上司・取引先に送る集合案内の書き方｜集合時刻と開始時刻を分けて伝える

上司や取引先への集合案内は、丁寧な言葉を増やすだけでは読みやすくなりません。「何時に」「どこへ」「何を持って」来ればよいかが、すぐ分かることも大切です。

この記事は、日程と参加者が決まった後の最終案内を対象にしています。送付メールは要件を短く、当日の詳細は同じ順序でまとめます。後半では、ITtripが提供する「当日ここ」を使って、スマートフォンで見やすい案内ページにする方法も紹介します。

まず集合・開始・終了の時刻を分ける

「14時からです」だけでは、14時に建物へ着けばよいのか、着席済みであるべきかが分かりません。受付や移動に時間がかかる場合は、開始時刻とは別に集合時刻を示します。

項目	意味	記載例
集合時刻	参加者に到着してほしい時刻	13:45 集合
開始時刻	会や打ち合わせが始まる時刻	14:00 開始
終了時刻	終了を見込む時刻	16:00 終了予定

集合時刻を決める際は、会場が開く時刻と受付の準備状況を確認します。早めに来ていただく理由があるなら、「受付後に会場へご案内するため」とひと言添えると、相手が予定を組みやすくなります。

当日情報は、相手が確認する順番に並べる

• 会の名前と開催日
• 集合時刻・開始時刻・終了予定
• 会場名・住所・階・入口
• 入口から受付までの案内
• 必要な持ち物
• 遅刻や道に迷ったときの連絡先

会の背景や長いあいさつを、集合時刻より前に何段落も置く必要はありません。敬意は保ちながら、移動中に見返す項目を先に置きます。服装、入館手続き、駐車場などは、その参加者に必要なものだけ補足してください。

そのまま整えられる最終案内メールの例

以下の会場名・日時・案内文は、書き方を示すための架空の例です。実際の開催内容に置き換えてください。

件名：10月10日 交流会の集合場所・当日のご案内

山田様

お世話になっております。交流会の当日のご案内をお送りします。

日時：10月10日（土）13:45集合／14:00開始／16:00終了予定
会場：青山ガーデンホール 1階 正面入口
持ち物：名刺、筆記用具

住所・地図・入口の写真・当日の連絡先は、下記の案内にまとめております。
（参加者用リンク）

当日は受付後に会場へご案内します。到着が遅れる場合は、案内に記載した幹事までご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。

送付メールにも開催日と集合時刻を残すと、受信一覧から探しやすくなります。リンクを開くまで一切の要点が分からない送り方は避けましょう。宛名・曜日・集合時刻を置き換えた後は、メールと案内ページの両方が一致しているか確認します。

丁寧でも伝わりにくい表現を直す

表現	読み手に残る疑問	書き換え例
開始前にお集まりください	何分前か	13:45に正面入口へお越しください
会場付近にてお待ちください	どの場所で待つか	1階受付前でお待ちください
必要なものをご持参ください	具体的に何が必要か	名刺と筆記用具をご持参ください
ご不明点は担当まで	誰に、どう連絡するか	当日は幹事の山田まで、案内に記載した番号へお電話ください

厳密な返信期限や服装の指定が必要なら、その理由と条件も書きます。ただし、参加者に求めていない返信や手続きを、慣例だからという理由で追加する必要はありません。

当日ここで、送付文と詳細案内を分ける

当日ここでは集合時刻を大きく表示し、開始・終了時刻、Googleマップ、入口写真、持ち物、当日の連絡先を同じページに置けます。作成者も参加者もアカウント登録は不要です。

1. 案内作成画面へ確定した日時と場所を入力する
2. 任意項目に必要な持ち物と、掲載してよい連絡先を追加する
3. 「仕上がりを確認」で表記と地図を見直す
4. 参加者用リンクを上の送付文へ入れる

日程Fitで日程を決めた場合も、確定した日付と時刻を入力して利用できます。自動連携や自動同期ではないため、転記した日時を確認してください。

共有するのは参加者用リンクです。幹事用の編集リンクは案内の変更・削除に使うため、送付メールに入れず保管してください。参加者用リンクも転送先から閲覧できるので、機密の会議情報には使わないでください。

送信前に5点だけ照合する

• 宛名とイベント名に取り違えがない
• 開催日・曜日・集合時刻が一致している
• 会場の階と入口が書かれている
• 持ち物と連絡先が、その会に必要な範囲に収まっている
• 参加者用リンクが開き、幹事用リンクが混ざっていない

当日ここの完成例で、受け取る方の画面を確認できます。例は架空の案内です。相手への言葉遣いを整えたうえで、当日迷う点が残っていないかを確認してから送りましょう。