従来版の［投票ボタン］と、Formsを使う［Polls／投票］は別機能です。Microsoftの現行比較表では、新しいOutlookの従来型投票ボタンは非対応です。一方、職場・学校アカウントでは新しいOutlookからPollsを作成する公式手順があります。表示されない場合は、使っている版とアカウント、作りたい投票の種類を確認します。
版とアカウントによる違い
| 機能 | 条件・場所 |
|---|---|
| 従来型の投票ボタン | 従来版Outlook＋Exchangeアカウント。作成画面の［オプション］→［投票ボタンの使用］ |
| 新しいOutlookのPolls | 職場・学校アカウント。新規メールの［メッセージ］または［挿入］→［Polls］ |
| Formsの回答リンク | Formsでフォームを作成し、回答対象を設定したリンクを本文へ載せる |
新旧Outlookの公式比較表と従来型投票ボタンの公式条件を確認してください。「新しいOutlookはプレビューだから、今後必ず投票ボタンが戻る」とは案内できません。
受信側に投票ボタンが表示されない場合
送信側だけでなく、受信者のOutlookが従来型の投票ボタンに対応しているか確認します。また、Microsoftは暗号化した投票メールやIRM権限を設定した場合、受信者に投票の選択肢が表示されないと説明しています。保護が業務要件なら、表示のために解除せず、承認された代替方法を選びます。
本文に「はい／いいえ」と書いてあるだけのメールは、集計用の投票ボタンとは同じではありません。返信で回答した場合も、投票結果に自動で集計されたと決めず送信者が確認してください。
新しいOutlookでPollsを作成する
- 職場・学校アカウントの新規メールで［メッセージ］または［挿入］→［Polls］を選ぶ。
- 質問と選択肢を入力し、必要なら［選択肢の追加］を使う。
- 複数回答を許可するか確認し、投票をメールへ追加する。
- 送信前に回答対象と内容を確認する。
MicrosoftのPoll作成手順では、個人のOutlook.comやGmail等のアカウントでは作成非対応としています。管理者側のForms外部共有設定も条件に含まれるため、項目がないときはアカウントと組織設定を確認します。
受信者の回答と結果の確認
受信者はメール内の投票カード、または回答リンクから投票します。組織外の受信者や長い投票ではリンク表示になる場合があります。送信者はカードを更新して集計を確認し、詳細は［Formsで表示］から確認します。「必ずブラウザーへ移動する」「メール内で集計できない」とは限りません。
新旧Outlookが混在する組織での注意点
企業や組織によっては、すべてのユーザーが一斉に新しいOutlookへ移行しているわけではなく、混在運用のケースが見受けられます。こうした状況下で投票ボタン機能を活用しようとすると、送信者と受信者双方で互換性問題が発生します。
投票メールを送っても機能しないケース
- 送信者が古いOutlook、受信者が新しいOutlookの場合
新しいOutlook側では投票ボタンが無効化されるため、受信者が回答できません。 - 送信者が新しいOutlook、受信者が古いOutlookの場合
新しいOutlookには投票ボタンがないため、そもそも投票付きメールを送信できません。
このように組織内でアプリのバージョンが統一されていない限り、旧式の投票ボタン機能を期待するのは難しい状況です。
混在運用時の代替策
- 全社員向けに「Poll」の利用を浸透させる
新旧Outlookの差異を意識する必要がなく、リンククリックで回答してもらうだけなので、バージョン混在環境でも比較的スムーズに投票が可能です。 - 社内ポータルサイトやSharePointでアンケートを実施
Outlookに依存せず、統一的に社内WEBサイトなどで回答してもらう方法も検討できます。
Pollsが使えないときはFormsの回答リンクを送る
- Formsで必要な質問を作成する。
- ［回答を収集］で、誰が回答できるかを確認する。組織内限定の設定で外部受信者が回答できるとは考えない。
- ［リンクをコピー］で回答用リンクを取得し、Outlookの本文へ貼り付ける。
- 回答者として開けるか確認し、フォームの回答画面で結果を確認する。
Microsoftの回答収集手順に従い、回答リンクと編集・共同作業用のリンクを取り違えないでください。複数質問や自由記述が必要なら、単一のPollsとForms全体の機能を区別してフォームを作ります。
配布前に送信側と受信側で試す
組織で新旧Outlookが混在する場合は、投票方式と結果の確認先を決め、代表的な受信環境で試してから配布します。少人数の返信による回答を使う場合も、本文に回答期限と選択肢を明記し、手動集計であることを共有してください。受信メール内の表を共同編集する方式は、共有の投票集計にはなりません。
表示されないときの確認順序
従来型の投票ボタンかPollsかを確認し、Outlookの版、アカウント、組織設定、受信側の対応を調べます。従来型が非対応の環境では、利用できるPollsまたはForms回答リンクを選び、送信前に受信者が回答できることと集計先を確認してください。
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