SharePoint の「Manage site storage limits in SharePoint in Microsoft 365」で最初に押さえるべきポイントは、サイトごとの容量を細かく管理する機能ではなく、組織全体の SharePoint ストレージをどう配分するかを決める管理設定だという点です。基本は「自動管理」のままで問題ありませんが、部門別の容量統制、プロジェクト単位の上限管理、ストレージ逼迫時の原因切り分けが必要な組織では「手動管理」も検討対象になります。
Microsoft 公式ドキュメントでは、SharePoint の容量はライセンス数などに基づいて決まり、既定では全サイトが中央のストレージプールから必要な分を使用する仕組みと説明されています。手動設定から自動設定へ戻すと、各サイトの上限が 25 TB、つまり 25,600 GB にリセットされる点は、管理者が特に注意すべき更新ポイントです。(Microsoft Learn)
SharePoint の「Manage site storage limits」で確認すべき更新ポイント
「Manage site storage limits in SharePoint in Microsoft 365」は、SharePoint 管理センターでサイトのストレージ制限を確認・設定するための公式ガイドです。
この記事で扱う主な論点は、次の4つです。
| 確認項目 | 管理者が見るべきポイント |
|---|---|
| 影響範囲 | SharePoint サイト、Teams に紐づくチームサイト、チャネルサイト、Multi-Geo 環境 |
| 設定変更 | 自動管理と手動管理の切り替え、サイト別上限、通知しきい値 |
| 移行期限 | 公式情報上、この設定変更に伴う一律の移行期限は示されていない |
| 管理者の対応 | 現在の使用量、上限設定、通知、追加容量、不要データ削除・アーカイブ方針の確認 |
特に重要なのは、「サイト単位の最大値」と「組織全体で使える容量」は別物という点です。サイト上限に 25,600 GB を入力できても、組織全体の SharePoint ストレージがそれだけあるとは限りません。公式情報でも、入力可能な最大値は 25,600 GB だが、組織全体のストレージ量より大きい場合があると説明されています。(Microsoft Learn)
SharePoint ストレージ制限の基本
SharePoint in Microsoft 365 のストレージは、個々のサイトに最初から固定で割り当てるというより、組織全体の容量プールを複数サイトで共有する考え方が基本です。
Microsoft 公式の SharePoint limits では、多くの Microsoft 365 Business、Enterprise、Office 365、SharePoint Online プランにおいて、組織全体の SharePoint ストレージは「1 TB + 購入済み対象ライセンスごとに 10 GB」を基準に計算されると説明されています。ただし、プランや教育機関向けテナントなどでは条件が異なる場合があります。(Microsoft Learn)
サイト上限とテナント容量の違い
SharePoint の容量管理では、次の2つを分けて考える必要があります。
| 種類 | 意味 | 実務上の注意点 |
|---|---|---|
| テナント全体の容量 | 組織全体で利用できる SharePoint ストレージ | ライセンス数、追加ストレージ、プラン条件に左右される |
| サイトごとの容量上限 | 特定のサイトが使える最大容量 | 手動管理時にサイト単位で設定する。最大入力値は 25,600 GB |
たとえば、組織全体の容量が 3 TB しかない状態で、特定サイトに 25 TB の上限を設定しても、実際に 25 TB まで安全に使えるわけではありません。テナント全体の容量が先に不足すれば、他サイトも含めて影響が出ます。
自動管理と手動管理の違い
SharePoint のサイトストレージ制限には、主に「自動」と「手動」の2つの考え方があります。
| 管理方式 | 特徴 | 向いている組織 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 自動 | 全サイトが中央のストレージプールから必要な分を使用する | 一般的な企業、サイト数が多い組織、運用負荷を下げたい組織 | 特定サイトの肥大化に気づきにくい場合がある |
| 手動 | サイトごとに容量上限を指定する | 部門別課金、プロジェクト別管理、教育機関、容量統制が厳しい組織 | 上限が低すぎると業務停止や申請対応が増える |
