Teams Shiftsの空きシフト割り当て新機能は、未割り当ての空きシフトをマネージャーが手作業で一つずつ割り当てる代わりに、従業員の空き状況、承認済み休暇、過去の勤務パターン、勤務ルールを踏まえて自動で割り当て案を作成できる機能です。結論から言うと、勝手に確定・公開される機能ではなく、作成された下書きをマネージャーが確認・修正してからチームに共有する仕組みです。Microsoft 365 Roadmapでは「Microsoft Teams: Assign Open Shifts」としてRoadmap ID 562535に掲載され、2026年6月時点でロールアウト中の扱いになっています。(Microsoft)
「ボタンが見えない」「自動割り当てされない」「誰が対象なのか分からない」という場合は、まず提供状況、Teams Shiftsの利用権限、空きシフトの作成状態、スケジュールグループ、勤務ルールの設定を順番に確認するのが近道です。この記事では、Teams Shiftsで空きシフトを割り当てる新機能について、現場マネージャーとMicrosoft 365管理者が確認すべきポイントをQ&A形式で整理します。
Teams Shiftsで空きシフトを割り当てる新機能とは
Teams Shiftsの「Assign open shifts」は、空きシフトを対象者へ自動的に割り当てるための機能です。Microsoft 365 Roadmap上では、未割り当ての空きシフトを自動で埋める機能として説明されており、従業員の空き状況、承認済みの休暇、過去のスケジュール傾向、最大勤務時間や休息時間などのスケジュールルールを考慮して、公開前に確認できる下書きスケジュールを生成するとされています。(Microsoft)
従来の運用では、マネージャーが「この時間帯に人が足りない」と判断して空きシフトを作成し、誰に割り当てるかを個別に検討する場面が多くありました。この新機能は、その検討作業を支援するものです。あくまで「割り当て候補を作る」機能であり、勤怠管理や人事判断を完全に自動化するものではありません。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 機能名 | Microsoft Teams: Assign Open Shifts |
| Roadmap ID | 562535 |
| 対象サービス | Microsoft Teams Shifts |
| 目的 | 未割り当ての空きシフトを、条件に基づいて自動割り当てする |
| 提供状況 | Rolling out |
| リリースフェーズ | General Availability |
| 提供予定 | June CY2026 |
| 対象クラウド | Worldwide（Standard Multi-Tenant） |
| Roadmap上のプラットフォーム | Desktop、Mac |
Microsoft 365 Roadmapの情報は、商用機能のリリース予定日や説明を示すもので、内容や時期は変更される可能性があります。そのため、導入判断ではRoadmapだけでなく、Microsoft 365管理センターのメッセージセンターや実際のTeamsクライアントでの表示も合わせて確認するのが安全です。(Microsoft)
よくある疑問：何ができるようになるのか
空きシフトを自動で割り当てるとはどういう意味ですか？
「空きシフトを自動で割り当てる」とは、Open Shiftsエリアに作成された未割り当てシフトを、利用可能な従業員にまとめて割り当てるための候補をTeams Shiftsが作成するという意味です。
Microsoft Learnでは、必要な人数分の空きシフトを作成したうえで、Shiftsアプリ右上の「Assign open shifts」を選択し、スケジュールグループを選んで割り当てを実行する流れが案内されています。割り当て後のスケジュールは下書きとして表示され、公開前に確認・編集できます。(Microsoft Learn)
現場で言えば、次のような場面に向いています。
| 利用シーン | 役立つ理由 |
|---|---|
| 店舗の週次シフト作成 | 複数日の欠員枠をまとめて割り当て候補にできる |
| 繁忙時間帯の増員 | 夕方、週末、イベント日などの空き枠を効率よく埋められる |
| 休暇申請後の穴埋め | 承認済み休暇を考慮した割り当て案を作れる |
| 複数メンバーの勤務バランス確認 | 過去の勤務パターンやルールを踏まえた案を確認できる |
