仕事の合間やリモートワークでMicrosoft Teamsを利用していると、素早く会話の相手を見つけたいのに、チャット一覧が雑然としていてストレスを感じることはありませんか。以前のバージョンでは「連絡先ごと」に整理できていたものが、新しいTeamsではその機能がなくなったことで、不便さを感じるユーザーが増えています。
新しいTeamsで起きているチャット整理の問題
新しいTeamsでは、旧バージョンに存在していた「連絡先」でまとめてチャットを表示する機能が現状廃止されています。これまで、部署やプロジェクトチームごとにグループを作り、連絡先単位で並べ替えていた方には大きな痛手です。なぜこうした問題が起こるのか、背景を理解しておくことは、今後の使いこなしにとっても重要です。
旧Teamsとの機能差分
旧Teamsでは、連絡先をグループ単位で追加し、その中でチャット相手をまとめることができました。たとえば「経理チーム」「営業チーム」「プロジェクトA」など、普段やり取りの多いメンバーを1つのグループにまとめて管理することで、常にチャット画面をすっきり保っていた人も多いでしょう。一方、新しいTeamsではチャットタブの表示方法が刷新されており、連絡先によるソートやグループ分け表示が見当たりません。
比較表で見る旧Teamsと新Teams
以下の表は、旧Teamsと新Teamsでのチャット管理機能を簡単に比較したものです。
| 機能 | 旧Teams | 新Teams |
|---|---|---|
| 連絡先グループによる整理 | ○（グループ作成・並べ替え可能） | ×（機能が廃止されている） |
| ピン留め（お気に入り） | ○ | ○（上部にピン留めが可能） |
| 並べ替えの柔軟性 | 連絡先名ベースで自由に移動可能 | ピン留め項目のドラッグのみ。通常チャットは時系列 |
| グループチャットの作成 | ○ | ○ |
| サイドバーのカスタマイズ | 比較的簡単に可能 | 一部制限あり。拡張アプリなどで対応 |
| 検索機能 | テキスト検索＋連絡先ベース検索 | テキスト検索中心（連絡先ベースは限定的） |
上の表からもわかるように、連絡先に基づいてチャットを振り分けたり、一括管理したりといった機能が一時的に使えなくなっている現状です。日頃から複数の部署や取引先とやり取りをする方にとっては、非常に不便を感じやすい部分と言えるでしょう。
新Teamsのピン留め機能を活用する
連絡先ごとの表示がない以上、もっとも手軽な回避策として挙げられるのが「ピン留め機能の活用」です。特定の相手やグループチャットを上部にピン留めしておけば、リストが長くなっても最優先でアクセスしやすくなります。
ピン留めの基本手順
- チャットリストから、ピン留めしたい相手またはグループにカーソルを合わせます。
- 右端に表示される三点リーダー(…)をクリックします。
- ドロップダウンメニューから「ピン留め」を選択します。
- 上部にお気に入りリストが作成され、そこに選択したチャットが追加されます。
この手順を行うことで、日々連絡が必要な相手を素早く見つけられるようになります。また、新Teamsではピン留めリスト内のチャットはドラッグ＆ドロップで順番を変更できます。プロジェクトや連絡の優先度にあわせて並べ替えを行うと、より効率的な管理が可能です。
ピン留め機能の限界と注意点
ただし、このピン留め機能にもいくつかの不満点や制約があります。たとえば、グループごとにフォルダ分けのように管理したい場合は、ピン留めが単一リストしかないため細分化できません。また、環境によってはピン留めした順番がいつの間にか変わってしまうケースも報告されています。
現時点ではグループを階層構造のように扱うことはできず、ピン留め機能はあくまで「目立たせたいチャットを上に持ってくる」程度の役割しかありません。数人や数十人程度であれば対応可能ですが、頻繁にやり取りする相手が多い場合や、複数部署と同時進行で連携するような業務スタイルだと、どうしても管理が煩雑になりがちです。
その他の回避策や設定
新しいTeamsで連絡先による整理ができない以上、代替的に活用できる機能や外部ツール、または設定の工夫を駆使する必要があります。ここではいくつかのアプローチを紹介します。
タグ機能を使ってみる
Teamsには「タグ機能」が存在し、ユーザーにタグを付けてグループ化を行えます。たとえば「営業部」「マーケティング」「技術サポート」など、部門ごとにタグを作成し、メンバーに付与することで、絞り込みやメンションを簡易的に行うことが可能です。ただし、このタグ機能はチャット一覧自体を連絡先のように並べ替えてくれるわけではないので、あくまで複数人に一斉通知を行う目的で使う場合には有効ですが、「個別の相手を探す」目的にはやや不向きです。
チャット履歴の検索活用
Teams内蔵の検索ボックスを活用して、過去のチャットやメッセージをキーワードで探す方法もあります。特定の相手を探したい場合、相手の名前を入力するだけでも候補に表示されることがありますが、旧Teamsの連絡先タブのように「連絡先管理」を代替するほどの利便性はありません。会話内容やファイル添付を探す際は検索が強い味方になりますが、チャット相手そのものを一覧化して管理する使い方には向いていないのが現状です。
サードパーティーツールやプラグインの検討
現状、新しいTeamsには公式に連絡先管理機能が復活していないため、サードパーティーのツールや拡張機能を利用して疑似的にチャット一覧を整理しようとする動きもあります。たとえば、クラウドベースのコラボレーション管理ツールや、Teams向けアドオンで「チャットをカテゴリ分け」できるものも一部存在します。ただし企業環境ではセキュリティ要件が厳しく、外部ツールの導入が難しいケースもあるので注意が必要です。
「Mark all as read」しか表示されない場合の確認方法
