Outlookの送信済みアイテムが消えた、空になった、送ったメールが残らない場合は、再送やデータファイルの削除をする前に、どのアカウント・アプリで送ったメールなのかを確かめます。
送信済みのメールが見つからないときは、未送信、保存先の違い、同期・表示範囲、削除の順に状態を分けて確認します。
最初にOutlookの種類と送信元を確認する
| 利用している画面 | 確認方法・手順の範囲 |
|---|---|
| 従来のOutlook for Windows | 「ファイル」タブがある。この記事の「ファイル→オプション」はこの版の手順 |
| 新しいOutlook for Windows | 右上の設定から全般→Outlookについて等で確認。従来版のファイルタブを探さない |
| ブラウザーのOutlook | 個人用Outlook.com、組織のOutlook on the webを区別。同じメールアドレスで比較する |
| スマートフォンのOutlook | 設定内のヘルプ／フィードバック等で版を確認。PC版の保存設定をそのまま当てはめない |
複数のメールアドレスを登録している場合、各アカウントに送信済みフォルダーがあります。送信に使った差出人のアカウントを展開して確認してください。「ファイル」がないことだけでリボンの故障と判断する必要はありません。
症状ごとの確認先
| 症状 | 先に確認すること |
|---|---|
| メールが送信済みにない | 送信トレイに残っていないか、送信エラーが出ていないか |
| フォルダー自体が見えない | 左のナビゲーションを開き、対象アカウントを展開する |
| 一部・古いメールだけ見えない | 検索や表示条件、別フォルダー、PCの同期範囲、アーカイブ |
| 返信だけ残らないことがある | 従来版の「返信を元のフォルダーに保存する」設定と、その元フォルダー |
| 共有アドレスで送ったメールがない | 自分の送信済みと共有メールボックスの両方、管理者のコピー設定 |
| 削除後に見つからない | 削除済みアイテム、利用可能な復元機能、保持期間 |
1. 未送信と送信済みを分ける
送信トレイにメールが残っているなら、送信済みが消えた問題とは分けて扱います。接続状態、オフライン作業、送受信エラーを確認します。送信済みに見当たらないという理由だけで再送すると重複することがあるため、送信日時・宛先・エラーを先に確認してください。
送信済みフォルダーにコピーがあることも、相手が読んだことの証明ではありません。配信の問題がある場合は、配信不能通知や管理者側の確認を別途行います。
2. フォルダー表示と検索範囲を確認する
- 左側のフォルダー一覧が隠れていれば表示し、実際に送信したアカウントを展開して送信済みを選びます。
- 検索中なら検索を解除し、一覧の表示条件を確認します。メールを探すときは件名、宛先、本文の特徴、送信時期を使い、検索範囲も確認してください。
- 送信済みだけで見つからない場合は、同じアカウント内の別フォルダーやアーカイブも調べます。フォルダー名を検索欄に入力すればフォルダーそのものが必ず見つかる、という方法ではありません。
3. 従来版の送信コピー設定を確認する
従来のOutlook for Windowsでは、ファイル→オプション→メール→メッセージの保存にある「送信済みアイテムフォルダーにメッセージのコピーを保存する」を確認します。無効なら、必要な運用を確認して有効にし、OKで保存します。設定後の新しいテストメールで保存先を確認してください。設定の変更だけで過去の未保存メールが復元されるわけではありません。
Exchangeでは「受信トレイ以外のフォルダーにあるメッセージへ返信した場合、返信を同じフォルダーに保存する」の設定も確認します。有効なら返信が元のフォルダーへ保存されるため、「返信だけ送信済みに残らない」と見える場合があります。元メールのフォルダーを検索してください。
IMAPでは、サーバー側も送信コピーを作ることがあります。Microsoftの従来版手順にはアカウント設定の「送信済みアイテムのコピーを保存しない」もありますが、重複対策の設定です。保存できない状態で無条件に有効化せず、サービス側に実際のコピーがあるか確認します。新しいOutlook、Web版、スマートフォンに同じメニューがあるとは限りません。
4. WebメールとPCを比較する