ただし、最終判断はマネージャーが行う前提です。自動割り当て結果をそのまま公開するのではなく、「この人に連勤が偏っていないか」「特定メンバーに不公平感が出ないか」「現場のスキル要件を満たしているか」を確認してから共有する運用が現実的です。
従業員が自分で空きシフトを取る機能とは違いますか？
違います。Teams Shiftsには、従業員が自分のシフトを確認したり、シフトの交換・譲渡・休暇申請を行ったりする使い方があります。一方、今回の「Assign open shifts」は、マネージャー側が空きシフトを自動的に割り当てるための機能です。Shiftsの基本的な役割として、マネージャーはチームのシフトスケジュールを作成・更新・管理し、従業員は今後のシフト確認や交換、休暇申請などを行うと説明されています。(Microsoft Learn)
つまり、従業員が「この空きシフトに入りたい」と申し出る運用とは別に、マネージャーが「条件に合う人へ割り当て案を作る」ための機能と考えると分かりやすいです。
割り当て結果は自動で公開されますか？
自動で公開されるわけではありません。Microsoft Learnの手順では、割り当て後のスケジュールは下書きとして表示され、マネージャーが確認・編集したうえで「Share with team」から公開する流れになっています。また、割り当て実行前の状態に戻すためのUndo操作にも触れられています。(Microsoft Learn)
そのため、現場マネージャーは次の順序で使うのが基本です。
| 手順 | 作業内容 |
|---|---|
| 事前準備 | Open Shiftsエリアに必要な空きシフトを作成する |
| 実行 | Assign open shiftsを選択する |
| 条件確認 | スケジュールグループや自動割り当てルールを確認する |
| 下書き確認 | 自動生成された割り当て案を確認する |
| 修正 | 必要に応じて手動で入れ替える |
| 公開 | チームに共有する |
特に重要なのは、公開前の確認です。自動割り当ては作業時間を短縮するための支援機能であり、現場の経験、資格、担当業務、本人への事前確認が必要なケースまで完全に判断してくれるとは限りません。
対象になる人は誰ですか？
主な対象はTeams Shiftsでシフトを作成・管理するマネージャーです
この機能の主な対象は、Microsoft Teams Shiftsを使ってシフトを作成・管理しているフロントラインマネージャーです。店舗、拠点、現場チーム、サービスデスク、医療・介護・製造・小売など、時間帯ごとに人員配置を調整する業務で特に使いやすい機能です。
Roadmap上ではMicrosoft Teamsの機能として掲載され、プラットフォームはDesktopとMac、対象クラウドはWorldwide（Standard Multi-Tenant）とされています。(Microsoft)
従業員側に特別な操作は必要ですか？
従業員側がこの機能を直接操作する場面は基本的にありません。従業員にとって重要なのは、自分の空き状況や休暇申請が正しく反映されていることです。
自動割り当ては、承認済み休暇や空き状況、過去の勤務パターン、スケジュールルールを考慮します。逆に言えば、休暇申請が未承認のまま放置されていたり、利用可能時間が正しく入っていなかったりすると、マネージャーが期待する割り当て案にならない可能性があります。(Microsoft)
ゲストユーザーも対象になりますか？
Teams Shiftsはゲストをサポートしていません。Microsoft Learnでは、Teamsでゲストアクセスが有効になっていても、ゲストはシフトスケジュールに追加したり、Shiftsを利用したりできないと説明されています。(Microsoft Learn)
「外部委託スタッフをゲストとしてチームに追加しているが、Shiftsで表示されない」という場合は、この制限に該当する可能性があります。シフト管理対象にする必要がある場合は、組織のアカウント管理方針に沿って、ゲストではなく適切なユーザーとして管理できるかを確認してください。
いつから使えるのか
Microsoft 365 Roadmapでは、この機能の提供予定は「June CY2026」、状態は「Rolling out」と表示されています。Roadmap上の最終更新は2026年6月22日で、作成日は2026年5月19日です。(Microsoft)
ただし、Rolling outは「すべてのテナントで同時に使える」という意味ではありません。Microsoft 365 Roadmapの説明では、ロールアウト開始日は対象リリースまたは標準リリースで変更が現れ始める日付を示すもので、情報は変更される可能性があります。(Microsoft)
