新しいOutlookの条件付き書式が拡張｜添付・未読・重要度でメールを色分けする方法

新しいOutlookでは、条件付き書式の判定条件が拡張され、メールサイズ、既読／未読、添付ファイルの有無、フラグ、カテゴリ、重要度を使って、メッセージ一覧を色分けできるようになりました。

設定場所は、新しいOutlook for WindowsとOutlook on the webのどちらも、基本的に「設定」→「メール」→「条件付き書式」です。Microsoft 365 Roadmap ID 503551は2026年7月30日（UTC）に更新され、ステータスは「Launched」、一般提供時期は2026年1月とされています。

受信トレイを単にカラフルにするのではなく、「未読かつ重要」「対応フラグ付き」「請求書カテゴリ」など、次に処理すべきメールを一目で判断できるルールを作るのが効果的です。

Roadmap 503551で新しいOutlookの条件付き書式はどう変わったのか

従来の新しいOutlookでも、送信者、宛先、件名に含まれる文字列などを条件にメッセージを強調できました。

Roadmap 503551では、次の6種類の条件が追加・拡張されています。

条件	主な活用例
メールサイズ	容量の大きいメールを見つける
既読／未読	未処理の未読メールを強調する
添付ファイルの有無	資料や請求書が添付されたメールを見つける
フラグ	後で対応するメールを目立たせる
カテゴリ	案件、顧客、業務区分ごとに色分けする
重要度	重要度が高く設定されたメールを強調する

対象は、新しいOutlook for WindowsとWeb版Outlookです。Roadmap上のプラットフォームは「Desktop」「Web」、クラウド環境は「Worldwide（Standard Multi-Tenant）」、リリースリングは一般提供とされています。

ただし、今回の拡張によって、従来版Outlookの条件付き書式がすべて新しいOutlookに移植されたわけではありません。Microsoftの機能比較表でも、新しいOutlookの条件付き書式は「Partially available」とされています。従来版Outlookで作成できる高度な条件が、新しいOutlookでは選べない場合があります。(Microsoft サポート)

新しいOutlookで添付・未読・重要度を条件にメールを色分けする方法

新しいOutlook for WindowsとOutlook on the webでは、ほぼ同じ手順で設定できます。

1. 新しいOutlookを開きます。
2. 画面右上の歯車アイコン「設定」を選択します。
3. 「メール」を開きます。
4. 「条件付き書式」を選択します。
5. 「ルールの追加」を選択します。
6. 分かりやすいルール名を入力します。
7. メールを判定する条件を選択します。
8. メッセージ一覧に表示するフォント色を選択します。
9. プレビューで見え方を確認します。
10. 「OK」を選択し、最後に「保存」を選択します。

Microsoftの公式手順では、条件を指定したあと、メッセージ一覧で使うフォント色を選択する流れになっています。条件付き書式は、メール本文そのものを書き換える機能ではありません。(Microsoft サポート)

未読で重要度が高いメールを赤色にする例

優先して確認すべきメールを目立たせたい場合は、次のようなルールが考えられます。

設定項目	設定例
ルール名	未読の重要メール
条件	未読
追加条件	重要度が高い
フォント色	赤
優先順位	条件付き書式一覧の上部

複数の条件を指定できる画面では、「未読」と「重要度」を組み合わせることで、すでに確認済みの重要メールまで赤く表示され続ける状況を防げます。

ただし、重要度は送信者が設定する情報です。「重要度が高い」と設定されていても、必ずしも自分にとって緊急とは限りません。送信者や件名など、別の条件と組み合わせて絞り込むと実用的です。

添付ファイル付きメールを色分けする例

添付資料の確認漏れを防ぎたい場合は、次のように設定します。

設定項目	設定例
ルール名	添付ファイルあり
条件	添付ファイルがある
フォント色	青

ただし、「添付ファイルがある」という条件だけでは、画像、資料、見積書、請求書などを区別できません。添付メールが多い職場では、次のような追加条件を検討します。

• 件名に「請求書」が含まれる
• 特定の取引先から届いた
• 「経理」カテゴリが設定されている
• 未読である

「添付あり」の条件は、添付ファイルの種類や内容を判定するものではありません。重要な添付メールだけを強調したい場合は、送信者、件名、カテゴリなどを併用するのが適切です。

