Microsoft 365 CopilotのAgent Builderで、SharePointやOneDriveに追加したファイルが「Preparing」のままになり、質問しても内容が回答に反映されないことがあります。
この場合、まず確認すべきなのは障害ではなく、ファイルの準備処理が完了しているかです。新しくアップロードしたファイルは、Agent Builderの回答に利用できる状態になるまで数分かかる場合があります。「Preparing」と表示されている間はテスト自体はできますが、そのファイルの内容はまだ回答に使われません。数分待ったうえで、Knowledge欄上部の更新ボタンを押して状態を再読み込みしてください。Microsoft Learnの公式文書でも、2026年7月29日の更新でこの動作が明記されています。(Microsoft Learn)
Agent Builderの「Preparing」はエラーとは限らない
Agent BuilderのKnowledge欄に表示される「Preparing」は、登録したファイルが認識されていないという意味ではありません。
SharePointまたはOneDrive上のファイルを、エージェントが回答時のナレッジとして利用できるように準備している状態です。
重要なのは、次の2つを分けて考えることです。
| 状態 | エージェントの動作 |
|---|---|
| Knowledge欄に「Preparing」と表示されている | テストはできるが、新しく追加したファイルの内容は回答に使われない |
| 「Preparing」の表示が消えた | 対象ファイルの内容を使えるか、具体的な質問で確認する段階 |
| 元ファイルの名前を変更した | Agent Builder側にも変更が反映される |
| 元ファイルを削除した | 削除されたことがAgent Builder側にも反映される |
そのため、Preparing中に質問して一般的な回答が返ってきても、「ファイルを参照できている」とは判断できません。エージェントが別のナレッジや一般知識を使って回答している可能性があります。(Microsoft Learn)
ファイルがPreparingのまま使われないときの確認と更新方法
Agent BuilderのKnowledge欄を開く
対象のエージェントを編集し、次の画面を開きます。
- Microsoft 365 Copilotで対象のエージェントを開く
Configureタブを開くKnowledgeセクションを確認する- 対象ファイルの横に「Preparing」と表示されているか確認する
日本語表示では、環境や更新状況によって「Configure」が「構成」、「Knowledge」が「ナレッジ」などと表示される場合があります。
対象ファイル自体がKnowledge欄に表示されていない場合は、準備待ちではなく、ファイルの追加が完了していない可能性があります。その場合は、SharePointまたはOneDriveから対象ファイルを選び直してください。
新規アップロード直後は数分待つ
SharePointやOneDriveへ新しくアップロードしたファイルは、保存が完了した直後からAgent Builderで使えるとは限りません。
公式文書では、エージェントの回答に含められるようになるまで「数分かかることがある」と説明されています。具体的な完了時間や保証時間は示されていないため、アップロード直後に回答へ反映されなくても、すぐに設定ミスと判断する必要はありません。(Microsoft Learn)
特に次のような操作を連続して行った場合は、少し時間を置いてから確認します。
- SharePointへファイルを新規アップロードした
- OneDriveへファイルを新規アップロードした
- アップロード直後にAgent Builderへ追加した
- ファイル名を変更した直後にテストした
- 元ファイルの内容を更新した直後に質問した
Knowledge欄上部の更新ボタンを押す
数分待った後、Knowledge欄の上部にある更新ボタンを押します。
このボタンは、Knowledge欄に表示されているファイルの準備状態を手動で再読み込みするためのものです。ブラウザ全体を再読み込みする前に、まずKnowledge欄の更新ボタンを利用すると確認しやすくなります。(Microsoft Learn)
ただし、更新ボタンはファイルの準備処理を強制的に完了させるボタンではありません。
できることは、現在の状態をAgent Builderの画面へ再読み込みすることです。Preparingの表示が変わらない場合は、短時間に何度も押すのではなく、さらに時間を置いてから再確認します。
Preparingが消えたら、ファイル固有の質問で確認する
Preparingの表示が消えた後は、対象ファイルの内容を実際に使っているか確認します。
ここで「この資料を要約して」「会社について教えて」といった広い質問をすると、一般知識や別のナレッジからでも回答できてしまいます。
確認には、対象ファイルにしか書かれていない情報を使います。
例えば、ファイルに次の文章が記載されているとします。
2026年度の備品購入申請は、毎月18日の午後3時までに総務担当へ提出する。
