出欠や申込の回答を集めたあと、「全員の名簿に載っているのに、回答者一覧では見つからない人」を探したいことがあります。全員数から回答件数を引くだけでは、該当者数を正しく出せない場合があります。回答者一覧に対象外の行が入っていたり、番号の表記が違ったりするためです。
この記事では、ITtripが提供する無料のブラウザツール「名簿くらべ」を公開中のサンプルで操作し、2つの名簿を照合する手順を示します。結果は「一覧に載っているかどうか」です。実際の回答の有無や本人確認まで確定するものではありません。
まず、どちらの名簿を基準にするか決める
「全員の名簿」を名簿1、「回答者の名簿」を名簿2に置きます。この向きなら、結果の「名簿1だけ」が「全員の名簿にはあるが、回答者一覧にはない行」です。確認対象の候補として使えます。
反対に「名簿2だけ」は、回答者一覧にはあるが全員の名簿にはない行です。対象者の入れ忘れ、対象外の回答、番号の入力違いなどを調べる入口になります。2つの名簿で並び順が違っていても、選んだ列の値を照合します。
人数の引き算と、名簿照合が違う例
名簿くらべの公開サンプルには全員6件、回答者4件が入っています。単純な引き算は2件ですが、会員番号で照合すると「名簿1だけ」は3件でした。同時に「両方にいる」が3件、「名簿2だけ」が1件です。回答者側の1件が全員名簿にないため、6−4だけでは見つからない差が分かります。
この例は架空のサンプルです。実際の催促先を決める前には、後述する番号違いと重複も確認してください。
回答者一覧にない人を確認する3つの手順
1. 2つの名簿を入れる
名簿くらべを開くと、「名簿1」「名簿2」の入力欄があります。全員名簿と回答者名簿をそれぞれ入れます。公開画面ではExcel・CSV・TSVのファイル選択と、コピーした名簿の貼り付けを選べます。まず操作を確かめたい場合は「サンプルで試す」を押します。
元ファイルを書き換えずに使えます。実データを使うときは、所属先の持ち出し・外部サービス利用のルールを先に確認してください。
2. 両方で同じ意味の列を選ぶ
次の画面で、それぞれの名簿から比較する列を1つずつ選びます。公開サンプルでは両方の「会員番号」を選択しました。会員番号・社員番号・メールアドレスなど、2つの表で共通し、一人を区別できる値があるなら、それを優先します。
氏名も選べますが、同姓同名を区別できません。また、ツールは表示文字列をそのまま比べるため、「001」と「1」、大文字と小文字、全角と半角、空白の有無は一致しません。結果を見てから名前を自動補正する機能はありません。
会員番号をCSVからExcelで扱う場合は、先頭の0や長いIDが変わることにも注意が必要です。入力前の確認方法は、名簿CSVの会員番号をExcelで変えずに渡す方法で紹介しています。
3. 「名簿1だけ」を見て保存する
「この列でくらべる」を押し、結果画面の「名簿1だけ」を選びます。公開サンプルでは、会員番号001・003・005の3件が並び、氏名や班、元のデータ行も確認できました。「この一覧をExcelで保存」を押すと、選んだ分類の全件を新しいExcelに保存できます。画面に表示される行だけの保存ではありません。
結果を誰かに送る前に、元の名簿でその人の番号や対象範囲を確認しましょう。名簿の差分は、そのまま「未回答者の確定リスト」ではありません。
「名簿2だけ」と「確認が必要」も見てから判断する
回答者一覧にのみある行を見落とすと、番号違いを未回答と取り違えることがあります。公開サンプルでは「名簿2だけ」に会員番号007の1件がありました。全員名簿の範囲外か、入力にずれがないかを確かめます。
同じ比較値が複数ある場合、ツールは関係する行を勝手に1人へまとめず「確認が必要」に回します。相手側の比較値に空欄やExcelのエラーがあると、片方だけの一覧が「候補」と表示されます。表示された理由と元ファイルを照合してから、連絡や集計に使ってください。
ファイル形式とプライバシーの注意
対応するファイルは.xlsx、CSV、TSVです。1ファイル20MiB、1名簿5万行・100列、2名簿で100万セルまで。パスワード付きExcel、古い.xls、PDFには対応していません。再読み込みすると作業中の名簿は消えるので、必要な結果を保存してから閉じます。
名簿の解析・比較・Excel作成はブラウザ内で行い、名簿の内容やファイル名などをアプリのサーバーやアクセス解析へ送らない設計です。一方で、ページの配信にはCloudflare、利用状況の計測にはGoogle Analytics、広告にはGoogle AdSenseを使用します。IPアドレスや端末情報などの通信が生じ得るため、機密名簿では組織の規程を確認し、プライバシーの説明も読んでください。
まとめ
回答者名簿との照合では、まず全員名簿を基準にし、共通の番号で「名簿1だけ」を確認します。その後「名簿2だけ」や重複・空欄も見れば、人数の差だけに頼るより判断材料が増えます。関数の準備をせずに試したいなら、名簿くらべのサンプルを開いて手順を確認できます。
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