ExchangeやIMAPの同じアカウントでWebメールを開き、同じ件名・日時のメールがあるか比較します。WebにはありPCにない場合は、PCの表示、検索範囲、接続や同期状態を優先して確認します。Webにもない場合は、保存先の違い、保存設定、削除・保持などを調べます。この比較だけで故障箇所が確定するわけではありません。
従来版の対応アカウントでは、オフラインに保持するメールの期間が短いと古いメールをPC上で確認できない場合があります。ファイル→アカウント設定→アカウント設定から対象アカウントの変更画面を確認し、利用可能な同期期間を調整します。同期には時間とディスク容量が必要です。この項目を新しいOutlookやすべてのアカウントへ当てはめないでください。
POP等でPCのPSTに保存した送信メールは、別端末やWebメールに同じコピーがあるとは限りません。Webに見えないことだけで削除されたとは判断せず、元のPCとデータファイルの保存場所を確認します。
5. 共有メールボックスの送信済みを確認する
Microsoft 365で共有メールボックスから送ったメールは、既定で送信者自身の送信済みに保存される場合があります。共有側だけを見て「消えた」と判断せず、個人側も確認してください。
共有側にもコピーが必要なら、管理者へ送信者としての送信か、代理送信かを伝えます。Exchange側のMessageCopyForSentAsEnabledとMessageCopyForSendOnBehalfEnabledは別の設定です。Microsoftは新しいOutlookではこのサーバー側の方法を案内しています。従来版向けのDelegateSentItemsStyleを無条件に適用すると、既存設定との組み合わせによって重複するため、まず運用と管理者設定を確認します。
6. 削除されたメールを探す・復元する
削除済みアイテムやごみ箱で対象メールを見つけたら、送信済みなど目的のフォルダーへ移動します。そこにない場合は、アカウントが対応する復元機能を確認します。
| 画面 | 削除済みから先を探す方法 |
|---|---|
| 新しいOutlook／対応するWeb版 | 削除済みアイテムを開き、一覧上部の「このフォルダーから削除されたアイテムを復元」等の復元ボタンを確認 |
| 従来のOutlook | サーバーへ接続した状態で削除済みアイテム→ホーム→「削除済みアイテムをサーバーから復元」を確認 |
| 復元ボタンがない／期限を過ぎた | アカウントの対応範囲や組織の保持期間を確認。管理者へ早めに相談する |
従来版で復元可能な領域から戻したメールは削除済みアイテムへ戻るため、そこから送信済みへ移動します。完全に削除したフォルダー自体を必ず復元できるわけではありません。保持期間はアカウントや組織の設定で異なり、「すべて30日」「Microsoft 365なら必ず復元」とは言えません。スマートフォンで操作が見つからない場合は、PCの対応する画面でも確認してください。
データファイルの一括削除をしない
Outlookのデータ保存先にはPSTやOSTがあるため、%localappdata%\Microsoft\Outlookの中身をまとめて「キャッシュ」として削除しないでください。従来版ではファイル→アカウント設定→アカウント設定→データファイルで、アカウントとファイルの対応を確認できます。
PSTの破損が疑われる場合、Microsoftはバックアップを取った上で受信トレイ修復ツールSCANPSTを案内しています。これはExchangeのサーバーメールボックスを調べるツールではなく、完全削除や修復不能のデータまで取り戻せる保証もありません。OSTの再作成についても、サーバーへ保存・同期されているかを確認し、PSTや未同期データを失わないよう管理者の案内で進めます。
バックアップと相談時に残す情報
PSTへ書き出す場合は、対象アカウント、フォルダー、サブフォルダーの範囲を確認します。従来版のキャッシュExchangeモードでは、現在のキャッシュにあるメールだけがエクスポート対象になるため、古いメールを含むかを確認してください。ファイルができたという理由だけで全期間のバックアップが完成したとは判断しません。組織のメールを外部へ保存するときは、許可された保存先・運用に従います。
- Outlookの種類・バージョン、アカウントの種類、実際の送信元
- 消えたメールの件名・日時・宛先、最後に確認できた日時
- 送信トレイ、別フォルダー、同じアカウントのWebメールとの比較結果
- 保存設定、同期期間、削除・復元画面、送受信エラーの全文
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