公式ドキュメントでは、既定では SharePoint ストレージは中央プールとして利用され、サイトは必要なときに必要な容量を使うと説明されています。手動で細かく割り当てたい場合は、ストレージ管理オプションを「Manual」にして、サイトごとの容量上限を指定します。(Microsoft Learn)
基本は自動管理でよい
多くの企業では、自動管理のまま運用する方が現実的です。理由は、サイトごとの容量を細かく調整し続ける作業が不要になるためです。
たとえば、営業部門の資料サイト、社内ポータル、Teams のチームサイトが多数ある場合、各サイトの容量を個別に見積もって管理するのは手間がかかります。自動管理なら、利用頻度やファイル増加に応じて容量プールから利用されるため、管理者の細かな再配分作業を減らせます。
手動管理が向いているケース
一方で、次のようなケースでは手動管理も有効です。
| ケース | 手動管理が有効な理由 |
|---|---|
| 部門ごとにストレージ使用量を統制したい | 部門サイトごとに上限を設け、過剰利用を防げる |
| プロジェクト終了後もファイルが増え続ける | 一定容量で抑制し、整理やアーカイブのきっかけにできる |
| 教育機関・研究機関でサイト数が多い | 授業、研究室、年度単位で容量ルールを作りやすい |
| Teams 作成によるサイト増加を管理したい | Teams に紐づく SharePoint サイトの肥大化を把握しやすい |
ただし、手動管理は「制限できる」反面、管理者の運用負荷が増えます。容量不足の申請、上限変更、通知対応、サイト所有者との調整が必要になるため、ルールを決めずに導入すると逆に混乱します。
影響範囲：どのサイト・ユーザーに関係するのか
SharePoint のサイトストレージ制限は、SharePoint 管理センターで管理されるサイトに関係します。代表的には、次のようなサイトです。
| 対象 | 影響内容 |
|---|---|
| SharePoint チームサイト | ドキュメントライブラリ、リスト、ページなどの保存容量に影響 |
| コミュニケーションサイト | 社内ポータル、ニュース、公開資料などの容量管理に影響 |
| Teams に紐づくサイト | Teams の「ファイル」タブに保存されるデータは SharePoint に保存されるため影響する |
| チャネルサイト | 管理センターでチャネルサイト列から対象サイトを確認する必要がある |
| Multi-Geo 環境 | 現在の geo と他 geo の使用量を確認する運用が必要 |
公式手順では、チャネルサイトの場合は SharePoint 管理センターの Active sites で「Channel sites」列のリンクから対象サイトを選択すると説明されています。Teams を多用している組織では、通常のサイトだけでなく、チャネルサイトも容量確認の対象に含める必要があります。(Microsoft Learn)
Teams 利用組織では特に注意
Teams でチームを作成すると、多くの場合 Microsoft 365 グループに紐づく SharePoint チームサイトが作成されます。SharePoint 側だけを見ていると、「誰が作ったか分からないサイトが増えている」と感じることがあります。
Microsoft のサイト作成管理に関する公式情報でも、Microsoft 365 グループが作成されると SharePoint サイトも作成されると説明されています。サイト作成を制限する場合は、SharePoint の設定だけでなく、Microsoft 365 グループや Teams の作成権限も合わせて確認する必要があります。(Microsoft Learn)
SharePoint 管理センターでストレージを確認する手順
まずは、組織全体でどれだけ SharePoint ストレージを使っているかを確認します。
組織全体の容量を確認する
SharePoint 管理者または必要な管理権限を持つアカウントで、SharePoint 管理センターの「Active sites」を開きます。画面右上に、利用可能なストレージとサブスクリプション全体のストレージが表示されます。
Multi-Geo を構成している場合は、バーにポインターを合わせることで、現在の geo と他の geo の使用量を確認できます。(Microsoft Learn)
確認時の注意点は、表示される使用量がリアルタイムではないことです。公式ドキュメントでは、ストレージ使用量には直近 24〜48 時間の変更が含まれないと説明されています。また、SharePoint の容量は 1 GB = 2³⁰ バイトの binary GB で計算されます。(Microsoft Learn)
確認すべき数値
管理者は、単に「残容量があるか」だけでなく、次の観点で確認します。
| 確認項目 | 判断の目安 |
|---|---|
| テナント全体の使用率 | 80%を超えたら容量増加ペースを確認する |