この場合は、次のように質問します。
2026年度の備品購入申請は、毎月何日の何時までに提出しますか。
さらに確実に確認したい場合は、テスト用として固有のコードや名称をファイルへ入れておく方法もあります。
検証コード「KB-742」の対象手続きは何ですか。
一般知識では答えられない質問を使えば、対象ファイルがナレッジとして利用されているか判断しやすくなります。
回答に参照元が表示される環境では、対象のSharePointまたはOneDriveファイルが参照元に含まれているかも確認してください。
更新ボタンを押してもPreparingが続く場合の確認項目
Preparingが長く続く場合は、待機と状態更新だけでなく、ファイルやMicrosoft 365環境の条件も確認します。
対象ファイルがSharePointまたはOneDriveに存在するか
Knowledge欄へ追加した後に元ファイルが削除されていないか確認します。
Agent Builderは、SharePointまたはOneDrive上の元ファイルの名前変更や削除を検出し、変更を反映します。名前を変更しただけであれば、通常はナレッジを削除して追加し直す必要はありません。Knowledge欄の更新ボタンを押し、表示を確認します。(Microsoft Learn)
一方、ファイルを別のサイトやフォルダーへ移動した場合の挙動は、公式文書では名前変更や削除ほど明確に説明されていません。保存場所やリンクが変わった場合は、Knowledge欄に正しいファイルが残っているかを確認し、必要に応じて新しい保存先から追加し直します。
ファイルへのアクセス権があるか
SharePointまたはOneDriveのファイルをナレッジとして利用する場合、既存のアクセス権と秘密度ラベルが適用されます。
エージェントの作成者には回答できても、共有された別のユーザーには回答できない場合、対象ユーザーが元ファイルを開けるか確認してください。エージェントを共有しただけで、元のSharePointファイルやOneDriveファイルへのアクセス権が自動的に付与されるとは限りません。(Microsoft Learn)
確認する項目は次のとおりです。
- 対象ユーザーが元ファイルをブラウザで開けるか
- SharePointサイトへのアクセス権があるか
- OneDriveの共有範囲に含まれているか
- 秘密度ラベルによって利用が制限されていないか
- ファイルの共有リンクが失効していないか
利用者ごとに回答結果が異なる場合は、Agent Builderの設定より先に、元ファイルの権限を確認するのが効率的です。
対応ファイル形式か確認する
Agent Builderは、すべてのファイル形式をナレッジとして処理できるわけではありません。
公式文書で案内されている主な対応形式は次のとおりです。
| ファイルの種類 | 拡張子 |
|---|---|
| Word文書 | .doc、.docx |
.pdf | |
| PowerPoint | .ppt、.pptx |
| テキスト | .txt |
| Excel | .xls、.xlsx |
| HTML | .html。SharePointのみ対応 |
対象外の形式を使っている場合は、Word、PDF、テキストなどの対応形式へ変換してから登録します。(Microsoft Learn)
画像だけで構成されたPDFや、複雑なレイアウトを持つ資料では、ファイルを追加できても必要な情報を正確に取得できないことがあります。重要な手順や数値は、画像内だけでなく本文のテキストとして記載しておくと確認しやすくなります。
Excelは1つのシートに情報をまとめる
Microsoftは、Excelのデータを使った質問では、1つのブック内に情報を1シートでまとめた構成が適していると案内しています。
複数のシートに同じ項目名があったり、シート間参照が多かったりすると、期待した回答を得にくくなる可能性があります。Agent Builder用の資料として使う場合は、次のように整理します。
- 見出しを1行目へ配置する
- 結合セルを減らす
- 空白行や空白列を減らす
- 重要な情報を1つのシートへ集約する
- 同じ意味の項目名を統一する
- 注記をセルのコメントだけに保存しない
Preparingが解消しているにもかかわらずExcelの内容を正しく回答できない場合は、待機時間ではなくデータ構造の問題も疑います。(Microsoft Learn)
登録数の上限を確認する
1つのエージェントへ追加できる主なSharePointおよびOneDriveのナレッジには上限があります。
| ナレッジソース | 1エージェント当たりの上限 |
|---|---|
| SharePointファイル | 100ファイル |
| OneDriveファイル | 50ファイル |
| SharePointリスト | 1リスト |
大量のファイルを個別に追加している場合は、上限を超えていないか確認してください。(Microsoft Learn)
また、ファイル数を増やせば必ず回答精度が上がるわけではありません。似た内容の旧版と新版を同時に登録すると、どちらを根拠にすべきか分かりにくくなります。
