Microsoft Teamsで「ルームの作成」ボタンが表示されない、参加者をブレークアウトルームへ移動できない場合、最初に確認するのは操作している人の役割、利用中のTeamsクライアント、会議の作成形式です。
ブレークアウトルームを管理できるのは、基本的に会議の主催者か、同じ組織内の発表者から任命されたブレークアウトルーム管理者です。さらに、管理操作はWindows版またはMac版のTeamsデスクトップアプリから行う必要があります。ブラウザー版やスマートフォン版で参加している人はルームへ移動できますが、ルームの作成や管理はできません。([マイクロソフト サポート][1])
Teamsのブレークアウトルームが使えないときの確認ポイント
まず、現在の症状を次の表で切り分けます。
| 症状 | 主な原因 | 最初に行うこと |
|---|---|---|
| ルームのボタン自体がない | 主催者・管理者ではない | 会議の役割を確認する |
| ルーム作成画面を開けない | Web版・モバイル版を使用している | Windows版またはMac版Teamsで入り直す |
| 会議前に作成項目が出ない | 招待をまだ送信していない | 参加者へ招待を送信する |
| 管理者に任命したのに操作できない | 別組織、出席者のまま、別の管理者が操作中 | 組織、発表者設定、管理権限を確認する |
| 特定の参加者だけ移動できない | 未参加、Freeアカウント、旧版、非対応端末 | 参加状態と利用環境を確認する |
| ルームを開いても開始されない | ルーム内に参加者がいない | 参加者を割り当ててから開く |
| 移動させた人がメイン会議へ戻る | 移動先のルームが閉じている | 移動先を開いてから再割り当てする |
「アプリを再インストールする」「パソコンを初期化する」といった大きな対応を始める前に、上から順番に確認することが重要です。
「ルームの作成」ボタンがない場合の原因
会議の主催者または管理者か確認する
ブレークアウトルームを作成できるのは、次のいずれかに該当する人です。
- 会議を作成した主催者
- 主催者からブレークアウトルーム管理者に任命された人
単に「発表者」に設定されているだけでは、必ずしもルームを管理できません。主催者がルーム設定から管理者として明示的に指定する必要があります。管理者は、ルームの追加・削除、参加者の割り当て、ルームの開閉、時間制限の設定などを行えます。([マイクロソフト サポート][2])
自分の役割が分からない場合は、会議の主催者に次のように確認します。
私が会議の発表者だけでなく、ブレークアウトルーム管理者として設定されているか確認してください。
管理者に任命できる人には条件がある
ブレークアウトルーム管理者として指定できるのは、原則として次の条件を満たす人です。
- 会議主催者と同じ組織に所属している
- 会議へ招待されている
- 会議の役割が発表者になっている
別の会社や学校、別テナントのアカウントで参加している人は、会議の発表者として発言や画面共有ができても、ブレークアウトルーム管理者にはできない場合があります。
また、管理者を複数指定していても、同時にルームを操作できるのは1人です。別の管理者が操作権を持っているときは、［ルーム］を開いて現在の管理者を確認し、必要に応じて［ルームの管理］を選択して操作権を引き継ぎます。([マイクロソフト サポート][1])
Windows版またはMac版のTeamsを使用する
主催者や管理者がブレークアウトルームを操作する場合は、対応するTeamsデスクトップクライアントが必要です。
Microsoftの案内では、ルームを管理できるクライアントとして次が挙げられています。
- Windows版Teams
- WindowsのVDI環境で動作する対応Teams
- Mac版Teams
一方、次の環境は参加者としてルームへ移動できますが、ルームの作成や管理には対応していません。
- Webブラウザー版
- iPhone・iPad版
- Android版
- Chromebook上のAndroid版
- Linux
- 電話による参加
主催者がブラウザー版Teamsで会議へ参加している場合は、会議を終了する必要はありません。デスクトップアプリを起動し、同じアカウントで同じ会議へ入り直してから、ブラウザー側を退出します。([マイクロソフト サポート][1])
会議前に作成する場合は招待を送信する
会議を予定表へ保存しただけでは、会議前のブレークアウトルーム作成項目が表示されないことがあります。
会議前にルームを作成する場合は、次の順番で操作します。
- Teamsの［カレンダー］を開く
- 対象の会議を作成する
- 参加者を設定して招待を送信する
- 予定表から対象の会議を開く
- ［イベントを表示］を選択する
- ［その他のオプション］から［ブレークアウトルーム］を開く
- ［ルームを作成］を選択する
会議前のブレークアウトルーム項目は、参加者へ招待を送信した後に表示されます。また、会議前にルームを作成し、参加者を事前割り当てできるのは主催者です。([マイクロソフト サポート][2])
会議の作成形式を確認する
ブレークアウトルームは、すべてのTeams会議で同じように利用できるわけではありません。
利用できる主な会議形式は次のとおりです。
- 予定表から作成した通常の会議
- ［今すぐ会議］で開始した会議
- 標準チャネルで予定した会議
- 標準チャネルから開始した［今すぐ会議］
一方、プライベートチャネルまたは共有チャネルで作成した会議では、ブレークアウトルームのボタンが表示されない場合があります。