そのため、同じMicrosoft 365環境でも、テナント、リリース状況、クライアント、アプリポリシーによって見えるタイミングがずれることがあります。記事公開時点で「まだ表示されない」場合でも、即座に設定ミスとは限りません。
使い方の基本手順
Teams Shiftsで空きシフトの自動割り当てを試す場合は、いきなり本番週のスケジュールで使うより、少人数のチームや翌月以降の仮スケジュールで検証するのがおすすめです。
マネージャー側の基本操作
| 手順 | 確認すること |
|---|---|
| Shiftsを開く | 対象のチームとスケジュールを開く |
| 空きシフトを作成する | Open Shiftsエリアに、必要人数分のシフトを作る |
| Assign open shiftsを選択する | Shiftsアプリ右上のボタンを探す |
| スケジュールグループを選ぶ | 空きシフトがあるグループだけが選択候補になる |
| ルールを確認する | 最大勤務時間、連続勤務日数、休息時間などを確認する |
| 自動割り当てを実行する | 条件に合う割り当て案を作成する |
| 下書きを確認・修正する | 不自然な割り当てがないか確認する |
| チームに共有する | 問題なければ公開する |
Microsoft Learnでは、スケジュールグループは空きシフトがあるものだけが表示されると説明されています。また、必要に応じて自動割り当てルールを確認・変更でき、ルール変更はチームの全メンバーに適用され、次回の空きシフト割り当てから反映されるとされています。(Microsoft Learn)
最初に試すなら「少ない空きシフト」で検証する
初回から大量の空きシフトを一括で割り当てると、結果の妥当性を確認しづらくなります。最初は、次のような小さな単位で試すと運用に乗せやすくなります。
| 検証パターン | 見るべきポイント |
|---|---|
| 1日分だけ試す | 休暇や勤務可能時間が考慮されるか |
| 1つのスケジュールグループだけ試す | グループ内のメンバーに適切に割り当てられるか |
| ルールを厳しめにして試す | 割り当て不能なシフトが残るか |
| ルールを緩めて試す | 不自然な連勤や長時間勤務が出ないか |
特に、勤務ルールを変更するとチーム全体に影響する点には注意が必要です。テスト目的で一時的にルールを変えた場合は、元に戻す運用も決めておきましょう。
ボタンが見えない・使えない時の確認ポイント
まず確認すべきチェックリスト
「Assign open shifts」ボタンが見えない、スケジュールグループが表示されない、自動割り当てが期待通りに動かない場合は、次の順番で確認してください。
| 確認項目 | 見るポイント | 対処の方向性 |
|---|---|---|
| 提供状況 | テナントにロールアウト済みか | Microsoft 365管理センターやRoadmapを確認する |
| Teamsクライアント | DesktopまたはMacで確認しているか | Teamsアプリを更新し、再起動して確認する |
| Shiftsアプリ | 組織でShiftsが許可されているか | Teams管理センターのアプリ設定を確認する |
| ユーザー権限 | シフトを作成・管理できる立場か | チーム内の役割やShiftsの管理権限を確認する |
| 空きシフト | Open Shiftsエリアに対象シフトがあるか | 空きシフトを作成してから再確認する |
| スケジュールグループ | 対象グループに空きシフトがあるか | 正しいグループに空きシフトを作る |
| 休暇・空き状況 | 従業員情報が正しく入っているか | 休暇承認や勤務可能時間を整理する |
| 勤務ルール | 条件が厳しすぎないか | 最大勤務時間や休息時間を見直す |
| アカウント種別 | ゲストで利用していないか | ゲストはShifts対象外のためアカウント設計を確認する |
Shiftsアプリ自体は、組織全体で既定で有効になっており、Teams管理センターの「Manage apps」で許可またはブロックできます。特定ユーザーに対してShiftsを許可・ブロックする場合は、アプリ権限ポリシーを使う流れです。(Microsoft Learn)
「スケジュールグループが出ない」場合
スケジュールグループが表示されない場合は、そのグループに空きシフトがない可能性があります。Microsoft Learnでは、Assign open shiftsの手順で選択できるのは、空きシフトがあるスケジュールグループのみと説明されています。(Microsoft Learn)