| 急増しているサイト | Teams 会議録画、動画、バックアップ置き場化を疑う |
| 大容量サイトの所有者 | 継続利用か、整理対象か、アーカイブ対象かを確認する |
| ごみ箱の容量 | 不要データ削除後も容量が戻らない原因になる |
| 手動上限に近いサイト | 業務停止前に通知・上限変更・整理を検討する |
Microsoft の SharePoint limits では、サイトのごみ箱が使用する容量も組織全体のストレージ制限に含まれるため、定期的な監視と空にする運用が推奨されています。(Microsoft Learn)
自動・手動のサイトストレージ制限を設定する手順
SharePoint 管理センターで、サイトストレージ制限の管理方式を切り替えられます。
自動または手動に切り替える
手順は次の通りです。
| 手順 | 操作 |
|---|---|
| 1 | SharePoint 管理センターを開く |
| 2 | 「Settings」を開く |
| 3 | 「Site storage limits」を選択する |
| 4 | 「Automatic」または「Manual」を選択する |
| 5 | 「Save」を選択する |
ここで注意すべきなのは、以前に手動でサイト上限を設定していた組織が自動管理に切り替えると、SharePoint がすべての制限を 25 TB、つまり 25,600 GB にリセットする点です。(Microsoft Learn)
これは「各サイトが必ず 25 TB 使えるようになる」という意味ではありません。あくまでサイト側の上限値がリセットされるだけで、組織全体の容量はライセンスや追加ストレージに基づく範囲内です。
個別サイトのストレージ上限を設定する
手動管理にした場合、サイトごとの上限を設定できます。
| 手順 | 操作 |
|---|---|
| 1 | SharePoint 管理センターの「Active sites」を開く |
| 2 | 対象サイトを選択する |
| 3 | 「General」タブの「Storage limit」で「Edit」を選択する |
| 4 | サイトの最大ストレージを GB 単位で入力する |
| 5 | 必要に応じて通知をオンにし、通知する使用率を指定する |
| 6 | 「Save」を選択する |
公式ドキュメントでは、サイトが上限に近づいたときに管理者とサイト所有者が通知を受け取れるよう、メール通知を設定することが推奨されています。(Microsoft Learn)
通知設定は「運用できるしきい値」にする
通知はオンにするだけでは不十分です。通知しきい値を低すぎる値にすると、通知が多すぎて無視されます。高すぎる値にすると、対応が間に合いません。
実務では、次のように段階を分けると管理しやすくなります。
| 使用率 | 対応例 |
|---|---|
| 70% | サイト所有者に整理を依頼する |
| 80% | 大容量ファイル、不要なバージョン、古いフォルダーを確認する |
| 90% | 上限引き上げ、アーカイブ、追加容量購入を判断する |
| 95%以上 | 業務影響が出る前提で緊急対応する |
すべてのサイトで同じしきい値にする必要はありません。重要な業務サイトや全社ポータルは余裕を持たせ、短期プロジェクトサイトは厳しめに設定するなど、サイトの性質に合わせて決めるのが現実的です。
サイトが容量不足になったときの動き
サイトがストレージ不足になった場合、サイト管理者はサイト設定から「Storage Metrics」を開き、「Request more quota」を選択して追加容量を要求できます。この操作により、組織のグローバル管理者へストレージ要求メールが送信されます。(Microsoft Learn)
ただし、要求メールを受け取ってから判断する運用では、対応が後手に回りがちです。特に手動管理を採用している組織では、サイト所有者に次の情報を添えて申請してもらうルールを作ると、判断が早くなります。
| 申請時に確認したい項目 | 理由 |
|---|---|
| 追加したい容量 | 一時的な増加か、継続的な増加かを判断するため |
| 増加の理由 | 動画、ログ、移行データ、Teams 利用など原因を把握するため |
| 整理済みかどうか | 不要データを残したまま上限だけ増やすのを避けるため |
| サイトの利用期限 | 終了予定のあるプロジェクトならアーカイブ候補になるため |
| 業務影響 | 緊急度を判断するため |
容量不足時の選択肢
SharePoint の組織全体の容量が不足した場合、対応は大きく3つあります。
| 対応 | 向いているケース | 注意点 |
|---|---|---|
| 追加ストレージを購入する | 今後も容量増加が続く | コスト管理が必要 |
| 不要データを削除する | 明らかに不要なファイルが多い | ごみ箱や保持ポリシーの影響で即時に容量が戻らない場合がある |