ここで注意したいのは、「通常の予定済み会議」と「プライベートチャネル会議」は別物であることです。少人数向けの非公開会議だから使えないのではなく、プライベートチャネルや共有チャネルに紐づけて作成したことが原因になります。([マイクロソフト サポート][1])
対応が必要な場合は、チャネルに紐づけず、Teamsの［カレンダー］から通常の会議を新しく作成します。
正しい組織アカウントで参加しているか確認する
Microsoft Teamsでは、1人が複数の職場・学校アカウントへ参加していることがあります。
たとえば、会議は「自治体A」のアカウントで作成したのに、操作する人が「団体B」のゲストアカウントで参加していると、同一人物であっても主催者や管理者として認識されない可能性があります。
Teams右上のプロフィールから、現在選択している組織とアカウントを確認してください。招待を受け取ったアカウントと、実際に会議へ参加しているアカウントが一致しているかも確認します。
別組織の参加者は会議やルームに参加できる場合がありますが、主催者と異なる組織のアカウントでは、ブレークアウトルーム管理者として操作できません。([マイクロソフト サポート][1])
組織のポリシーで無効化されていないか確認する
役割、クライアント、会議形式に問題がないのにルームのボタンが表示されない場合は、Microsoft Teamsの管理ポリシーでブレークアウトルームが無効化されている可能性があります。
一般ユーザーはこの設定を変更できません。組織のTeams管理者へ、次の情報を添えて確認を依頼します。
- 会議の作成方法
- 主催者のアカウント種別
- 操作している人の役割
- Windows版、Mac版、Web版などの利用環境
- 問題が発生した日時
- ルームボタンが表示されていない画面
- 同じ組織か別組織か
スクリーンショットを送る場合は、メールアドレス、氏名、会議URL、参加者一覧など、不要な個人情報を隠します。トークン、秘密鍵、回復キーなどを画像へ含めてはいけません。
参加者をブレークアウトルームへ移動できない場合
参加者が会議へ入っているか確認する
参加予定者として会議に招待されていても、現在会議へ参加していなければ、ルームへ移動できない場合があります。
まず参加者一覧を開き、対象者が次のどの状態か確認します。
- 会議へ参加済み
- ロビーで待機中
- 招待済みだが未参加
- 一度退出した
- 別の端末から再接続中
ロビーにいる参加者は、先にメイン会議へ入室させます。その後、ブレークアウトルームの参加者一覧を開き、対象者を再度割り当てます。
事前割り当てした参加者が、ルームを開いた後に遅れてメイン会議へ入った場合、自動的に開いているルームへ移動しないことがあります。この場合も手動で再割り当てします。([マイクロソフト サポート][1])
Teams Freeアカウントで参加していないか確認する
Microsoft Teamsの無料アカウントでサインインしている参加者は、ブレークアウトルームへ追加・割り当てできない場合があります。
会社や学校から発行されたアカウントを持っている人が、誤って個人用のMicrosoftアカウントで参加しているケースもあります。
対象者には、いったん会議を退出してもらい、次を確認してから入り直してもらいます。
- Teams右上のプロフィールを開く
- 現在のアカウントを確認する
- 必要に応じて職場または学校アカウントへ切り替える
- 元の会議招待から入り直す
Microsoftの案内でも、Teams Freeアカウントで参加している人は、ブレークアウトルームへの追加や割り当てに対応していないとされています。([マイクロソフト サポート][2])
Teamsを最新版へ更新する
古いTeamsを使用している参加者は、ルームへ正常に移動できない場合があります。
対象者に次の操作を依頼します。
- Teams右上の［設定など］を開く
- 更新に関する項目を確認する
- Teamsを終了する
- Teamsを再起動する
- 会議へ入り直す
組織によって更新方法が管理されている場合は、利用者側で更新できないことがあります。その場合は情報システム担当者へ確認します。
特定の1人だけ移動できず、ほかの参加者は正常に移動できる場合は、主催者側の設定よりも、対象者のアカウント、Teamsのバージョン、端末環境を優先して確認すると効率的です。([マイクロソフト サポート][1])
非対応の会議室端末やCVIを使用していないか確認する
会議室設備や他社製ビデオ会議システムからCVI経由でTeams会議へ参加している場合、ブレークアウトルームへの移動に対応しないことがあります。
対象者が会議室端末から参加している場合は、可能であれば次の方法へ切り替えます。
- Windows版Teams
- Mac版Teams
- スマートフォン版Teams
- 対応ブラウザーからのTeams参加
スマートフォン版やブラウザー版はルームの管理には使えませんが、参加者としてルームへ移動することは可能です。([マイクロソフト サポート][1])
「自動的にルームへ移動」が無効になっていないか確認する
ルームを開いても参加者がすぐ移動しない場合は、ルーム設定の自動移動が無効になっている可能性があります。
主催者または管理者は、会議中に次を確認します。
- 会議コントロールから［ルーム］を開く
- ［ルームの設定］を開く
- 参加者を自動的にルームへ移動する設定を確認する
- 必要に応じて有効にする
- 設定を保存する
- ルームを開き直す
自動移動を無効にしている場合、参加者側にルームへ参加するための案内が表示され、本人が参加操作を行う必要があります。設定を無効にしたまま「移動できない」と判断しないようにしましょう。([マイクロソフト サポート][2])