フラグ付きメールをオレンジ色にする例

対応予定のメールにフラグを付けている場合は、フラグの状態を条件にします。

設定項目	設定例
ルール名	要対応フラグ
条件	フラグ
フォント色	オレンジ
優先順位	未読重要メールの次

フラグは「後で対応する」という意思表示に向いています。一方、条件付き書式はその状態を見やすくする機能です。

この2つを組み合わせることで、フラグの小さなアイコンを探さなくても、メッセージ一覧の文字色から要対応メールを判断しやすくなります。

追加された6条件の実務的な使い分け

メールサイズ

メールサイズを条件にすると、容量の大きいメールを視覚的に見つけやすくなります。

たとえば、次のような用途があります。

• メールボックス容量を圧迫しているメールを探す
• 大容量の資料が送られてきたことに気付く
• 定期的なメール整理の対象を見つける

ただし、Roadmapでは「size」と記載されているだけで、添付ファイル単体の容量を判定する機能とは明記されていません。また、利用できる比較方法や単位についてもRoadmapには詳細が掲載されていません。実際の設定画面に表示される選択肢を確認して設定してください。

容量が大きいメールが重要とは限らないため、緊急度を示す赤色ではなく、整理対象を示す灰色や青色など、別の意味を持たせると混乱しにくくなります。

既読／未読

未読メールだけを強調すれば、確認していないメールを見つけやすくなります。

ただし、未読メールが大量に残っている環境で、すべての未読を赤色にすると、受信トレイ全体が強調表示されてしまいます。

次のような絞り込みが効果的です。

• 未読かつ重要度が高い
• 未読かつ特定の上司から届いた
• 未読かつ添付ファイルがある
• 未読かつ特定カテゴリが設定されている

「未読」という状態だけではなく、未読の中で何を優先するかを決めることが重要です。

添付ファイルの有無

添付ファイル条件は、資料確認、請求書処理、申請書受付などに向いています。

一方で、日常的に添付メールを大量に受信する部署では、条件が広すぎる可能性があります。その場合は、件名、送信者、カテゴリと組み合わせて対象を絞り込みます。

フラグ

フラグ条件は、自分が後から処理するメールの可視化に向いています。

フラグを付けるだけではメッセージ一覧上で見落とすことがありますが、条件付き書式で色を変えれば、対応待ちのメールをまとまりとして把握できます。

カテゴリ

カテゴリ条件は、案件や業務の種類が明確に分かれている環境で特に有効です。

たとえば、次のように分類できます。

カテゴリ	条件付き書式の色	用途
顧客対応	紫	顧客への返信が必要
経理	青	請求書や支払い関係
人事	緑	採用や職員手続き
緊急	赤	早急な対応が必要

新しいOutlookでは、メールを右クリックして「分類」からカテゴリを割り当てられます。また、リボンの「分類」から新しいカテゴリを作成することもできます。(Microsoft サポート)

カテゴリを条件付き書式に利用する場合は、色の役割を重複させないことが大切です。カテゴリそのものの色と、条件付き書式の文字色が異なると、かえって判断しにくくなることがあります。

重要度

重要度条件は、送信時に「高い重要度」が設定されたメールを強調する用途に向いています。

ただし、重要度は送信者側の判断です。実際の対応期限や、自分の担当業務上の優先順位とは一致しない場合があります。

重要度だけで赤色にするよりも、次のような条件と組み合わせると精度が上がります。

• 重要度が高く、未読
• 重要度が高く、直属の上司から届いた
• 重要度が高く、件名に特定の案件名が含まれる

条件付き書式と受信トレイルールの違い

条件付き書式と受信トレイルールは、目的が異なります。

機能	主な目的	メールへの処理
条件付き書式	メッセージ一覧を見やすくする	表示を変更する
受信トレイルール	メール処理を自動化する	移動、転送、削除など
カテゴリ	メールに分類情報を付ける	分類ラベルを付与する
フラグ	対応予定を記録する	フォローアップ状態を付ける

条件付き書式は、対象メールの表示を変える機能です。メールを自動的に別フォルダーへ移動したり、転送したりする機能ではありません。

自動処理が必要な場合は「設定」→「メール」→「ルール」から受信トレイルールを作成します。新しいOutlookの受信トレイルールでは、条件に応じた移動や転送などを設定でき、ルールの順序も変更できます。(Microsoft サポート)

実務では、次のように使い分けると分かりやすくなります。

• 見落としを防ぎたい：条件付き書式
• 自動でフォルダー分けしたい：受信トレイルール
• 案件単位で分類したい：カテゴリ
• 後で自分が対応したい：フラグ

条件付き書式の優先順位で失敗しない設定方法

新しいOutlookでは、条件付き書式ルールは一覧の上にあるものから優先されます。複数のルールが同じメールに一致した場合は、上位のルールが優先されます。(Microsoft サポート)

そのため、対象が限定される重要なルールを上に配置します。

おすすめの並び順は次のとおりです。

1. 未読かつ重要度が高い
2. 緊急カテゴリ
3. 対応フラグ付き
4. 特定の取引先
5. 添付ファイルあり
6. サイズが大きいメール

「添付ファイルあり」のように一致するメールが多いルールを上にすると、下に置いた「未読かつ重要」といったルールの色が表示されない可能性があります。

色が想定どおりにならない場合は、条件だけでなくルールの順番も確認してください。

実務で使いやすい色分けルールの設計例

色を増やしすぎると、どの色が何を意味するのか分からなくなります。

最初は3～5種類程度に絞ると運用しやすくなります。

色	意味	条件例
赤	すぐに確認	未読かつ重要度が高い
オレンジ	対応が必要	フラグ付き
紫	特定業務	顧客対応カテゴリ
青	資料確認	添付ファイルあり
灰色	整理対象	サイズが大きい

