Teams Shiftsでシフト表を作成している現場管理者にとって、今回の「空きシフトを割り当てる新機能」は、未割り当てのシフトを手作業で一つずつ埋める負担を減らすための更新です。結論から言うと、空きシフトを自動で候補者に割り当て、公開前に管理者が確認・修正できる仕組みが追加されます。対象は主に、Microsoft Teams Shiftsで勤務表を作成・管理している店舗、拠点、現場チームの管理者です。
Microsoft 365 Roadmapでは、Microsoft 365の商用機能についてリリース予定や説明が掲載されますが、予定や内容は変更される可能性があると案内されています。そのため、この記事では2026年6月23日更新時点のRoadmap情報とMicrosoft Learnの公開情報をもとに、今すぐ確認すべきポイントを整理します。(Microsoft)
Teams Shiftsで空きシフトを割り当てる新機能は何が変わった？
今回の変更点は、Teams Shiftsに「Assign open shifts」、つまり空きシフトの割り当て支援機能が追加されることです。Microsoft Learnでは、空きシフトを利用可能な従業員に自動で割り当て、承認済みの休暇、過去の勤務パターン、スケジュール上の制約を考慮すると説明されています。(Microsoft Learn)
これまで空きシフトがある場合、管理者は勤務可能なメンバーを確認し、休暇、勤務時間、連続勤務、休息時間などを見ながら手動で調整する必要がありました。新機能では、その調整作業の一部をTeams Shifts側が支援します。
ただし、重要なのは自動で確定・公開されるわけではない点です。割り当て後のスケジュールは下書きとして表示され、管理者が内容を確認し、必要に応じて修正してから「チームと共有」して公開する流れです。(Microsoft Learn)
| 項目 | これまで | 新機能追加後 |
|---|---|---|
| 空きシフトの割り当て | 管理者が手動で従業員を選ぶ | Teams Shiftsが条件をもとに自動割り当て案を作成 |
| 考慮される情報 | 管理者の確認に依存 | 休暇、勤務可能状況、過去の勤務傾向、勤務ルールなどを考慮 |
| 公開前の確認 | 管理者が調整して公開 | 自動割り当て後も管理者が確認・編集して公開 |
| 未割り当ての扱い | 手動で探して割り当て | 条件に合わない場合は空きシフトとして残り、手動対応が必要 |
対象になる利用者
影響を受けるのは、主にMicrosoft Teams Shiftsでシフトを作成・管理している現場管理者です。たとえば、小売店、飲食店、医療・介護、製造、自治体窓口、コールセンターなど、日ごと・時間帯ごとに複数人の勤務を組む現場で効果が出やすい機能です。
一方で、一般従業員側の操作が大きく変わるというより、管理者側のシフト作成作業が効率化される変更と考えると分かりやすいでしょう。従業員にとっては、公開された勤務表の確認やシフト申請の流れは大きく変わらない可能性があります。
特に確認したいのは、次のようなチームです。
| チームの状況 | 影響度 | 理由 |
|---|---|---|
| 空きシフトを頻繁に作る店舗・現場 | 高 | 欠員補充や繁忙時間帯の割り当てを効率化しやすい |
| 休暇申請や勤務可能時間をShiftsで管理している | 高 | 自動割り当て時に参照される情報の精度が重要になる |
| 勤務ルールを厳格に運用している | 中〜高 | 最大勤務時間、連続勤務、休息時間などの設定確認が必要 |
| シフト作成をExcelや紙で行っている | 低 | Teams Shifts上で空きシフトを管理していないと効果が限定的 |
| 外部WFMシステムと連携している | 要確認 | 連携方式によってはShifts側で編集できる範囲が限られる場合がある |
管理者がすぐ確認したいポイント
新機能が表示されたら、最初に確認すべきなのは「ボタンがあるか」ではなく、自動割り当てに使われる元データが正しいかです。元データが古いままだと、一見便利な自動割り当ても、現場では使いにくい候補を出してしまいます。
空きシフトが正しく作成されているか