例えば「レジ」「品出し」「夜間対応」のようにグループを分けている場合、空きシフトを作成したグループと、割り当てたいメンバーが所属しているグループがずれていると、期待した候補が出ないことがあります。空きシフトの作成場所、グループ名、対象メンバーを確認しましょう。
「自動割り当てしても一部が空きシフトのまま残る」場合
条件に合うスケジュールを作れない場合、割り当てできなかったシフトは空きシフトのまま残ります。Microsoft Learnでも、全員の休暇や設定されたルールに合うスケジュールを作れない場合、埋められなかったシフトは手動対応のために空きシフトとして残ると説明されています。(Microsoft Learn)
この場合は、次の順で原因を切り分けます。
| 原因候補 | 例 | 見直し方 |
|---|---|---|
| 休暇が多い | 対象日に多くのメンバーが休暇 | 別グループから応援可能か確認する |
| 勤務ルールが厳しい | 最小休息時間や連続勤務制限で候補が減る | ルールが現実の運用に合っているか確認する |
| 空き状況が不足 | 従業員の利用可能時間が未入力 | 従業員情報や希望シフトの入力を促す |
| スキル要件の整理不足 | 有資格者が限られている | グループ分けや担当者管理を見直す |
| シフト数が多すぎる | 必要人数の設定が実態より多い | 需要予測や必要人数を再確認する |
自動割り当てできないこと自体は、必ずしもエラーではありません。むしろ「今の条件では無理がある」と見える化されるため、採用、応援、営業時間、休暇承認の調整材料として使えます。
管理者が事前に確認すべきこと
Shiftsアプリが使える状態になっているか
Microsoft Learnでは、Shiftsを使うにはTeamsライセンスが必要とされています。また、ShiftsはGCCでは利用可能ですが、GCC HighとDoDでは利用できないと説明されています。(Microsoft Learn)
管理者は、次の観点を確認しておくと問い合わせ対応がスムーズです。
| 管理観点 | 確認内容 |
|---|---|
| ライセンス | 対象ユーザーにTeamsを利用できるライセンスがあるか |
| アプリ許可 | Teams管理センターでShiftsがAllowedになっているか |
| アプリ権限ポリシー | 対象マネージャーにShifts利用が許可されているか |
| アプリセットアップポリシー | ShiftsがTeamsにピン留めされているか |
| 対象環境 | 自社のクラウド環境でShiftsが利用可能か |
| ユーザー種別 | ゲストユーザーを対象にしようとしていないか |
特に現場からの問い合わせでは、「機能がない」のではなく「Shiftsアプリがピン留めされていない」「別のチームを見ている」「権限ポリシーでアプリが見えない」というケースもあります。管理者は、機能そのものとアプリ表示の問題を分けて確認しましょう。
現場向けガイドを更新する
この機能は、管理者よりも現場マネージャーが直接使う場面が多い機能です。そのため、社内ヘルプや運用マニュアルには、単なる手順だけでなく「いつ使うべきか」「使った後に何を確認すべきか」を入れると定着しやすくなります。
おすすめは、次の3点を短くまとめた社内ガイドを用意することです。
| ガイド項目 | 書くべき内容 |
|---|---|
| 使う前 | Open Shiftsに必要人数分の空きシフトを作る |
| 使う時 | Assign open shiftsでグループとルールを確認する |
| 使った後 | 下書きを確認し、必要に応じて修正してから共有する |
「自動で割り当てられるから確認不要」と受け取られると、現場の混乱につながります。社内周知では、「下書き作成を支援する機能」と表現するのが適切です。
導入時に失敗しやすいポイント
休暇承認や空き状況の入力が曖昧なまま使う
自動割り当ては、承認済み休暇や従業員の空き状況を考慮します。したがって、休暇申請が滞っている、従業員の勤務可能時間が正しく反映されていない、過去スケジュールが実態と違うといった状態では、期待通りの割り当てになりにくくなります。(Microsoft)
導入前に、少なくとも次の運用を整えておきましょう。
| 整える項目 | 理由 |
|---|---|
| 休暇申請の締切 | 未承認休暇が多いと割り当て精度に影響する |
| 希望シフトの入力ルール | 空き状況が分からないと候補が絞りにくい |
| スケジュールグループの整理 | グループが実務とずれていると割り当てが不自然になる |
