グループLINEで『椅子を持っていきます』『やっぱり1脚だけで』と返信が続くと、最新の担当を探すためにトークを読み直すことになります。分担を進めるには、相談する場所と、決まった担当を残す場所を分けると整理しやすくなります。
この記事では、ITtripが自社で運営するもちより表を使い、持ち物・必要数・担当者・数量を1つの共有表にまとめる手順を案内します。サービスは無料で、アカウント登録は不要です。LINEそのものと自動連携する機能ではなく、作成したURLをいつものグループに送って使います。
最初に『担当の最新情報はこの表』と決める
チャットには質問、変更の相談、集合連絡を残します。一方、誰が何を何個持っていくかは共有表を見ればわかる状態にします。LINEと表の両方に別の担当一覧を作ると、変更したときに食い違いやすくなるためです。
| 連絡の内容 | 置く場所 | 例 |
|---|---|---|
| 相談や質問 | いつものグループ | このテントは何人用ですか |
| 担当と数量 | 共有表 | 田中：テント1張 |
| 持参できなくなった連絡 | グループで相談し、表も変更 | 椅子2脚の担当を取り消したので募集します |
『持っていく』と返信するだけでは表に反映されないことも、最初に伝えます。入力が難しい人がいる場合は、本人に確認して幹事が補助し、代わりに登録したことを伝えてください。
幹事が持ち物と必要数を登録する
- もちより表のトップページで『もちより表をつくる』を開きます。
- イベント名を入力します。日付と『ひとこと』は任意です。
- 持ち物ごとに名前、必要な数量、単位を入力します。例えば『テント／3／張』『椅子／12／脚』です。これは表の作り方を示す例で、イベントに必要な量の目安ではありません。
- 『持ち物を追加』で項目を増やし、『表をつくって、みんなに送る』を押します。
- 幹事専用の管理URLを自分で保存し、参加者には共有URLを送ります。
共有URLを送る前に、同じ物を『個』『セット』など異なる数え方で登録していないかを確認します。全員が同じ意味で足せる単位にすることが大切です。
参加者は『私も持っていく』から名前と数量を入れる
参加者は共有URLを開き、担当する持ち物の『私も持っていく』を押します。名前と持っていく数量を入力し、数量が書かれた登録ボタンを押すと、一覧に担当が加わります。1人ですべてを引き受ける必要はありません。例えばテントがあと1張なら、持参できる人が1張を登録します。
名前は参加者同士でわかるニックネームでも使えます。共有URLを知っている人に名前・担当・数量が表示されるため、電話番号、住所、秘密情報は入力しないでください。URLを送る範囲も幹事が確認します。
グループに送れる案内文
持ち物の分担をこちらの表にまとめました。参加者用の共有URLをこの下に送ります。
持っていける物の『私も持っていく』から、グループでわかる名前と数量を入れてください。担当の最新情報はこの表で確認します。
入力期限は○月○日です。変更するときは、登録したブラウザーで名前の横の『編集』を使ってください。入力が難しい場合は幹事へ連絡してください。
例文の期限は、イベントに合わせて幹事が決める運用上の期限です。もちより表に回答締切を自動設定したり、未回答者へ通知したりする機能があるという意味ではありません。
変更が出たら、返信と表の両方を揃える
担当を変える場合は、登録したブラウザーで自分の名前の横の『編集』を開きます。数量を変えて保存するか、『担当を取り消す』を選びます。グループへ変更を伝えるだけでなく、表の残り数量も更新した状態にしてください。
別の端末や別のブラウザーに移ったり、ブラウザーの保存データを消したりすると、自分の担当を編集できなくなる場合があります。同じ名前をもう一度入力しても以前の担当を取り戻す操作にはなりません。編集できないときは新しい担当を重ねて登録せず、幹事に連絡してください。
通信エラーで登録結果がわからないときは、画面に表示される結果確認の案内に従い、同じ担当を何度も新しく登録しないようにします。読み込みエラーが出ている場合は、更新できたことを確認してから不足数を判断してください。
表が埋まった後に確認すること
表の『確保』は、参加者がその数量を持っていくと登録した状態です。実物の用意や当日の到着を確認済みという意味ではありません。前日には担当者へ持参予定を確認し、集合場所や受け渡し方法はいつもの連絡先で伝えます。もちより表には会計、チャット、購入代行の機能はありません。
まずはサンプルのもちより表で、必要数・確保数・あと何個と担当者が同じ画面に出る様子を確認できます。入力情報の扱いはプライバシーポリシー、サービスの条件は利用規約をご確認ください。
募集する物の数え方が曖昧な場合は、持ち寄りの必要数と単位の決め方で、名前・規格・単位を揃える手順を確認できます。
担当が揃った後の確認には、イベント前日の不足と持参を確認する手順を使い、不足への声かけと実物の持参確認を分けて進めてください。
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