特に注意したいのが、同じ色に複数の意味を持たせることです。

たとえば、赤色を「上司からのメール」と「重要度が高いメール」の両方に使うと、受信トレイを見ただけでは、どちらの理由で赤くなっているのか判断できません。色ごとの役割を固定し、ルール名にも目的を明記しておきましょう。

条件付き書式が表示されないときの確認ポイント

新しいOutlookを使っているか確認する

新しいOutlookと従来版Outlookでは、設定場所が異なります。

新しいOutlookでは、次の場所にあります。

設定 → メール → 条件付き書式

従来版Outlookでは、次の場所から設定します。

表示 → ビューの設定 → 条件付き書式

新しいOutlookの手順を従来版Outlookで探しても、同じ設定画面は表示されません。(Microsoft サポート)

Web版Outlookでも同じアカウントを確認する

新しいOutlook for Windowsで項目が見つからない場合は、同じアカウントでOutlook on the webを開きます。

Web版では表示され、Windowsアプリでは表示されない場合は、アプリの更新や再起動を確認します。両方で表示されない場合は、アカウント、契約、機能提供範囲を確認する必要があります。

Roadmap 503551の公開データには、最低クライアントビルドが記載されていません。そのため、「特定のビルド以上なら必ず表示される」とは判断できません。

アカウントとライセンスを確認する

Microsoftの条件付き書式サポートページでは、業務または学校アカウントと、対象となるMicrosoft 365サブスクリプションに関する注記があります。

一方、個人向けOutlook.comでは、Microsoft 365購読者向けのプレミアム機能として条件付き書式が案内されています。したがって、設定項目の表示可否は、使用しているアカウントの種類と契約内容によって確認するのが安全です。(Microsoft サポート)

ルールの順番を確認する

同じメールが複数の条件に一致している場合、一覧の上にあるルールが優先されます。

期待した色にならないときは、対象メールが別のルールにも一致していないか確認し、より重要なルールを上に移動します。

適用されるフォルダーを確認する

Microsoftのサポート情報では、新しいOutlookの条件付き書式は、下書きフォルダーを除く各フォルダーに適用されると説明されています。受信トレイだけに設定したつもりでも、ほかのフォルダーで同じ表示になる可能性があります。(Microsoft サポート)

特定フォルダーだけを目立たせたい用途では、条件付き書式ではなく、受信トレイルールで対象メールを専用フォルダーへ移動する方法も検討してください。

背景色ではなくフォント色が変わる点に注意する

公式の新しいOutlook向け手順では、メッセージ一覧に表示するフォント色を選択するよう案内されています。メール行全体の背景色を自由に塗り分ける機能とは限りません。(Microsoft サポート)

「色を設定したのに行全体が塗られない」という場合は、不具合ではなく、フォント色だけが変更される仕様である可能性があります。

管理者が展開前に確認しておきたいこと

組織で条件付き書式を案内する場合は、いきなり全利用者向けの手順書を作るのではなく、次の順序で確認すると安全です。

1. 新しいOutlook for Windowsで設定項目を確認する
2. Outlook on the webでも同じ条件が選べるか確認する
3. 業務用アカウントと共有メールボックスで動作を確認する
4. 複数ルールが一致した場合の優先順位を確認する
5. 日本語表示の条件名を確認して手順書に反映する
6. 従来版Outlook向け手順と分けて案内する

Roadmapのステータスは「Launched」ですが、公式Roadmapは公開予定や機能情報が変更される可能性がある資料です。また、Roadmap 503551には最低クライアントビルドが記載されていないため、組織内の実機で画面を確認してから案内するのが確実です。(マイクロソフト)

新しいOutlookの条件付き書式は少数の重要ルールから始める

新しいOutlookの条件付き書式では、従来の送信者や件名に加え、メールサイズ、既読／未読、添付ファイル、フラグ、カテゴリ、重要度を条件に利用できるようになりました。

設定は「設定」→「メール」→「条件付き書式」から行います。

最初に設定するなら、次の3つがおすすめです。

• 未読かつ重要度が高いメール
• 対応フラグが付いたメール
• 業務上重要なカテゴリのメール

その後、必要に応じて添付ファイルやメールサイズの条件を追加します。色を増やしすぎず、ルールの優先順位を整理することで、受信トレイを見ただけで次に確認すべきメールを判断しやすくなります。