自動割り当ては、スケジュール上部の「Open Shifts」領域に割り当て対象の空きシフトが登録されていることが前提です。Microsoft Learnでも、割り当てたいシフトをOpen Shifts領域に入力してから「Assign open shifts」を選択する流れが示されています。(Microsoft Learn)
たとえば、次のような登録ミスがあると、割り当て結果に影響します。
- 9時から17時の勤務なのに、9時から15時で空きシフトを作っている
- 必要人数が2人なのに、空きシフトを1件しか作っていない
- レジ、受付、夜勤など、役割が分かる情報を入れていない
- 本来は別グループの勤務なのに、違うスケジュールグループに入れている
自動割り当てを使う前に、空きシフトの時間、役割、グループ、必要人数を確認しておくことが重要です。
従業員の勤務可能状況と休暇情報が最新か
この機能は、従業員の勤務可能状況や承認済みの休暇を考慮します。逆に言えば、休暇申請が未承認のままだったり、勤務不可の曜日が反映されていなかったりすると、現場感覚とずれた割り当てになる可能性があります。(Microsoft Learn)
導入前に、管理者は次の点を確認しておくと安全です。
| 確認項目 | 見落とすと起きること |
|---|---|
| 休暇申請が承認済みになっているか | 休みの予定がある人に割り当て候補が出る可能性がある |
| 勤務可能時間が更新されているか | 学生、短時間勤務者、兼務者の勤務条件と合わない |
| 所属グループが正しいか | 本来対象外のメンバーが候補に入る可能性がある |
| 退職者・異動者が残っていないか | 実際には勤務できない人が候補に出る |
| 過去のシフト実績が偏っていないか | 過去の傾向に引っ張られ、同じ人に寄りやすくなる可能性がある |
自動割り当てルールを確認する
Microsoft Learnでは、自動割り当てルールとして、最大週次・日次勤務時間、最大連続勤務日数、最小休息時間などを確認・変更できると説明されています。また、ルール変更はチーム全体に適用され、次回の空きシフト割り当てから反映されます。(Microsoft Learn)
ここは特に注意が必要です。ルールは単なる便利設定ではなく、現場の働き方や社内ルールに直結します。
たとえば、次のような基準を決めておくと運用しやすくなります。
| ルール例 | 確認する観点 |
|---|---|
| 1日の最大勤務時間 | 短時間勤務者や学生アルバイトに長時間勤務が入らないか |
| 週の最大勤務時間 | 週単位の勤務上限や契約条件に合っているか |
| 最大連続勤務日数 | 連勤が続きすぎないか |
| 最小休息時間 | 遅番の翌日に早番が入らないか |
| グループ単位の割り当て | 資格、担当業務、店舗・部署の違いが反映されているか |
実際の使い方の流れ
Teams Shiftsで空きシフトを割り当てる基本的な流れは、次のようになります。Microsoft Learnでは、割り当て後のスケジュールは下書きとして表示され、必要に応じて編集してから共有する手順が示されています。(Microsoft Learn)
| 手順 | 作業内容 | 確認ポイント |
| -: | ————————————- | ——————— |
| 1 | Open Shifts領域に空きシフトを作成する | 時間、役割、人数、グループが正しいか |
| 2 | Shiftsアプリ右上の「Assign open shifts」を選択する | 対象のスケジュールで操作しているか |
| 3 | スケジュールグループを選ぶ | 空きシフトがあるグループのみ表示される |
| 4 | 必要に応じて自動割り当てルールを確認する | 最大勤務時間、連続勤務、休息時間など |
| 5 | 自動割り当てを実行する | 条件に合わないシフトは空きシフトとして残る |
| 6 | 下書きスケジュールを確認・修正する | 不公平感、資格要件、現場事情を確認 |
| 7 | 問題なければチームに共有する | 公開前に最終確認する |