運用では、次のような整理が有効です。
- 廃止済みの資料をナレッジから外す
- 最新版のファイル名に更新日や版数を入れる
- 同じ規程の旧版と新版を同時に登録しない
- 1ファイルへ無関係な内容を詰め込みすぎない
- 質問対象ごとにフォルダーやファイルを整理する
SharePointだけ追加できない場合は管理者設定を確認する
組織でRestricted SharePoint Searchが有効になっている場合、Agent BuilderのナレッジソースとしてSharePointを利用できません。
OneDriveのファイルは追加できるのに、SharePointサイトやファイルをナレッジとして利用できない場合は、Microsoft 365管理者へRestricted SharePoint Searchの設定状況を確認してください。(Microsoft Learn)
この問題は、利用者側で更新ボタンを押したり、ファイルを追加し直したりしても解消しません。テナント側の設定確認が必要です。
回答が一般論ばかりになる場合はナレッジの優先設定を確認する
Preparingが消えているのに、登録したファイルではなく一般的な説明ばかり返される場合は、Only use specified sourcesの設定も確認します。
この設定を有効にすると、Agent Builderは指定したSharePoint、OneDrive、埋め込みファイルなどのナレッジソースを優先して回答します。
ただし、この設定は一般知識を完全に遮断する機能ではありません。Microsoftの公式文書でも、「指定したソースのみ」を有効にしても一般的なAI知識を完全にはブロックできないと説明されています。ナレッジソースをより厳密に制御する必要がある場合は、Copilot Studioの利用が案内されています。(Microsoft Learn)
したがって、この設定はPreparingを解消するためのものではなく、準備完了後にファイルを優先して回答させるための設定です。
症状別の判断方法
| 症状 | 主な確認ポイント | 対応 |
|---|---|---|
| 新規ファイルがPreparingになっている | 準備処理中 | 数分待ってKnowledge欄の更新ボタンを押す |
| Preparing中でも回答が返ってくる | 別のナレッジや一般知識で回答している可能性 | 対象ファイル固有の質問で再テストする |
| Preparingが消えたが内容を回答できない | 質問内容、ファイル形式、文書構造 | 固有の質問に変更し、対応形式と内容を確認する |
| 作成者は回答できるが他の利用者は回答できない | SharePointまたはOneDriveの権限 | 対象ユーザーが元ファイルを開けるか確認する |
| SharePointをナレッジに追加できない | Restricted SharePoint Search | Microsoft 365管理者へ設定確認を依頼する |
| Excelの回答が不正確 | 複数シート、複雑な表、結合セル | 重要データを1シートへ整理する |
| 元ファイルの名前を変更した | 変更の反映待ち | 再登録せず、まずKnowledge欄を更新する |
| 元ファイルを削除した | 削除状態の反映待ち | Knowledge欄を更新し、必要なら別ファイルを追加する |
むやみに削除して追加し直す前に確認する
Preparingが続くと、ナレッジをいったん削除して再登録したくなります。しかし、最初に行うべきなのは、待機と状態の再読み込みです。
特に、元ファイルの名前変更や削除はAgent Builder側へ反映されるため、名前を変えただけで再登録する必要はありません。(Microsoft Learn)
次の順番で確認すると、不要な再設定を減らせます。
- Knowledge欄に対象ファイルが表示されているか確認する
- Preparingの場合は数分待つ
- Knowledge欄上部の更新ボタンを押す
- ファイル固有の質問でテストする
- 元ファイルの権限と秘密度ラベルを確認する
- 対応ファイル形式と登録数を確認する
- SharePointの場合はRestricted SharePoint Searchを確認する
- それでも改善しない場合に限り、ファイルの再追加を検討する
Agent Builderの「Preparing」は、多くの場合、SharePointまたはOneDriveに新しく追加されたファイルが回答用ナレッジとして準備されている状態です。Preparing中はテスト画面を利用できても、新規ファイルの内容は回答に反映されません。
まず数分待ち、Knowledge欄上部の更新ボタンで状態を再読み込みしてください。その後、ファイルにしか書かれていない情報を質問して、実際にナレッジとして利用されているか確認します。
Preparingが解消しても回答へ反映されない場合は、ファイルのアクセス権、秘密度ラベル、対応形式、Excelの構成、登録数、Restricted SharePoint Searchの順に確認すると、原因を切り分けやすくなります。
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