「右端の三点リーダー(…)をクリックしても、”Mark all as read（すべて既読にする）”しか表示されない！」という声もよく聞きます。これは、対象としている部分（名前やチャット履歴など）に正しくカーソルが合っていない可能性があります。ピン留めやお気に入り追加のメニューは、チャット相手の名前そのものにカーソルを合わせたときに表示されることが多いため、下記のように操作手順を再確認してみてください。
- Teamsの左サイドバーで「チャット」を選択し、一覧に表示されているチャット相手を確認する。
- ピン留めしたい相手の名前部分にマウスを合わせる。
- 右端に三点リーダー(…)が表示されるのを待つ。
- クリックするとメニューが展開され、「ピン留め」「その他のオプション」などが現れる。
もしもこれでも表示されない場合は、Teams自体のバージョンが古い、あるいは管理者によるポリシー設定が影響している可能性もあります。組織のIT管理担当者に問い合わせるか、いったんサインアウトして再ログインするなどの基本的なトラブルシューティングも試してみましょう。
今後の機能復活の見通し
旧Teamsで好評だった「連絡先でまとめる」機能やグループ分けは、多くのユーザーが復活を望んでいるにもかかわらず、新Teamsでは現状サポートされていません。Microsoftの公式リリースノートやロードマップを定期的にチェックすると、将来的に同等機能が戻ってくる可能性が示唆されることもありますが、確定した情報はまだ少ないのが実情です。
フィードバックの送信が重要
新しい機能要望が高まれば、Microsoftが優先度を上げて対応してくれる可能性が高まります。Teamsクライアント内の「ヘルプ」→「フィードバックを送信」機能を使い、機能復活の希望を投げかけることも一つの手段です。ユーザーの声が多く集まれば、開発ロードマップに組み込まれる可能性が増します。同じ要望を抱えるチームメンバーと連携し、積極的に要望を共有してみるのもいいでしょう。
リリースノートやコミュニティの確認
Microsoft公式サイトの「Microsoft 365 Roadmap」やコミュニティフォーラムには、今後の更新予定やユーザーの要望に対する開発者の回答などが随時掲載されています。ここで気になるキーワードを使い検索することで、同様の要望や進捗がないかチェックできます。機能復活がアナウンスされれば、そこから詳細を追うことも可能です。
運用改善のポイント
連絡先ベースの機能が復活するまでの間、新しいTeamsでスムーズにチャットを管理するためには、いくつかの運用上の工夫が必要です。実際に業務でTeamsを使いこなしている人たちから得たヒントをもとに、以下のポイントを整理しました。
チャット整理のルールをチームで決める
個人が単独で工夫するだけでなく、チーム全体でチャットの使い方のルールを統一してみましょう。たとえば、部署内で会話するときは専用のチームやチャネルを立ち上げる、特定のプロジェクトごとの会話はグループチャット化するなど、操作手順を共有すると、誰がどこにいれば情報を得られるかがはっきりします。
こまめに不要なチャットを整理する
業務を進めていると、短期間だけ必要なやり取りのために作ったグループチャットや、もはや使っていない1対1チャットがリストを占拠してしまいがちです。定期的に不要チャットを削除したりアーカイブしたりして、一覧を圧縮するだけでも日々の見通しが良くなります。
なお、チャットを削除する場合は相手側からも内容が消えるわけではない点に注意しましょう。誤解が生じないよう、削除前に相手に告知しておくのもマナーです。
チャネルとチャットを使い分ける
1対1や少人数での素早いやり取りが必要なときはチャット、組織全体や複数部署にまたがる情報共有にはTeamsの「チーム」と「チャネル」を使うという使い分けを徹底するのも有効です。連絡先の概念とはやや異なりますが、プロジェクト単位でチャネルを立ち上げておけば、そこに所属するメンバーとのやり取りが一括管理できます。不要なチャットが増えないよう、チームやチャネルの設計を最適化することが重要です。
ちょっとしたテクニック：Power Automateで通知を制御
Teamsのチャットが多すぎて大切なメッセージを見落とす心配がある場合は、Microsoft 365の機能であるPower Automateを活用し、特定のキーワードや特定メンバーからのメッセージを受け取ったときにメールや携帯に通知を飛ばすことも一つの方法です。連絡先での整理ができなくても、優先度の高いメッセージに早めに気づけるよう工夫できます。
以下は簡単なサンプルフローの概念を示す疑似コードです。実際にPower Automate上で組む際のイメージとしてご参照ください。
Trigger: New message posted in Teams
Condition:
- Message contains "重要"
- OR Sender is "上司名"
Action:
- Send an email notification
- Optionally: send push notification to mobileこのように、Teamsの機能だけで不足している部分を、他のMicrosoft 365サービスと連携させることで補完するのも生産性アップにつながります。
まとめ：復活を待ちつつ現状を乗り切る
新しいTeamsのチャット機能は、リソースの効率化やUIの刷新により多くのメリットをもたらす反面、旧Teamsにあった「連絡先でまとめる」便利機能が使えなくなったことに不満を抱くユーザーは少なくありません。現時点での主な代替策はピン留め機能やチャネル運用、タグ機能の活用などが挙げられますが、どれも完全な解決策とは言い難いのが正直なところです。
ただし、MicrosoftはTeamsの機能更新を継続的に行っており、ユーザーからのフィードバックが集まれば、連絡先管理に関する機能が再実装される可能性は十分にあります。それまでの間は、チーム内での運用ルールを見直したり、検索機能やPower Automateなどを利用することで、可能な限り効率的なチャット管理を目指しましょう。
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