ポイントは、自動割り当ては最終判断ではなく、下書き作成の支援機能として使うことです。最初から完全自動化を期待するより、管理者が確認する前提で使うほうが現場に定着しやすくなります。
運用上の注意点
自動割り当て結果をそのまま公開しない
最も避けたいのは、自動割り当てされた結果を確認せずに公開することです。システムは登録済みの情報をもとに判断しますが、現場の細かな事情までは必ずしも反映できません。
たとえば、同じ時間帯に新人だけが重なる、資格者が不足する、繁忙日に経験者が少ない、本人の事情を管理者だけが把握している、といったケースがあります。自動割り当て後は、最低でも次の3点を確認しましょう。
- 必要なスキルや資格を持つ人が入っているか
- 特定の人に負担が偏っていないか
- 休暇・勤務不可・連続勤務に問題がないか
空きシフトが残る場合を想定しておく
Microsoft Learnでは、条件に合うスケジュールを作れない場合、埋められなかったシフトは空きシフトのまま残ると説明されています。(Microsoft Learn)
これは不具合ではありません。むしろ、無理な割り当てをせず、管理者に手動判断を残すための動作と考えるべきです。空きシフトが残った場合は、ルールが厳しすぎないか、勤務可能なメンバーが不足していないか、そもそも必要人数が多すぎないかを確認します。
現場への説明文を用意しておく
管理者側で新機能を使い始めると、従業員から「勝手にシフトが決まるのか」「希望休が無視されるのか」といった不安が出る可能性があります。
事前に次のように説明しておくと、誤解を減らせます。
今後、空きシフトの割り当て候補をTeams Shiftsで自動作成する場合があります。ただし、勤務表は管理者が確認・修正してから公開します。休暇申請や勤務できない時間は、これまでどおり期限までに申請してください。
この一文をマニュアルやTeams投稿に入れておくだけでも、現場の受け止め方は変わります。
導入前に決めておきたい運用ルール
新機能を使うなら、機能が表示されてから慌てて使うより、先に運用ルールを決めておくのがおすすめです。
| 決めること | 具体例 |
|---|---|
| 誰が自動割り当てを実行するか | 店長、副店長、シフト責任者に限定する |
| いつ使うか | 月次シフト作成時、欠員補充時、繁忙日の追加人員確保時 |
| 公開前に誰が確認するか | 最終確認は管理者1名、必要に応じて現場責任者が確認 |
| どの条件を優先するか | 休暇、契約時間、資格者配置、連続勤務の順に確認 |
| 手動修正の基準 | 新人だけの時間帯を避ける、夜勤明けの早番を避ける |
| 従業員への説明方法 | Teams投稿、朝礼、シフト提出ルールに追記 |
特に複数拠点でShiftsを使っている場合、拠点ごとに使い方がバラバラになると、従業員から見た公平性が崩れます。まずは1拠点で試し、問題がなければ他拠点へ展開する流れが安全です。
すぐに確認すべきチェックリスト
Teams Shiftsを運用している管理者は、次の順番で確認すると実務に落とし込みやすくなります。
- Shiftsで空きシフトを使っているか
- 対象チームで「Assign open shifts」が表示されるか
- 従業員の勤務可能状況が最新か
- 承認済み休暇が正しく反映されているか
- スケジュールグループが現場の実態と合っているか
- 自動割り当てルールが社内ルールや現場運用と矛盾していないか
- 自動割り当て後に確認する担当者を決めているか
- 従業員向けの説明文を用意しているか
今回のTeams Shiftsの新機能は、シフト作成を完全に自動化するものではなく、空きシフトを埋めるための下書きをすばやく作る機能です。効果を出すには、空きシフト、休暇、勤務可能時間、ルール設定といった元データの整備が欠かせません。
まずは、実際の勤務表を公開する前にテスト用の週や一部グループで試し、割り当て結果が現場感覚と合うかを確認しましょう。そのうえで、管理者が最終確認する運用を明確にすれば、Teams Shiftsの空きシフト割り当て機能は、シフト作成の時短と人的ミスの削減に役立つ更新になります。
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