| 非アクティブコンテンツをアーカイブする | 保持は必要だが日常利用しない | 復元要件、検索性、コストを確認する |
Microsoft のトラブルシューティング情報では、SharePoint のストレージクォータを超えた場合、追加ストレージや追加ライセンスの購入、非アクティブコンテンツのアーカイブ、不要コンテンツの削除が選択肢として示されています。容量超過時には、サイトが読み取り専用になり、変更を保存できなくなる可能性も説明されています。(Microsoft Learn)
Microsoft 365 SharePoint Storage との関係
2026年時点では、SharePoint の容量不足への対応として、従来の Office 365 Extra File Storage に加え、Microsoft 365 SharePoint Storage という従量課金型の選択肢も公式情報で案内されています。
Microsoft 公式情報では、Microsoft 365 SharePoint Storage は 2026年6月時点で商用テナント向けにパブリックプレビューとして提供され、教育機関、GCC、Microsoft 365 operated by 21Vianet などでは対象外とされています。また、この仕組みに登録している間は、テナントがクォータ内と見なされるため、クォータ関連のメール通知や SharePoint 管理センターのバナー通知を受け取らないと説明されています。(Microsoft Learn)
ここで重要なのは、サイトストレージ制限の管理と、追加容量の課金・購入は別の論点ということです。
サイトごとの上限を適切に設定していても、テナント全体の容量が足りなければ容量不足になります。逆に、追加容量を購入しても、手動管理でサイト上限が低いままなら、そのサイトは上限に達します。
移行期限はあるのか
今回の「Manage site storage limits in SharePoint in Microsoft 365」の内容について、公式情報上、すべての管理者が特定日までに設定を変更しなければならないという一律の移行期限は示されていません。
そのため、この記事で扱う対応は「期限付きの強制移行」ではなく、SharePoint ストレージ管理を見直すための運用確認として捉えるのが適切です。
ただし、次のような組織では早めに確認しておくべきです。
| 組織の状況 | 早めに確認すべき理由 |
|---|---|
| Teams のチーム数が急増している | 背後で SharePoint サイトも増えている可能性が高い |
| 大容量ファイルや動画を SharePoint に保存している | テナント全体の容量を圧迫しやすい |
| 手動で容量上限を設定している | 低すぎる上限で業務が止まる可能性がある |
| Multi-Geo を使っている | geo ごとの使用状況を見落としやすい |
| 追加ストレージや従量課金を検討している | 通知や課金管理の挙動が変わる可能性がある |
管理者が確認すべきチェックリスト
SharePoint 管理者は、まず次の項目を確認してください。
| チェック項目 | 確認内容 |
|---|---|
| 現在の管理方式 | 自動か手動か |
| テナント全体の使用量 | 残容量と増加ペース |
| 大容量サイト | 上位サイトの所有者、用途、増加理由 |
| Teams 関連サイト | チームサイト、チャネルサイトの容量 |
| 通知設定 | サイト所有者に通知されるか |
| 手動上限 | 業務実態に対して低すぎないか |
| ごみ箱・古いデータ | 不要データが容量を圧迫していないか |
| 追加容量の選択肢 | Extra File Storage、Microsoft 365 SharePoint Storage、アーカイブの比較 |
| 権限 | グローバル管理者に依存しすぎていないか |
公式ドキュメントでは、グローバル管理者は非常に強い権限を持つため、緊急時など既存ロールで対応できない場合に限定し、できるだけ低い権限のロールを使うことが推奨されています。SharePoint の容量確認や設定変更も、可能な限り SharePoint 管理者など適切なロールで運用するのが安全です。(Microsoft Learn)
よくある失敗と回避策
25 TB まで設定できるので安心だと思い込む
サイト上限の最大入力値は 25,600 GB ですが、これは組織全体の容量を増やす設定ではありません。テナント全体の容量が不足すれば、サイト上限に余裕があっても影響を受けます。
回避策は、サイト上限だけでなく、テナント全体の使用率と増加ペースを定期的に確認することです。
手動管理にしたまま放置する
