断ることではなく、迷った人が次の行動を選べることです。重要な情報は幹事側でも控え、通信できない場面に備えて普段の連絡手段を併用してください。
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