WordのB5文書2ページをB4用紙1枚へまとめるときは、文書のページサイズをB5のまま保ち、印刷側でB4横、2ページ/枚を指定します。文書をB4へ変更して段組みに作り直す必要はありません。Wordとプリンタードライバーの両方で2ページ集約を有効にすると4ページ相当へ縮小されるため、集約はどちらか一方だけに設定し、原稿を複製して普通紙1枚で試し刷りします。
「ページ」と「用紙」を分けて考える
Word文書内のB5は一ページの編集領域で、プリンターへ入れるB4は物理的な用紙です。二つのB5ページを内容ごと拡大して一つのB4ページへ結合するのではなく、印刷時に二ページを縮小配置します。この方法なら改ページ、ページ番号、見出し、表、画像の位置を保ったまま出力でき、印刷後も元文書はB5として再利用できます。
B判には機器や地域によって異なる表記があるため、Wordとプリンタードライバーの一覧に出るB5、B4が同じ系列かを確認してください。名称だけで判断せず、プリンターのマニュアル、用紙トレイ表示、印刷設定に表示される寸法を照合します。B4を扱えないプリンターでは、設定だけを変えても給紙エラーや自動縮小になるため、対応機種または承認された複合機を選びます。
元文書を複製してB5設定を確認する
印刷前に文書を別名で保存します。「レイアウト」の「サイズ」で文書が意図したB5になっているか、向きが縦か横か、余白が正しいかを確認します。既存文書のサイズをB4へ変更すると、表、画像、改ページ、セクション、ヘッダーが再配置される可能性があります。集約印刷だけが目的なら文書サイズは変更せず、印刷設定だけを変えます。
文書に複数セクションがあり、途中だけ用紙サイズや向きが違う場合は、各ページの設定を確認します。セクション区切りを削除すると前後のレイアウトへ影響するため、原因確認のために削除しません。まず印刷するページ範囲を限定し、同じB5縦の二ページで試します。コメントや変更履歴がある文書では、印刷するマークアップの有無も先に決めます。
Wordの印刷画面でB4横と2ページ/枚を選ぶ
Windowsデスクトップ版Wordで「ファイル」「印刷」を開き、対象プリンターを選びます。プリンターまたはプロパティ側で実際の用紙をB4にし、向きを横にします。Wordの設定下部にある「1ページ/枚」に相当する一覧から「2ページ/枚」を選びます。画面名はWordの版とドライバーで異なるため、プレビューと選択値の双方でB4横、二面付けになっているか確認します。
先にB4対応プリンターを選ばないと、B4が一覧へ出ないことがあります。自動選択のままでは別トレイのA4へ縮小される場合もあるため、用紙トレイ、用紙種類、給紙方向を確認します。組織の複合機では認証印刷や部門コードが必要な場合があります。設定を回避せず、承認されたキューとドライバーを使います。
集約設定を二重にしない
Word側の「2ページ/枚」と、プリンタープロパティの「2 in 1」「N-up」「ページ集約」は同じ目的の機能です。両方をオンにすると、Wordが二面へ縮小した結果をドライバーがさらに二面へ配置し、四ページ分の小ささになることがあります。Wordで集約するならドライバーは1ページ/枚、ドライバーで集約するならWordは1ページ/枚へ戻します。
どちらを使うかは、職場の標準手順とプレビューの確実さで決めます。Word側は文書と一緒に設定を確認しやすく、ドライバー側は複合機固有の仕上げ機能を使いやすい一方、別PCや別機種で同じ設定が再現しない場合があります。採用した側、用紙、向き、ページ順を作業メモへ残します。
異なる2ページと同じページ2部を区別する
文書の1ページ目と2ページ目を並べるなら、印刷範囲を1-2にして2ページ/枚を選びます。同じ1ページを左右へ二つ並べたい場合は、印刷するページの指定方法またはドライバーの「複数部を1枚」機能が必要です。単に部数を2へ増やすと、別々のB4用紙へ一部ずつ出る場合があります。プレビューと一枚の試し刷りで意図した重複かを確認します。