参加依頼を送り直す
参加者を割り当てたのにルームへ入らない場合は、対象者へ参加依頼を送り直します。
- 会議コントロールから［ルーム］を開く
- 対象者の名前へマウスを合わせる
- ［その他のオプション］を開く
- 参加を依頼する項目を選択する
- 対象者側でルームへの参加を承認する
参加者が通知を閉じた、別の画面を共有していて通知に気づかなかった、といった場合にも有効です。([マイクロソフト サポート][1])
ルームの開閉状態を確認する
参加者の割り当て先が閉じたルームの場合、想定どおりに移動しないことがあります。
特に、開いているルームから閉じたルームへ参加者を移動すると、その参加者はいったんメイン会議へ戻ります。これは障害ではなく、Teamsの動作上の制約です。([マイクロソフト サポート][1])
参加者を別のルームへ移す場合は、次の順番で操作します。
- 移動先のルームが開いているか確認する
- 対象者を移動先へ再割り当てする
- 必要に応じて参加依頼を送る
- 対象者がルームへ入ったことを確認する
正常な動作を障害と勘違いしやすいケース
空のルームは開かない
参加者が1人も割り当てられていない空のルームは、［すべてのルームを開く］を実行しても開かないことがあります。
また、制限時間を設定したルームでも、誰も参加しなければ開かない場合があります。ルーム一覧で一部だけ「閉じています」と表示されても、空室であれば異常とは限りません。([マイクロソフト サポート][1])
参加者が全員退出するとルームが閉じる
時間制限を設定していても、そのルームから参加者が全員退出すると、残り時間がある状態でルームが閉じることがあります。
「設定した時間より早く閉じた」という場合は、ルーム内に参加者が残っていたかを確認します。([マイクロソフト サポート][1])
ルームを閉じるとメイン会議へ戻る
ルームを閉じたとき、参加者がメイン会議へ戻るのは正常な動作です。
また、参加者がいるルームを削除する場合も、先に別のルームへ再割り当てするか、ルームを閉じてメイン会議へ戻す必要があります。([マイクロソフト サポート][2])
管理者を複数指定しても同時操作はできない
複数のブレークアウトルーム管理者を設定することはできますが、実際にルームを制御できるのは同時に1人だけです。
管理者に任命されているのに操作できない場合は、別の管理者がルームの制御権を持っていないか確認します。会議中の［ルーム］画面には、現在誰が管理しているかが表示されます。([マイクロソフト サポート][2])
会議中にルームを作成して参加者を移動する手順
会議中に新しくブレークアウトルームを作成する場合は、次の順番で操作します。
- Windows版またはMac版Teamsで会議へ参加する
- 会議コントロールの［ルーム］を選択する
- 作成するルーム数を指定する
- 自動割り当てまたは手動割り当てを選択する
- ［ルームを作成］を選択する
- 必要に応じて参加者を各ルームへ割り当てる
- ［ルームを開く］を選択する
- 移動しない参加者には参加依頼を送る
会議開始後、最初の作成時に手動または自動の割り当て方法を選べます。ただし、会議途中で追加した参加者などについては、後から自動割り当てできない場合があるため、手動での割り当てを前提にしておくと確実です。([マイクロソフト サポート][2])
解決しない場合に確認する順番
原因が分からない場合は、次の順番で確認すると効率的です。
- 操作している人が主催者か確認する
- 管理者の場合は、同じ組織の招待済み発表者か確認する
- Windows版またはMac版Teamsへ切り替える
- 会議がプライベートチャネルや共有チャネルで作成されていないか確認する
- 会議前の操作なら、招待を送信済みか確認する
- 正しい組織アカウントで参加しているか確認する
- 対象者がメイン会議へ参加済みか確認する
- 対象者がTeams Freeアカウントでないか確認する
- Teamsを更新して会議へ入り直す
- 移動先のルームを開き、再割り当てと参加依頼を行う
- 組織のTeams管理ポリシーを管理者へ確認する
多くのケースでは、主催者・管理者の役割、デスクトップアプリ、会議形式、参加者のアカウント状態のいずれかを見直すことで解決できます。
まず主催者がWindows版またはMac版Teamsで会議へ入り、［ルーム］が表示されるか確認してください。ボタンが表示されたら、対象者が会議へ参加済みであることと、移動先ルームが開いていることを確認し、再割り当てと参加依頼を実行するのが最も確実です。
[1]: https://support.microsoft.com/en-us/teams/meetings/breakout-rooms-troubleshooting-guide-in-microsoft-teams “Breakout rooms troubleshooting guide in Microsoft Teams | Microsoft Support”
[2]: https://support.microsoft.com/en-us/office/manage-breakout-rooms-in-microsoft-teams-7de1f48a-da07-466c-a5ab-4ebace28e461 “Manage breakout rooms in Microsoft Teams | Microsoft Support”
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