手動管理は、運用ルールがあって初めて効果を発揮します。上限値を一度設定したまま放置すると、業務拡大に追いつかず、サイト所有者からの容量追加依頼が頻発します。
回避策は、月次または四半期ごとに大容量サイトと上限到達サイトを確認し、必要に応じて上限を見直すことです。
自動管理へ戻したときのリセットを見落とす
手動管理から自動管理へ戻すと、サイト上限が 25 TB にリセットされます。部門別に厳密な容量制限をしていた組織では、この変更が統制の緩みに見える場合があります。
回避策は、切り替え前に現在のサイト上限一覧をエクスポートし、関係部門へ影響を説明してから変更することです。
ストレージ使用量をリアルタイムだと思って判断する
SharePoint 管理センターの使用量は、直近 24〜48 時間の変更を含まない場合があります。大規模な移行、削除、アーカイブ作業の直後に数値が変わらなくても、すぐに失敗と判断しない方がよいです。(Microsoft Learn)
回避策は、大量削除や移行後は少なくとも翌日以降に再確認し、作業ログと照合することです。
Teams 由来のサイトを見落とす
ユーザーが Teams を作成すると、関連する SharePoint サイトも増える場合があります。SharePoint 管理者が Teams の運用状況を把握していないと、ストレージ増加の原因が分かりにくくなります。
回避策は、Teams 管理者、Microsoft 365 グループ管理者、SharePoint 管理者でサイト作成ポリシーをそろえることです。
グローバル運用での考え方
グローバル企業や複数拠点で SharePoint を使う組織では、単に容量上限を設定するだけでは不十分です。地域、部門、言語、法規制、データ保持要件が異なるため、次のような共通ルールを作ると運用しやすくなります。
| ルール | 内容 |
|---|---|
| サイト分類 | 全社ポータル、部門サイト、プロジェクトサイト、Teams サイトを分類する |
| 標準上限 | サイト種別ごとに初期容量の目安を決める |
| 通知先 | サイト所有者、部門管理者、IT 管理者の誰に通知するか決める |
| 増量申請 | 追加容量の申請フォーマットを統一する |
| 終了処理 | プロジェクト終了後の削除・アーカイブ・保持期間を決める |
| 監査頻度 | 月次、四半期、半期など定期確認の頻度を決める |
特に Multi-Geo 環境では、全体容量だけでなく、地域ごとの利用状況も見ておく必要があります。拠点ごとに利用傾向が異なる場合、日本では少なくても欧米拠点で急増している、といったケースが起こり得ます。
実務でおすすめの運用パターン
多くの組織では、次の運用が現実的です。
| サイト種別 | 推奨管理方式 | 運用例 |
|---|---|---|
| 全社ポータル | 自動または大きめの手動上限 | 業務影響が大きいため余裕を持たせる |
| 部門サイト | 自動管理 | 部門ごとの使用量をレポートで監視する |
| 短期プロジェクトサイト | 手動管理 | 終了予定日と合わせて上限を設定する |
| Teams 関連サイト | 自動管理 + 定期監視 | 急増サイトを定期的に確認する |
| アーカイブ候補サイト | 手動管理またはアーカイブ | 更新頻度が低ければ整理対象にする |
ポイントは、すべてを一律に制限しないことです。SharePoint は業務コラボレーション基盤なので、厳しすぎる容量制限はユーザーの回避行動を招きます。たとえば、個人の OneDrive、外部ストレージ、ローカル PC にファイルを逃がされると、情報管理やセキュリティの面で逆にリスクが高まります。
管理者が次に取るべき行動
SharePoint の「Manage site storage limits in SharePoint in Microsoft 365」を確認したら、まずは現在の設定を棚卸ししてください。
最初に見るべきなのは、次の3点です。
| 優先度 | 対応 |
|---|---|
| 高 | SharePoint 管理センターでテナント全体の使用量と残容量を確認する |
| 高 | サイトストレージ制限が自動か手動かを確認する |
| 中 | 大容量サイト、Teams 関連サイト、チャネルサイトを洗い出す |
そのうえで、容量が急増しているサイトには所有者確認を行い、不要データ削除、アーカイブ、追加容量購入のどれで対応するかを決めます。
今回のポイントは、SharePoint のストレージ制限を「設定画面の項目」として見るのではなく、Teams 利用、サイト作成ルール、データ保持、追加容量コストまで含めた管理課題として見ることです。自動管理を使う場合でも、容量の見える化と通知ルールを整えておけば、ストレージ不足による業務停止を防ぎやすくなります。
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