| 勤務ルールの確認 | 厳しすぎても緩すぎても現場に合わない |
自動割り当て結果をそのまま公開してしまう
自動割り当ては便利ですが、現場特有の事情まですべて判断できるとは限りません。例えば、同じ時間帯に入れる人が複数いても、経験の浅いメンバーだけになってしまう、特定業務に慣れていない人が配置される、本人への事前確認が必要な時間帯に割り当てられる、といったケースは起こり得ます。
公開前には、最低限次の観点で確認しましょう。
| 確認観点 | 例 |
|---|---|
| 勤務の偏り | 同じ人に連勤や夜勤が集中していないか |
| スキル配置 | 必要な資格・経験を持つ人が入っているか |
| 休息時間 | 前後のシフトとの間隔に無理がないか |
| 本人都合 | 希望休や勤務不可時間と矛盾していないか |
| 現場バランス | 新人だけ、特定担当だけに偏っていないか |
「見えない＝不具合」と決めつける
Roadmap上でRolling outになっていても、すべてのテナントやユーザーに同じタイミングで表示されるとは限りません。Microsoft 365 Roadmap自体も、情報が変更される可能性がある前提で公開されています。(Microsoft)
見えない場合は、機能未展開、アプリポリシー、ユーザー権限、空きシフトの有無、クライアント種別を分けて確認しましょう。現場から問い合わせが来たときに「まだロールアウト中の可能性があります」と説明できるよう、管理者側で確認手順を用意しておくと混乱を減らせます。
現場での活用例
小売店舗で週末の欠員を埋める
週末だけ来店数が増える店舗では、金曜夕方から日曜夜までの空きシフトをまとめて作成し、Assign open shiftsで割り当て案を作る使い方が考えられます。マネージャーは下書きを確認し、レジ経験者、売り場担当、閉店作業ができる人のバランスを見てから公開します。
この使い方では、短時間で空き枠を埋められる一方、経験者の配置や新人フォローの組み合わせは人の目で確認する必要があります。
休暇申請が多い期間のシフト調整に使う
大型連休前後や繁忙期明けは、休暇申請が集中しやすい時期です。承認済み休暇を整理したうえで空きシフトを作成し、自動割り当てを実行すれば、誰に無理が出そうかを早い段階で把握できます。
割り当て不能なシフトが残った場合は、単なる作業漏れではなく「現在の人員では条件を満たせない枠」として扱えます。応援要請、採用、営業時間の見直しなど、次の判断につなげやすくなります。
複数グループのシフト管理を効率化する
「キッチン」「ホール」「受付」「バックヤード」のようにスケジュールグループを分けている場合、グループごとの空きシフトを整理してから自動割り当てを使うと、マネージャーの確認作業を減らせます。
ただし、グループ設計が実務とずれていると、候補者がうまく出ない原因になります。機能導入を機に、グループ名、担当範囲、兼務可能なメンバーの管理方法を見直すと効果が出やすくなります。
まず何をすればよいか
Teams Shiftsで空きシフトの自動割り当てを使う前に、管理者と現場マネージャーは次の順番で準備するのがおすすめです。
| 立場 | 最初にやること |
|---|---|
| Microsoft 365管理者 | Shiftsアプリの許可、ライセンス、対象環境、アプリポリシーを確認する |
| 現場マネージャー | Open Shiftsの作成方法とスケジュールグループを確認する |
| 店舗・拠点責任者 | 休暇申請、希望シフト、勤務ルールの運用を整える |
| 情シス・運用担当 | 社内FAQに「見えない時の確認手順」を追加する |
最初から全拠点で使うより、1チームまたは1拠点で試し、割り当て結果の妥当性を見てから展開する方が安全です。特に、シフト作成の属人化が進んでいる組織では、機能の導入そのものよりも、休暇申請や勤務ルールの整備が効果を左右します。
Teams ShiftsのAssign open shiftsは、空きシフトを「自動で確定する機能」ではなく、マネージャーがより短時間で現実的なシフト案を作るための支援機能です。ボタンが見えない場合は、ロールアウト状況、Shiftsアプリの許可、権限、空きシフトの作成状態、スケジュールグループを順に確認しましょう。すでにTeams Shiftsでシフトを管理している組織は、まず小さな範囲で試し、下書き確認と公開前レビューのルールを決めてから本格利用に進むのが実務的です。
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