ページ順は左から右か、右から左か、上から下かを確認します。横書き文書と縦書き文書では期待する並びが異なり、ドライバーにレイアウト方向の選択肢があることもあります。ページ番号が小さくなるため、綴じる資料では並び順と裁断または折り位置を実物で確認します。
小冊子設定とは目的が違う
B5二ページをB4片面へ並べるだけなら「小冊子」「本の折り方」を選ぶ必要はありません。小冊子は両面印刷して中央で折ったときにページ順が合うよう面付けする機能です。Microsoftの小冊子手順でも、横向き、折り、綴じ代、両面印刷の短辺とじなど、単純な二ページ集約とは異なる設定が案内されています。
小冊子設定と2ページ/枚を同時に使うと、Wordがすでに面付けしたページをさらに縮小する可能性があります。完成物を中央で折って冊子にするなら小冊子の手順を採用し、単にB4一枚へB5二ページを見やすく配置するなら2ページ/枚だけを使います。目的を先に決め、試し刷りを実際に折って確認します。
印刷プレビューとPDFで確認する
Microsoftは「ファイル」「印刷」で文書をプレビューしてから出力する手順を案内しています。各ページの内容、ページ範囲、向き、コメントの有無を確認します。ただし、プリンタードライバー側の集約結果がWordのプレビューへ完全に反映されない場合があります。その場合は、組織で許可されたPDF出力またはプリンターのプレビューを使い、B4一枚の中にB5二ページが収まるか確認します。
PDFへ出力した場合は、PDF自体がB4一ページになっているのか、B5二ページのままで印刷時だけ集約するのかを区別します。別の印刷担当者へ渡すなら、期待する用紙、向き、2ページ/枚、両面の有無を明記します。PDFを作っただけで安心せず、100パーセント表示で文字切れ、画像解像度、余白、ページ順を確認します。
両面印刷と綴じ方向は別に決める
B4用紙の両面へ合計四ページを出す場合は、二ページ集約に加えて両面印刷を設定します。長辺とじか短辺とじかは用紙の向きとめくり方で決まり、一律に選べません。二枚だけを普通紙へ出し、表裏の上下と左右が正しいか、ページ順が1-2、3-4になっているかを確認してから本番用紙へ進みます。
手差し両面では、用紙の裏返し方が機種ごとに異なります。試行錯誤で機密文書を放置せず、プリンターの公式手順と職場ルールに従います。印刷キューに残った失敗ジョブを再送すると重複印刷になるため、状態を確認し、不要ジョブの取消権限がある場合だけ処理します。
ずれ、切れ、極端な縮小を切り分ける
余白が片側だけ大きい場合は、B4横の向き、同じB判系列、中央配置、ドライバーの印刷可能領域を確認します。文字や図が切れる場合は、B5文書の端まで内容が置かれていないか、フチなし印刷を誤って前提にしていないかを確認します。実際のプリンターは端に印刷できないことがあるため、B5ページ内にも安全余白を確保します。
四ページ分のように小さくなった場合は集約の二重設定、B4へ拡大された場合は2ページ/枚が外れていないかを確認します。印刷結果だけを見て文書のフォントや余白を変更すると別の出力まで崩れます。まずWord設定とプリンタープロパティを標準へ戻し、B5二ページ、B4横、集約一か所という最小構成で再テストします。
確認チェックリスト
- 元文書を複製し、文書ページはB5のままにした
- WordとプリンターでB5・B4の系列と表示寸法を確認した
- B4対応プリンター、B4用紙、横向きを選んだ
- 2ページ/枚はWordかプリンタードライバーの一方だけで有効にした
- 異なる2ページか同じページ2部かを区別した
- 単純集約では小冊子設定を併用していない
- 両面時は綴じ方向と裏返し方を普通紙で確認した
- 印刷プレビュー、PDFまたは一枚の試し刷りで最終確認した
コメント